ERP（ERPパッケージ）のメリットとは？
目的・導入効果をご紹介

ERPとは？

ERPは「Enterprise Resource Planning（企業資源計画）」の頭文字をとったものです。会計・生産・販売・人事といったどのような企業形態においても基盤となる業務内容を一元化し、可視化させたシステムです。日本語では「統合基幹業務システム」、「基幹システム」と呼ばれる場合もあります。

ERPの目的とは

ERPの目的は「業務の効率化」です。

これまで、企業の会計・生産・販売・人事をはじめとする各部門ではそれぞれが個別のデータベースを持っており、どこかひとつに変化が生じれば、各部門に伝達や状況確認、変更が必要となるなど、労力と時間を要するのが一般的でした。

例えば、どこかの部署で大量受注があった場合、生産部門に在庫状況や納期を問い合わせ、さらに各部署の注文状況を把握、会計には経費や顧客の支払い状況の問い合わせ、といったやりとりが行われます。

ERPパッケージはこれらを一元化し、コンピューターひとつで現在の他部署の受注状況や在庫、経費などを一度に確認可能としたのです。

ERP登場の背景

ERPの発祥は、1960〜70年代のアメリカです。当時、アメリカは現在の経営学でもおなじみの「MRP」という資材所要量計画に基づいたシステムが急速に浸透していました。日本でも同じように、基幹業務の一元化が見直されるころでした。

アメリカではMRPをもとに開発された「ERP」が登場し日本にも渡ってきましたが、当初の日本の企業はまだ受け入れ万全といえる状況ではありませんでした。当初のERPはまだ数々の業務形態に対応できるようなものではなく、企業ごとの向き不向きがあったのです。

しかしその後ERPは徐々に進化を遂げ、今ではどのような業務形態であっても対応できるシステム開発がなされています。大きな企業がERPの効果を実感するようになり、次第に中小のさまざまな企業も導入を実施、今では企業にとって当たり前の存在となりました。

部門ごとに行われていた処理を統合的に管理

業務の流れは最終的に「売り上げ」に貢献しなくてはなりません。つまり、会計業務がすべての業務のゴールだといえます。しかし、売り上げに結びつけるには各部署でそれぞれの処理が必要です。注文が入れば受注入力をし、さらに商品の発注を入力、その後在庫数の変更入力に仕入れ入力……業務の最初から最後まで何度も同じようなデータを入力し続けなくてはなりませんでした。

ERPでは最初の受注の際に一度入力をすれば、会計までに必要となる情報を一括で登録できます。これにより人為的なミスや手間の削減など、多くのメリットを得られるようになるのです。

ERPパッケージのメリット

ERPパッケージを導入することで、企業にはさまざまなメリットが生まれます。

その内容について見てみましょう。

ひとつの統合データベース

ERPパッケージの統合データベースでは、ひとつの業務を入力すれば紐づくすべての業務データが更新されます。

例えば出荷業務があった場合、これまでは出荷数を数え、その商品と関係する部署へ各自通達が必要でした。ERPを導入することで、数字ひとつ打ち込めば各部署へのデータが更新されます。

これにより、通達間で発生する情報の行き違いや伝達漏れが防げるようになり、人為的なミスを防止する効果も期待できます。

業務の省力化

これまでのシステムでは、ひとつ変更があれば各部署への通達が必要でした。しかし、ERPを導入すれば部署間で情報が共有できるため、これらの業務にかかる手間を削減できます。

業務が省力化できれば、その分を営業や顧客サポートなど売り上げに直結する業務にあてることも可能です。

判断速度の向上

一元化により情報全体が可視化できるようになると、状況把握のスピードがあがります。その結果、意思決定の速度向上にもつながり、経営判断の舵取りがしやすくなるといえます。

現代のビジネスでは、スピード感を重視するシーンも少なくありません。状況把握や判断に迷い、競合他社に後れをとっては機会損失にもつながります。整理された全体情報を目視できるERPは、経営支援においてもメリットを生みます。

生産性の向上

これまでのシステムではどこかの部署で大量受注があった場合、在庫確認や他部署の注文上での確認、それ以外にも製造部門での仕入れ状況やスケジュール把握などが必要でした。ここにズレが生じれば、過剰在庫や在庫不足など運営に関わる問題が発生します。

ERPを導入しシステムの一元化と状況の可視化が叶えば、生産工程から販売までがスムーズに進みます。一連の工程を短縮化させることで発生した時間を新たな受注につながる業務（営業や問い合わせ対応など）にあて、さらなる生産性が育めます。

ERPパッケージのデメリット

ERPパッケージの導入には、デメリットも伴います。選定にあたっては、以下のようなデメリットについてもおさえておきましょう。

自社にあったERPの選定が難しい

世界中のベンダーから提供されている多くの製品の中から、自社の現状にあったERPパッケージを選び抜くことは容易ではありません。企業の基幹業務となるERPは複数部署で行われる細かな業務に紐づいているため、ERPパッケージの操作性が悪い、既存の業務システムとの連携がうまくいかないなどの問題が生じると、全社に影響が及ぶことも考えられます。ERPパッケージの製品を選定する際は、十分に検討することが大切です。

コストがかかる

ERPパッケージの導入の際は、インストールのためのソフトやサーバーの購入費、専門業者に払うメンテナンス費、カスタマイズにかかる費用などを含めると、予想以上に高額な初期費用が必要になることがあります。上記に挙げた業務省力化や生産性向上といったメリットと、高額なコストに見合っているどうかの判断を慎重に行ったうえで導入時期を決めるようにしましょう。

データ管理が難しい

ERPパッケージは、各部署が日々扱う受発注や在庫管理、人事管理、顧客管理などの情報を怠らず更新していくことで役割を最大化できます。しかしそのデータ更新の頻度や正確さは、現場で働く社員一人ひとりにかかっているともいえるでしょう。社員が日々の入力を怠れば、ERPパッケージを閲覧してもタイムリーな状況把握ができなくなるのはもちろん、スピーディーなトラブル対応が難しくなったり、正しい経営判断ができなくなったりなどと影響が及びます。ERPパッケージによってデータ管理を最適化するには、導入の必要性と操作方法を社員に認知・浸透させることが重要です。

ERPの導入形態

ERPはさまざまな進化を遂げています。さらなる業務改善を目指し開発を繰り返されてきた同システムのメインとなる導入形態は、現在「統合型」、「コンポーネント型」、「業務ソフト型」の3種類です。

どの形態を選べば良いのか、ERP導入のポイントとなるのは「柔軟性」です。

既存のシステムとの連携はできるのか、細かな変更があった際に簡単な操作で関連するデータの更新を行えるのかなど、自社のスタイルや求めるものに見合ったERP選択が必要となります。

また、導入の必要性やメリットを全体周知し、従業員が新たなシステムとなるERPを受け入れられるよう環境を整えておく必要もあります。

ここではERPシステムの主要な3つのタイプについてご紹介します。

統合型

企業に関するデータや基幹システムを統合して管理できるERPシステムです。部署や業務の垣根を超えたデータを一元化・自動化できるので、業務の手間や無駄が省かれ、大幅な業務効率化や人的ミスの軽減が期待できます。
さらに、データの更新がリアルタイムに反映されるため、迅速かつ的確な経営判断が行えるようになります。

ただし、既存システムを含むすべてのシステムを統合することになるため、導入にあたっての費用と時間がかかる傾向にあります。

コンポーネント型

コンポーネントとは「部品」という意味で、コンポーネント型ERPとは主な基幹システムを選択して統合するシステムのことを指します。必須機能のみに絞ることができるので、上記の統合型ほど導入コストがかからないことがポイントです。
社会情勢や市場動向といった外部環境に合わせて機能を絞り込み、最適なシステムを構築することも可能です。

その反面、機能が限られることや、すべての業務の状況を総合的に把握できないことがデメリットとして挙げられます。

業務ソフト型

特定の業務に関する機能をパッケージ化したERPを業務ソフト型と呼びます。例えば、顧客管理システムや生産管理システムといったものが当てはまります。

他のERPと比較すると導入コストが抑えられることが魅力で、予算に限りがあり、生産性の向上や顧客管理など特定の業務改善に絞りたい場合に適しています。その分、導入メリットも限定的になることは理解しておく必要があります。

ERPはクラウドシステムがおすすめ

クラウドシステムとは、インターネット上のシステムにアクセスするタイプのシステムです。提供ベンダーがサーバーに構築しているシステムを利用するので、自社で物理的なサーバーを備えてシステムを構築するよりも格段に導入コストを抑えられます。メンテナンスについても自社で行うことなくベンダーに任せられるので、メンテナンス人材を自社で抱える必要もありません。

昨今ERPのみならず、さまざまなシステムのクラウド化が進んでおり、自社サーバーを持つ費用が負担となる中小企業や、リモートワークなどオフィス外からのアクセスを想定している企業におすすめの導入形態です。

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まとめ

ERPの導入は各業務の一元化が実現し、作業効率化と人為ミスの削減が一度に叶います。経営のスリム化を目指す企業にとって必要不可欠ともいえる存在です。ぜひ、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。