プロキュアメントって何？重要性や最適化について詳しく解説

プロキュアメントとは

「プロキュアメント（procurement）」とは、ビジネスにおける購買のシーンで用いられる用語です。製造や販売業務に必要な人員や資材等を、調達・整備する業務を指します。

例えば、製造業では製造に必要な資材や部品を取り寄せること、小売業では販売商品を調達することなどがこれに該当します。また生産計画に伴う人員調整や設備の拡充などもこれにあたります。

eプロキュアメントとの違いは？

「eプロキュアメント（＝electronic procurement）」という用語も耳にしますが、これはインターネットを通じて資材や部品を調達するアプリケーションです。時間や場所に縛られずに発注や見積もり、請求などの業務を自動化でき、調達コストを大幅に削減できるシステムです。

プロキュアメントは調達業務そのものを指しますが「eプロキュアメント」はアプリという調達手段を指す言葉なので注意しましょう。

プロキュアメントの重要性

「安く仕入れて高く売り、利益を得る」ことがビジネスの基本なので、仕入れの役割であるプロキュアメントは利益率を左右する重要な役割を持ちます。

利益を求めるあまり原価を抑えすぎると資材の品質が落ち、付加価値を持たせることが出来なくなるため、結果として高く売ることも難しくなります。一方、資材の品質を求めすぎると価格が上がってしまいます。そうなると、販売数が落ちたり利益幅が小さくなったりしてしまうでしょう。

プロキュアメントでは、”モノ”と”収支”の適切なバランス管理が求められるといえます。

プロキュアメントの業務内容

プロキュアメントの中で主要となる業務内容を3つご紹介します。

仕入先の監査

まず1つ目の主要な業務に仕入先の監査があります。
高品質の資材や商品を安価で提供してくれる仕入先と取引することは、ビジネスにおいて重要です。さらに、安定的に仕入れることができるかどうかも同じくらい重要なポイントとなります。
いくら良質な資材や商品を用意するといっても、生産体制に頻繁にトラブルを起こすような仕入先では、自社の業務に悪い影響を起こしかねません。

プロキュアメントでは、仕入先の監査を行って信用度を見極めることや、同様のクオリティを持つ仕入先をいくつか確保してリスクを避けること、定期的により良い取引先を開拓することが業務として挙げられます。

さらには、資材や商品の価格・納期の適性を見極めたり、価格交渉を行ったりすることもプロキュアメントの業務です。業務に就く人材は、市場動向や原価の相場、調達に関する見識が求められます。

各部署との連携・現場への資材供給

開発部や製造現場などの各部署と連携することで生産計画を詳細まで把握し、必要な時に必要なモノを確実に現場に供給することも主要な業務です。

プロキュアメント人材は、開発者や製造現場の担当者とコミュニケーションを密に行い、生産計画を実現するために必要な資材の量や納期について判断する能力が必要とされます。

納期の管理・仕入先の評価

仕入先に発注した資材・商品の納期が守られているか管理することも重要な業務です。
突発的なトラブルへの対応や生産計画の見直しに伴う納期や数量の変更時には、仕入先に柔軟な対応をお願いすることになります。そのため仕入先との信頼関係づくりも納期管理の一環であるといえます。

加えて仕入先の評価も定期的に行います。仕入先の経営状態に不安要素がある場合は、代替の仕入先への変更も検討するなど、自社の業務に影響しないよう準備しておくことも大切です。

プロキュアメントの最適化にはシステム導入がおすすめ

プロキュアメントの業務は関係部署との連携が多く煩雑です。そこで、購買管理システムを導入すれば、業務を大幅に最適化することが可能になります。

購買管理システムは組織内のあらゆる調達・購買を可視化できるので、発注内容や発注・納品履歴などを一目で確認することが可能です。進捗確認もスムーズなので、複発注や発注漏れ、担当者の属人化といったリスクも抑えられます。

加えて購買管理システムに過去の実績を記録しておけば、適正な価格や納期の確認もスムーズになり、仕入先との交渉にも活用できます。

「楽楽販売」のようなクラウド型のシステムなら、デバイスを選ばずにいつでもどこからでもプロキュアメントのデータベースにアクセスできます。遠隔地の各部署や仕入先ともタイムリーに情報を共有することが可能になるでしょう。

まとめ

プロキュアメント業務は製造業や建設業、小売業など、資材や商品の調達を必要とする多くの業界で重要な役割を担います。

仕入れ品の見極めはもちろん、仕入先との信頼関係の構築や、社内の関連部署とのコミュニケーションなど、業務は幅広く複雑です。調達業務のデータベースの活用や各部門の連携をスムーズにする購買管理システムを導入し、プロキュアメントの最適化を目指してください。