支払通知書は請求書と違う？
メリットと記載内容について

支払通知書とは

支払通知書とは、支払いが発生する予定の取引の内容を、取引先に通知するための書類です。主に発注者側（代金を支払う側）から受注者側（代金を請求する側）に対して発行します。
一般的には、取引の日付・取引内容・支払額などが記載されています。

支払通知書は、発注書や請求書、契約書といったビジネスの書類である「証憑書類」に属します。
この証憑書類とは取引内容を証明する書類のことで、口約束ではなく双方の合意の上で取引が行われたという証明をする書類です。

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請求書との違い

請求書は、受注者側から発注者側に対して発行する書類です。請求書に記載する内容は原則として支払通知書とほぼ同じですが、書類を作成・発行する側が逆になります。
発注者が支払通知書を、受注者が請求書の発行をすることで、2つの書類の間に相違がないかをチェックすることができます。

支払明細書との違い

支払通知書とよく似たビジネス書類に「支払明細書」というものがあります。これは一般的に、確定した支払金額の明細が書かれた書類のことで、発注者側から受注者側に対して発行します。つまり、支払通知書と同じような役割と考えて良いでしょう。
支払明細書は、給与明細やクレジットカードの利用明細といった用途でも使われる言葉です。

支払通知書は必ず発行しなければならない？

支払通知書の作成・発行は発注者側の任意で、法的な義務が課されているわけではありません。つまり、業務のプロセスとして必ず発行しなければならないわけではないのです。
しかし支払通知書で取引内容や金額を明確にしておくと、後の支払業務がスムーズになるといった理由から、発行している企業が多い傾向にあります。

支払通知書の発行・保管のタイミング

支払通知書は、発注者が納品書を受け取った時点から支払いを行うまでの間に作成し、受注者に対して発行します。その後、発注者は受注者から請求書を受領し、支払いをすると取引が完了します。

支払通知書の保管にあたっては、他の証憑書類と同様に期間が決められています。
法人の場合は原則7年間の保管が定められており、書類の発行日を起算日として7年先の法人税の申告期限日が保管期限となります。
一方、個人事業主の場合は5年間の保管を求められ、同じく書類の発行日を起算日として5年先の確定申告期限日までが保管期限となります。

支払通知書のメリット

では支払通知書を発行する主なメリットとしてはどのようなものがあるのでしょうか。

受注者と発注者の認識の相違を防ぐ

支払通知書には、取引のあった日付、項目、数量、単価、金額、税額などの取引内容が細かく記載されており、発注者側と受注者側が内容を確認できる点が大きなメリットです。
加えて支払通知書を受け取る受注者側としては、請求書発行前に取引内容をチェックできるので、実際にお金が動いてから金額の相違が発覚するなどのトラブルを避けられるでしょう。

経理業務を効率化できる

発注者側が発行する支払通知書にて、受注者側は事前に取引内容と金額を確認できるので、請求書発行時のミスを減らすことができます。
請求書に記載ミスがあると差し戻しや再発行をしなければなりませんが、それらの手間も回避でき、経理業務の効率化が可能です。

請求業務が不要になる

支払通知書には請求書と同じ法的効力があります。つまり、発注者側と受注者側がお互いに合意の上であれば、支払通知書発行後は請求書を交わさずとも取引が可能なので、請求書の発行や確認にかかる手間をカットすることが可能です。

支払通知書の記載内容

支払通知書の記載内容や様式に法的なルールはありませんが、以下の項目を記載するのが一般的です。

【支払通知書の記載内容（例）】

まとめ

支払通知書は必ずしも発行が必要なものではありませんが、経理のミスや二度手間を防止し、支払業務がスムーズになるなどさまざまなメリットが得られます。発注者と受注者の双方にとってメリットが大きいので発行するのが得策です。
しかし支払通知書の枚数が膨大な場合、エクセルなどを使って手入力で作成・発行し、郵送していては、結局無駄な手間が発生してしまい、人的ミスのリスクも残ります。

「楽楽販売」のような販売管理システムなら、発注情報から支払通知書の自動作成が可能です。さらには請求書などのその他の証憑書類の作成も同様に一つひとつ転記する手間が省けるので、経理業務が大幅に効率化します。ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。