案件管理とは？
必要性やおすすめの管理システムのご紹介

案件管理とは

案件管理とは、営業と顧客のやりとりがどのように進んでいるのか、商談のはじまりから終わりまでを可視化し共有するためのものです。

記入する内容は企業の業務形態によってさまざまですが、基本は「5W1H」「行動履歴」「目標に対する進捗と達成率」「契約締結予定日」「予想売上額」「顧客の温度感」を記載します。

なぜ案件管理が必要なのか

案件管理は企業活動を行う上で欠かせません。なぜ、多くの企業が案件管理を必要としているのでしょうか。

属人化の防止・組織的対応が可能

案件管理がしっかりなされていることで、担当者が不在でも別の誰かが対応可能となります。

案件管理には細かい営業状況が記載されています。顧客から会社に問い合わせがあったとしても過去のやりとりを参考にすれば、オフィス内の人間でも対応できることが増えるでしょう。

さらに営業状況の可視化は、組織対応を可能にします。

共有された案件管理から、営業マネージャーは担当者に適切な対応をアドバイスしたり内勤者にサポート方法を指示したりすることができます。結果的に顧客満足度向上に貢献できるでしょう。

その結果、顧客は営業マン個人だけでなく企業そのものにも信頼を寄せるようになり、売上向上も期待できます。

案件の受注確度への影響

案件管理から、顧客の商談への温度感を推測できます。

顧客の課題や営業方法、セールス商品や価格がマッチしていなければ、いくら商談を続けても成果が出ない可能性があります。

案件管理に記された内容から「受注確度への度合いが低い」と感じたら、はやめに戦略変更を練るか別の顧客への対応に切り替えるかといった対策をとることで、時間の無駄を省いた効率的な営業が実現します。

案件管理を行うメリット

案件管理を行うことで得られるメリットは多々あります。ここでは、そのうちの代表的な内容をご紹介します。

案件の進捗状況の把握・連携

案件管理によって進捗状況を把握できれば、他の従業員やマネージャーのフォローも適切なタイミングで行えます。

加えて「顧客との商談が思ったように進まない」「顧客との相性が悪い」といった場合にも、案件管理を行っていれば適切な担当者を見つけることができるかもしれません。

このように案件が可視化されることで、組織全体で顧客と担当営業者をサポートできるのです。

営業業務の効率化

案件管理を行えば、1日の営業内容を一度で細かく記載できるため、これまでのような業務終わりの報告書や進捗管理書などの作成は必要ありません。

案件管理には過去のやりとりも記載しておくことで、担当営業者は前任の対応からベストな営業戦略を練ることも可能です。

営業業務の効率化が実現すれば、空いた時間を新規開拓や商品知識を身につけるなどの勉強時間にあてられ、企業利益の底上げにつながります。

営業の品質向上

案件管理には複数の営業マンの現況が記されています。

営業マン同士がそれぞれの情報を共有できれば、優秀な営業マンのスキルを真似ることも、前任担当者のやりとりから顧客に対する適切な対応を学ぶこともできます。

企業からすれば教育にかかる人員コスト・時間コストも削減できるため、財源にも教育係の社員の気持ちにも余裕が生まれます。

トラブルの防止

情報共有がされるということは、「担当営業者以外のチェックが入る」ということです。担当者はどうしても顧客との距離感が近くなるため、気づかないうちにミスをしていることもありえます。

案件管理を閲覧した第三者が気づくことができれば、不要なトラブルを回避できるでしょう。

トラブルは顧客の企業への信頼を落とす、大きな要因です。事前に防ぐことで顧客との関係を長く維持でき、結果として長期的な利益にもつながります。

関連記事はこちら案件管理の方法とメリットを解説！自社に合わせた環境構築の方法とは|「楽楽販売」

案件管理すべき項目

案件管理を行うにあたって、設定すべき項目があります。主な項目を3つご紹介します。

獲得チャネル

どのチャネル（＝顧客接点）で案件化したかを記録します。顧客がどのチャネルを経由してきたかを集計することによって、チャネルごとの費用対効果が把握できます。
加えて各チャネルの顧客が抱える課題を分析し、営業活動の改善に役立てることも可能です。

受注率

これまでの案件データを分析すると、案件発生から受注に結びついた確率を割り出すことができます。この受注率は、営業担当者の営業成績やチャネルごとの受注効率などの評価につながる数字ともいえます。そのため期末目標として掲げてモチベーションを喚起したり、チャネルごとのアプローチ改善につなげたりすることができます。

売上予想

案件管理の項目に、売上予想も記録しましょう。これはあくまで期待を込めた予想となるため、実際の売上と比べてギャップを把握し、予想を上回った理由もしくは予想に満たなかった理由を分析して次に活かしていきます。さらに今ある案件数と売上予想をかけ合わせれば、事業全体の売上予想も可能になります。これは、設備投資や採用計画といった事業全体の戦略にも役立てられます。

案件管理の方法

案件管理の方法には、主に下記の3つが挙げられます。

Excel（エクセル）

多くのPCに初期搭載されているエクセルなら導入コストが不要で、すでに操作に慣れている人も多いため案件管理に導入しやすいといえます。さらに、インターネット上にはさまざまなテンプレートが公開されているので、自社に合ったフォーマットを選択することができます。

ただし、複数人でのリアルタイムな情報管理・共有が難しいという点がデメリットです。共有するには複製ファイルが発生するので、コピーデータが発生し最新データが分からなくなるなどトラブルの種になる恐れがあります。
加えて、ファイルに保存する案件情報が多くなるほどファイルが重くなってしまうことも、長期的に使いにくいといわれる理由の一つです。

スプレッドシート

Google社が提供している表計算ソフトのスプレッドシートも案件管理に活用できます。
Googleアカウントを持っていれば導入コストは不要で、オンライン上でのデータ共有が可能なので複数人が同時編集できることがエクセルとの大きな違いです。

ただし、ファイルのデータ量が多くなると操作が重くなることがある点はデメリットといえます。さらに、インターネット環境を使うことが前提なので通信環境によっては動作が不安定になったり更新できなくなったりする可能性があることも懸念材料です。

案件管理システム

案件管理の機能に特化したシステムなら、各担当者の案件の進捗を一元管理できるため組織内で同じ案件情報をタイムリーに管理・共有できます。

システムのスタイルとして、拠点内に物理的なサーバーを設置してシステムを構築する「オンプレミス型」と、インターネット上のシステムを利用する「クラウド型」があります。近年では、導入コストや期間を抑えられるクラウド型が注目を集めています。
次章では、おすすめの案件管理システムをご紹介します。

おすすめの案件管理システム

上記に挙げたように、案件管理はエクセルでも作成可能ですが、手間がかかったり同時共有ができなかったりと、使用者にとって大きなストレスとなります。専用のシステムを導入することで、手間のかからない適切な案件管理が実現可能です。

案件管理システムは多くの企業から発売されていますが、ここではとくにおすすめの案件管理システムをご紹介します。

「楽楽販売」

「楽楽販売」

「楽楽販売」はクラウド型の管理システムです。

カスタマイズ性が高く、これまでの企業のスタイルでも使いやすいように仕様変更をして頂けます。「毎日使うものだからはやく従業員に慣れてほしい」「定着しやすいものがいい」「使いやすいシステムが良い」とお考えの企業におすすめです。見積書をはじめとした帳票の発行がワンクリックで実行できたり、受注後に経理へ請求依頼を出すなどの部門をまたいでの連携も行えたり、案件管理全体の業務を効率化することが可能です。

セキュリティ体制も整えており、365日24時間の監視、バックアップ、不正アクセスのブロックなど、専門のチームが厳戒態勢で企業の管理データを守ります。

関連記事はこちら「楽楽販売」を利用した案件管理の例を見る

Salesforce

Salesforce

Salesforceはアメリカ発のサービスです。営業案件の進捗はもちろん、レポートや売上の目標達成予測や分析といった細かい部分まで可視化できます。

ただし、自社システムにカスタマイズさせるには細かな設定をしなくてはならず、ある程度の知識が必要です。「自社にはシステムに強い従業員が揃っており、有名な管理システムで細かくいろいろ記載できるものが良い」とお考えの企業におすすめです。

Redmine

Redmine

Redmineはオープンソースの管理ソフトウェアです。案件ごとの管理からプロジェクト全体の管理まで、進捗状況をチーム全員で共有することができます。よく使われる機能に「チケット」があります。案件をチケットとして登録することができ、チケットごとにガントチャートやカレンダー、ロードマップなどの形式で表示されます。チケットを活用すれば、やるべきことを可視化することも可能です。元々は自社のデバイスにインストールして使用するオンプレミス版のサービスですが、「My Redmine」というクラウド版も登場し、リモートワーク中の案件管理にも活用できるようになりました。

関連記事はこちら業務を効率的に進めよう！プロジェクト管理ツールを導入するメリット

まとめ

今回は、案件管理の必要性やおすすめのシステムをご紹介しました。

案件管理は営業だけでなく、顧客や企業そのものをサポートするためのものです。うまく使いこなして適切な対応をすすめ、企業利益に結びつけましょう。

より効率的に案件管理を行いたいと考えている担当者の方は、ぜひシステムの導入も検討してみてください。