電子帳簿保存法にあわせて注文書の電子化を！要件や手順、注意点

注文書の電子化を検討する企業が増えている理由

近年、注文書や見積書などの書面を紙ベースではなく電子データ化する企業が増えています。なぜ紙から電子データに移行する企業が増えているのか、その理由を2つの側面から解説します。

電子データの保存が必須となるため

電子帳簿保存法の改正にともない、2024年1月1日から電子データ保存に関するルールが変更されます。この改正によって、電子データとして発行、受領した注文書は、電子データのまま保存する義務が発生します。電子データで受け取った注文書を印刷し、紙媒体で保存することは認められません。

この法改正に対応するため、多くの企業が発注書の電子化に取り組んでいます。

なお、改正電子帳簿保存法自体は2022年1月に施行されており、新しいルールでの保存義務はすでに発生していますが、2023年12月末までの猶予期間が設けられています。また、同法令は取引情報を記載した書類や帳簿書類など、さまざまな書面に適用されるため、注文書に限らず請求書や納品書、契約書などの電子化も進んでいます。

電子保存の要件が緩和されたため

2022年1月の改正により、電子帳簿保存法の各保存要件が大幅に緩和されました。具体的には、事前承認制度の廃止やスキャナ保存のタイムスタンプの付与に関する要件緩和、適正事務処理要件の廃止などが挙げられます。

この緩和によって電子帳簿保存法に対応するハードルが低くなったことも、注文書の電子化を検討する企業が増えている理由の一つです。

参考：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁）

関連記事はこちら経理業務の電子化について。電子化の必要性とメリットとは？

注文書や発注書を電子化するメリット

こちらでは、注文書や発注書の電子化によって得られるメリットを3つご紹介します。まだ注文書や発注書の電子化が済んでいない場合は、速やかな対応をおすすめします。

業務の効率化につながる

電子化にあたって、あらかじめフォーマットを用意しておけば部分的な修正で簡単に注文書を作成できるようになり、業務の効率化が見込めます。関連データからの自動転記が可能なシステムを活用することで、手書きによる取引金額の記入ミスなどを防止でき、入力業務の最適化につながります。業務効率を改善できれば、先方から届いた注文書の再発行の依頼などにも迅速に対応できるでしょう。

また、電子化によってファイリングや整理などが不要になり、保管の手間が少なくなる点もメリットです。電子データは紙の書類と比較して検索性が高く、必要な書類にスムーズにアクセスできるほか、紛失や盗難のリスクも低く、経年劣化や汚損の心配もありません。

コストを削減できる

電子化によってペーパーレス化が実現することで、紙の注文書の作成、管理にかかっていたコストを削減できます。具体的には、インクや用紙の費用、郵送費、FAXやプリンターの維持費などが不要になります。また、業務効率化によって工数削減ができれば、不要な人件費の削減にもつながります。

リモートワークに対応できる

注文書を電子化すると、出社せずに注文業務を行うことができるため、リモートワークに対応しやすくなる点もメリットです。注文書の作成から上長承認、送付までメールやクラウドなどオンライン上で完結させることも可能となります。書類の訂正や押印作業、郵送・FAX対応が不要になるため出社する必要がなくなり、従業員の負担軽減に役立ちます。

注文書の電子化におすすめの方法と手順

自社で発行する注文書を電子化するには、システムの導入がおすすめです。注文書を電子化する場合、発行者側も改ざん防止の措置や検索機能の確保などの保存要件を満たす必要があるためです。保存要件を満たしていない場合は不正行為とみなされ、ペナルティを課せられる可能性もあります。

電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入することで、要件を満たした電子注文書のスムーズな作成・保存が可能です。以下では、注文書の電子化を進める際の流れを解説します。

ステップ1）電子化する書類を検討する

最初に、電子化する書類を決定しましょう。注文請書や領収書など、注文書以外にも電子化する書類がある場合は同時進行したほうが効率的です。また、取引先企業が書類の電子化に対応できるかも確認しておきましょう。電子化する書類を明確にすることで、導入するシステムも検討しやすくなります。

ステップ2）導入するシステムを選ぶ

電子化する書類が決まったら、導入するシステムを選びましょう。複数のシステムを比較して、自社の業務に合ったものを導入することが重要です。現状の業務フローとの相性や運用コスト、導入後のサポート体制なども考慮して検討します。
また、電子帳簿保存法に対応しているシステムかどうかも重要な判断基準の一つとなります。法的要件を満たしている「JIIMA認証」を取得しているシステムを選ぶと良いでしょう。

ステップ3）運用体制を整えて社内外へ周知する

最後に、運用ルールを決め、注文書の取り扱いが変わることを社内外へ周知しましょう。具体的には、注文書の作成手順やファイル名、ファイル形式などの項目を統一し、マニュアル化しておくのがおすすめです。運用前に、業務フローの確認や担当者への講習を行うとスムーズに導入しやすくなります。

注文書や発注書を電子化するときの注意点

最後に、注文書や発注書を電子化する際に理解しておくべき注意点を解説します。以下の点に気を付けないと、業務効率の向上やコスト削減などのメリットを最大限に享受できなくなるおそれがあります。

法律で定められた保存期間を守る

電子化した注文書は、法人税法や所得税法などの法律で一定期間の保存が義務付けられています。具体的には、法人の場合は原則7年で、青色申告の事業年度に欠損金が出た場合などは10年の保存が必要です。また、個人事業主の場合は原則5年の保存が求められます。税務調査で書類の提示を求められた際に、保存が不十分だと追加徴税を課せられる可能性があるため、必ず保存期間を遵守しましょう。

セキュリティ対策をしっかりと行う

注文書を電子化する場合は、不正アクセスや情報漏洩の対策を行い、セキュリティを強化することも大切です。万が一情報漏洩などが発生すると大きなトラブルとなり、取引先からの信頼を失うおそれがあります。また、アクセス権限の設定や不正アクセス発生時の対処法なども整理しておきましょう。

電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たしているか確認する

注文書を電子データとして保存する際は、一定の要件を満たすことで真実性と可視性を確保する必要があります。保存要件は複数あるため、一度目を通して問題ないかチェックしましょう。保存要件の詳細は国税庁のWebサイトに記載されています。
＞＞作成した電子書類が要件に適合しているかを確認するには国税庁のサイトをチェック

注文書の電子化には「楽楽販売」の利用がおすすめ！

ここまで、注文書の電子化に関する基礎知識やメリット、進め方などをお伝えしました。電子帳簿保存法の改正にともない、発注者・受注者を問わず、多くの企業で注文書の電子化が急務となっています。しかし、自社で一から電子化を進める場合、フォーマットの統一やセキュリティ対策などの手間がかかります。対応が遅れると、すでにDXやデジタル化に力を入れている取引先との連携がうまくいかなくなるおそれも考えられます。

そのため、注文書の電子化を進める場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入がおすすめです。なかでも、人為的ミスの削除、業務効率アップを助けるさまざまな機能が搭載された「楽楽販売」は、電話や紙、エクセルなどの管理に限界を感じている多くの企業に選ばれています。登録されたデータからボタンひとつで帳票を自動生成する機能や、案件ごとの発注履歴や収支などあらゆる情報を一元管理できる機能など使いたい機能をカスタマイズできるのも魅力です。

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