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発注書の書き方と作成時の注意点をわかりやすく解説

発注書の書き方と作成時の注意点をわかりやすく解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

発注書とは、商品や製品、サービスの提供等を発注する際に発行する書類です。本記事では、発注書の法的な発行義務や、記載内容、印紙の有無について詳しく解説します。

目次

    発注書とは

    発注書とは、取引先に商品や製品を発注したり、サービスの提供を発注したりする際に作成する書類です。発注書は、取引先との受発注を示す書類であり、きちんと書類を残すことで安心して取引ができます。

    書面で残していないと、業務の方針に変更があった場合や、受注者の想定を超える要求があった場合に、支払いトラブルになるリスクがあります。

    取引によっては、発注書を発行せず、電話やメールで発注を依頼したり、発注内容を確認したりすることもあるでしょう。しかし、公正取引委員会では、「親事業者は発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務がある」としています。取引先とのトラブルを未然に防ぐためにも、発注書は正しい形式に則って発行しましょう。

    発注書と注文書の違い

    発注書と似たものに注文書があります。どちらも同じ意味で使われますが、注文書に関しては有形商材において使われることが多いです。一方、発注書は、サービスやシステム構築などの無形商材に多く使われる傾向にあります。法的な違いはなく、どちらも発注者(注文者)が発行し、取引先に送る書類です。業界や業種によって、どちらを使うか異なるようですが、同じ書類と理解していいでしょう。

    ただ社内で異なる呼び方を使っていると、認識齟齬やミスにつながる可能性があるため、社内での呼び方は統一しましょう。

    発注書の記入必須項目

    発注書を作成する際は、国税庁が定める記入必須項目を盛り込まなければなりません。発注書の記入必須項目は以下の通りです。

    1. 書類作成者の氏名または名称
    2. 取引年月日
    3. 取引の内容
    4. 税込の取引金額
    5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

    小売業、飲食店業、タクシー等の事業者から発行する場合は、5つ目の項目の記載を省略することができます。また受け取った請求書等において「軽減税率の対象品目である旨」「税率ごとに区分して合計した税込対価の額」が記載されていない場合、これらの項目に限り交付を受けた事業者側で、その取引内容に基づき追記することも可能です。

    引用:国税庁 請求書等の記載事項や発行のしかた

    発注書の作成に、決まったフォーマットはありません。ただし、ご紹介した国税庁が定める記入必須項目に関しては、漏れがないように注意しましょう。

    発注書の記入内容

    続いて具体的な発注書の記入内容について解説します。

    国税庁が定める記入必須項目以外にも、発注書に記入しておくべき項目、記入しておいた方が便利な項目があります。基本的には、先方から送られてきた見積書を元に作成するのが良いでしょう。見積書の内容と異なる場合は、必ず受注者と内容を確認し、双方が合意しているという旨を記録しておきましょう。

    発注先の宛先

    まず発注する取引先の企業名や屋号の記載が必要です。

    取引先が企業の場合は「御中」、個人の場合は「様」をつけましょう。

    発注書の発行日・管理番号

    発注書の発行日は年から記載します。いつ発生した取引かを明確にするため、記載にはミスがないよう注意しましょう。西暦、和暦に関しては決まりがありませんが、統一した方がわかりやすいです。

    管理番号とは、案件の管理のために振っておく番号のことです。同じ取引先や、同一の契約の関連書類に通し番号を振ったり、見積書と同じ番号を振ったりすると管理がしやすくなります。管理番号を振る際は、社内で発番の決まりを設定しておくと便利です。

    発注者名

    発注者名には、発注元の会社名や住所、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。発注書を見て、すぐに連絡が取れるようにしておくことで、スムーズにコンタクトが取れるようになります。

    発注の合計金額

    合計金額は、発注者が実際に支払う税込の金額を記載します。記載する際は、お互いの認識に齟齬がないよう税込である旨も記載しておきましょう。

    発注内容

    発注内容には、発注する商品の名称、個数または数量、単価などを記載します。発注書を元に商品を納品したり、納品書を作成したりするので、内容に誤りがないか必ずチェックしましょう。発注内容を記載する際は、見積書と照らし合わせると確認しやすくなります。

    納期・支払い条件・有効期限

    納期には、商品を納品してほしい日付を年から記載しましょう。特に納品までに時間がかかる場合は、何年に納品する予定なのかわからなくなってしまうため、明確に記載することが大切です。

    支払い条件には、いつ支払いをおこなうのかを記載します。たとえば、「月末締め、翌月末払い」など、企業の支払いフローに則って記載しましょう。

    発注書の有効期限を記載する場合もありますが、この記載は省略しても問題ないとされています。

    小計・消費税

    小計の欄には合計金額を税抜で記載し、消費税の欄には合計金額に係る消費税の額を記載します。

    軽減税率に関しては、8%と10%を区別しやすいように明記しましょう。消費税は一律ではないため、合計金額とは別に記載しておくとわかりやすいです。

    備考

    備考には、支払い方法や納品方法など、特筆するべき事項を記載します。特に記載するべき内容がない場合は、空欄で問題ありません。

    発注書を作成する際の注意点

    次は発注書を作成する際の注意点について詳しく解説します。
    発注書は、取引先とのトラブルを未然に防ぐのに必要な書類です。発注書を作成する際は、不備がないよう充分に気をつけましょう。

    見積書の表記と合っているか確認する

    発注書を作成する際は、必ず見積書の表記と合っているか確認しましょう。基本的に発注書の作成は、見積書に沿って作成します。金額はもちろん、商品名や数量、場合によっては色やサイズなど、細かい部分も確認する必要があります。

    内容に変更がある場合は、見積書の内容も併せて変更しておくと良いでしょう。見積書と発注書の内容が異なると、正しい内容がどちらなのか判別できなくなってしまいます。トラブルを未然に防ぐためにも、内容は統一しましょう。

    金額や納期に誤りがないか確認する

    金額や納期に誤りがないか確認しましょう。

    金額や納期に誤りがあると、業務スケジュールや売上、場合によっては経営にも影響を与えるリスクがあるため、充分な確認が必要です。特にExcelで作成する場合、数式が間違ってしまうなどのリスクも想定されるので、必ず見積書と照らし合わせながら確認しましょう。

    発注書は定められた期間保管する

    発注書や注文書は帳票書類のため、発行後は法律で定められた期間保管をしなければなりません。帳票書類とは、経営に関する書類の総称であり、他にも売上伝票や経費精算伝票などもこれにあたります。

    法人の場合、発注書の保管期間は7年間です。この7年間は、確定申告書類の提出期限翌日から数えます。また、個人事業主の場合、保管期間は5年間であり、法人か個人事業主かで期間が異なるので注意しましょう。

    まとめ

    発注書の作成方法と、作成時の注意点について解説しました。発注書は、商品やサービスの発注を指示するだけでなく、取引先とのトラブルを未然に防ぐためにも重要な証憑です。

    近年は、テレワークの普及により、ペーパーレス化の動きが活発になっています。特に1998年に成立した「電子帳簿保存法」が令和3年度に改正され、原則として、発注書を含む電子取引に関する取引情報を、紙に出力して保存することが認められなくなりました。その後、令和4年1月1日から2年間の電子取引情報について、一定の要件によって書面での保存が認められましたが、今後も、各企業でシステムの導入などの対策が求められるでしょう。

    楽楽販売は電子帳簿保存法にも対応した帳票発行ができる、クラウド型の業務改善システムです。発注書の作成時に発生しやすい、見積書からの転記漏れや入力ミスといった課題の解決にもつながります。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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