プロジェクト収支管理システム12選│機能や導入のメリット、選び方

プロジェクト収支管理の重要性

初めに、プロジェクト収支管理の重要性を解説します。なぜ収支計算を正確に行う必要があるのか、改めて業務の基本から確認してみましょう。

プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理とは、予算・売上・原価などのプロジェクト情報を管理し、最適化を図る業務を指します。この管理業務で重要なのは、無駄なコストの削減や追加リソースの検討などを速やかに判断できるよう、各プロジェクトの進捗段階と収支状況を可視化することです。
また、プロジェクトで収益をあげるために、各収支計算は正確に行わなければなりません。煩雑になりやすいものの非常に重要な業務のため、多くの企業では専用システムを導入したり、エクセルなどの表計算ツールを使用したりして管理しています。

プロジェクト収支管理の3つの活動

①プロジェクトの収支計画

初めにプロジェクトの収支計画を立案します。その際は、プロジェクト全体の予算を組むだけでなく、各段階の予算を組み、詳細な計画を立てるのがポイントです。この計画がプロジェクト収支を管理する基準となります。

②プロジェクトの収支維持

プロジェクトがスタートした後、何らかのトラブルが発生する可能性を考慮し、損失をできるだけ小さくするための対策を講じます。基本的にプロジェクトは予定通りに進行するのが難しいため、予期せぬ支出に備えておくとよいでしょう。

③プロジェクトの収支改善

万が一、プロジェクトの収支に問題が生じたら、前述した収支維持で検討した改善策を実行します。施策に取り組んで支出を抑えて、状況の改善を目指しましょう。利益率アップへ向けて収支改善へ取り組み続けることが大切です。

プロジェクト収支管理における課題点

多くの企業ではプロジェクト収支管理における「情報共有がしにくい・遅い」といった課題を抱えているようです。
必要な情報が複数の部署や業務システムに点在している場合、データ収集に多くの手間がかかります。収支情報を一元管理する仕組みが必要です。
また、収支の問題は時間の経過にともない悪化する傾向にあるため、スピーディーに対応することが重要となります。情報共有の遅延はプロジェクトの赤字化にもつながりかねません。課題解決のために、専用のシステムを導入する企業も増えています。

プロジェクト収支管理システムとは

プロジェクトの収支管理業務は迅速かつ正確に取り組む必要があるので、専用の業務システムで情報を管理するのがおすすめです。ここでは、プロジェクト収支管理システムの基礎知識をご紹介します。

プロジェクト収支管理システムの役割

プロジェクト収支管理システムとは、原価や経費などの収支管理に必要な情報を一元管理するシステムのことです。プロジェクト管理に特化したシステムなら、案件ごと・プロジェクトごとに収支データを細かく管理できるなど、必要な機能が豊富に備わっています。

プロジェクト収支管理システムの主な機能

ここでは、各種プロジェクト収支管理システムに搭載されている主な機能をご紹介します。製品によって機能面に違いがあるので、自社の課題や業務プロセスに合わせてサービスを選びましょう。

機能	機能について
売上管理	商品・単価・数量などに分けて売上を管理する機能
予実管理	プロジェクトの予算と実績をリアルタイムで管理する機能
原価管理	自動で原価計算を行いプロジェクトの収支を管理する機能
工数管理	プロジェクトメンバーの勤怠や作業時間を管理する機能
ワークフロー管理	社内の申請・承認の手続きを管理する機能
販売管理	販売する商品やお金の流れを管理する機能
会計システムとの連携	基幹業務システムの一種である会計システムと連携する機能

プロジェクト収支管理システムを導入するメリット・注意点

プロジェクト収支管理システムを導入すると、多くのメリットが期待できます。その一方で注意点もあるため、導入前に確認しておくとよいでしょう。

メリット

プロジェクト収支管理システムを導入すると、プロジェクトごとの収支状況がわかりやすく・オンタイムで見られるようになります。具体的には、収支データがシステム上で一元管理できるので、プロジェクトごとの工数や原価をすぐに確認できる体制を整えられるでしょう。また、入力したデータが自動で集計され、プロジェクトの最新情報をリアルタイムで把握できるため、課題の早期発見にもつなげられます。

注意点

プロジェクト収支管理システムを導入するには、初期費用とランニングコストの負担がかかります。金額はサービスによって大きく異なるので、機能の充実度やビジネスの規模に応じて、費用対効果を考慮して導入することが重要です。また、自社独自のルールや業界ならではの商習慣がある場合は、業務フローに合わせてシステムを調整できると望ましいといえます。自由にカスタマイズできる柔軟性の高いシステムを選ぶと運用しやすくなるでしょう。

プロジェクト収支管理システムの種類

プロジェクト収支管理システムにはさまざまなタイプがあります。それぞれの特徴を参考に、自社の目的に適した種類のプロジェクト収支管理システムを選定しましょう。

販売管理タイプ

プロジェクトの収支管理に加えて、販売管理や購買管理の分野まで一元化できるタイプです。製品によっては、発注管理や仕入管理の機能も搭載されています。ただし、必要な機能を見極めてオーバースペックにならないか確認する必要があります。

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ERPタイプ

プロジェクトの収支管理を含め、会計をはじめとした企業の業務の基盤となる幅広い機能が搭載されたタイプです。さまざまな業務のデータが統合され、経営判断に役立てられます。ただし、大規模なシステムとなるため導入時の現場の負担や金銭的なコストが高い傾向にあります。

関連記事はこちら ERP（ERPパッケージ）のメリットとは？目的・導入効果をご紹介

収支管理タイプ

プロジェクトの収入と支出を管理する、収支管理の機能に特化したタイプです。収支状況がリアルタイムでシステムに反映されるほか、詳しい分析によって収益性の判断をサポートします。一方、特化型であることから機能が限られている、他システムとの連携を前提としているなど、その他の業務範囲をカバーする機能が搭載されていないことがあります。

関連記事はこちら 収支管理とは？管理のポイントや業務フロー、おすすめツールもご紹介！

工数管理タイプ

プロジェクトの工数や人件費を管理する機能に特化したタイプです。メンバーがシステムに入力した勤怠データに基づいて詳細な工数や人件費を算出し、精度の高い収支管理を実現します。収支管理の中でも特に稼働時間や人件費などの工数に基づく原価算出に強いタイプであるため、受注・売上など「収入」側の管理が細かくできないシステムも多いです。そのため収支管理タイプと同様に、幅広い業務範囲をカバーする機能が必要なケースには適していません。

プロジェクト収支管理システムを選ぶときのポイント

プロジェクト収支管理システムを選ぶときに意識したいことをお伝えします。導入効果を最大化するために、選び方のポイントを押さえておきましょう。

費用対効果は見合うか

プロジェクト収支管理システムは長期的に運用することを前提として、費用対効果が適しているかを見極めましょう。そのためにも、自社のプロジェクトの規模や件数、ワークフローの進め方、導入の目的、課題解決に必要な機能などを明確化しておくと安心です。また、費用負担が過剰となるのを防ぐために、オーバースペックにならないよう注意してサービスを検討しましょう。

システムの導入形態は何か

プロジェクト収支管理システムの導入形態には、「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」といった種類があります。クラウド型は、オンライン上でシステムを利用する仕組みのため、時間や場所を選ばずに利用でき低コストなのが特長です。オンプレミス型は、自社サーバーで運用する仕組みで、一から構築するためカスタマイズ性が高くなります。パッケージ型は、業務に必要な機能をまとめてインストールすることが可能です。自社に適した形態を検討しましょう。

セキュリティ体制は整っているか

プロジェクト収支管理では、自社の収支に関わる重要度の高い情報を扱います。そのため、情報セキュリティのリスクを避けるためにも、セキュリティ対策が整っている製品を選ぶと安心です。アカウントごとのアクセス権限の設定や、操作ログの記録、IPアドレス制限といったセキュリティ機能を確認しておきましょう。不正アクセスから社内の機密情報を守るためにセキュリティ機能も重視することが大切です。

おすすめのプロジェクト収支管理システム12選

「楽楽販売」

「楽楽販売」は、プロジェクト収支管理をカンタンにするクラウド型販売管理システムです。売上や複数種類の原価をプロジェクトに紐づけて、収支を自動計算する便利な機能が搭載されています。収支データに基づいて、その後の請求から計上処理まで自動化できるのが大きなポイントです。
また、プロジェクトに関わる情報をシステムで一元管理することで、社内の連携を強化できます。カスタマイズ性が高いので、企業ごとのルールや業界の商習慣に合わせて柔軟に処理することが可能です。
「楽楽販売」システムの柔軟なカスタマイズと操作性、サポート体制、導入のしやすさなどで多くの企業様に選ばれています。受発注業務を含めた経理業務の効率化を行いたい方におすすめのシステムです。

＞＞「楽楽販売」について詳しく見る

「プロカン」

「プロカン」は、案件別やプロジェクト別の管理を得意とする、クラウド型の案件収支管理システムです。担当者が簡単に操作できるUIにこだわり、見やすさや使いやすさを重視した設計となっています。外注費が発生する広告業・IT業・コンサルティング業などのビジネスに適しています。

「プロカン」

「freee販売」

「freee販売」は、社内の営業管理・受発注管理・入出金管理を一元化するクラウド型販売管理システムです。会計システムの「freee会計」と連携することで、仕訳データが自動で登録されて利便性がさらに高まります。営業部門と経理部門の情報共有がスムーズになるのが魅力です。

「freee販売」

「Rebo」

「Rebo」は、案件収支管理（債権債務管理）システムです。案件ステータス管理とプロジェクト収支管理の機能に加えて、販売管理の基本機能や役務提供型向け機能が搭載されています。進行中のプロジェクトの収支状況や予実対比はもちろん、資金繰りまでカバーできます。

「Rebo」

「SMILE V 2nd Edition Project Director」

「SMILE V 2nd Edition Project Director」は、スピーディーかつ的確な経営判断に役立つ機能が搭載されたプロジェクト収支管理システムです。案件の受注の手配・進捗管理・定額計上などをトータルでサポートし、詳細な分析によって実績着地の予測を実現します。

「SMILE V 2nd Edition Project Director」

「ZAC」

「ZAC」はクラウド型ERPシステムです。案件・契約・プロジェクト単位で進行する業種のビジネスに特化した機能が充実しています。具体的には、システム・IT業界、広告・イベント・クリエイティブ業界、士業・コンサルティング業界ならではの商習慣に対応しています。

「ZAC」

「MA-EYES」

「MA-EYES」はプロジェクト単位での予実管理を得意とする、プロジェクトERPシステムです。プロジェクトの工数から自動で請求額・支払額・原価を算出し、原価を把握して適切な収支管理に役立てられます。システム開発会社・コンサルティング会社、派遣会社などに適しています。

「MA-EYES」

「スマイルワークス」

「スマイルワークス」は、基幹システムを統合管理するクラウド型ERPシステムです。会計システムとの連携によりプロジェクト別の損益計算書を自動で作成できます。また、EDI連携によって取引先との受発注業務でダイレクトにやり取りできるようになるのも魅力です。

「スマイルワークス」

「LEEAD」

「LEEAD」は、案件単位での収支分析を実現する、特化型会計クラウドです。予実管理によってプロジェクトの収支をリアルタイムで見える化し、今後半年間～1年間の収支状況や人員計画の見通しをサポートします。また、部署や組織を横断した分析の機能によりプロジェクトリーダーを支援します。

「LEEAD」

「HUE Classic Project Management」

「HUE Classic Project Management」は、プロジェクトに関するあらゆる取引を一括管理できるパッケージ型のプロジェクト管理システムです。過去から未来に至るまでプロジェクトの運営状況を可視化し、今後の収支改善を支援する高度な機能が搭載されています。

「HUE Classic Project Management」

「TimeCrowd」

「TimeCrowd」は、ワンクリック打刻とカレンダー連携によってプロジェクトごとの人件費管理を実現するツールです。従業員の業務内容をリアルタイムで可視化し、ボトルネックとなっている業務を特定できます。打刻によって従業員の時間意識の向上が期待できるのもポイントです。

「TimeCrowd」

「ALL-IN」

「ALL-IN」は、プロジェクト管理を含む経営に必要なシステムがオールインワンになったクラウドサービスです。プロジェクト管理以外に、営業支援・顧客管理・グループウェアなど多彩な機能がセットになっています。そのため、幅広いデータから経営状況を見える化することが可能です。

「ALL-IN」

システムを活用してプロジェクト収支管理を成功へ導きましょう！

ここまで、おすすめのプロジェクト収支管理システムを12つご紹介しました。システムを選定する際は、費用対効果や導入形態が自社に適しているか、セキュリティ対策が充実しているかといったポイントを意識するとよいでしょう。また、販売管理タイプをはじめとしたさまざまな種類の中から、自社の目的に適したサービスを選ぶことも大切です。

プロジェクト収支管理を効率化するシステムの中でも、売上や複数種類の原価をプロジェクトに紐づけて計算を自動化できる「楽楽販売」は特におすすめです。プロジェクト運営の業務効率化に貢献し、担当者の業務負担を軽減する機能が充実しているのが魅力です。

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