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2020/10/21

案件管理とは?
必要性やおすすめの管理システムのご紹介

案件管理とは?必要性やおすすめの管理システムのご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

案件管理は今や企業にとってなくてはならないものです。案件状況を可視化し共有することで、組織が一丸となって顧客対応にあたることができます。メリットの多い案件管理を導入することで企業や従業員にどのような変化があるのか、おすすめの管理システムもふまえてご紹介します。

案件管理とは

案件管理とは、営業と顧客のやりとりがどのように進んでいるのか、商談のはじまりから終わりまでを可視化し共有するためのものです。

記入する内容は企業の業務形態によってさまざまですが、基本は「5W1H」「行動履歴」「目標に対する進捗と達成率」「契約締結予定日」「予想売上額」「顧客の温度感」を記載します。

なぜ案件管理が必要なのか

案件管理は企業活動を行う上で欠かせません。なぜ、多くの企業が案件管理を必要としているのでしょうか。

属人化の防止・組織的対応が可能

案件管理がしっかりなされていることで、担当者が不在でも別の誰かが対応可能となります。

案件管理には細かい営業状況が記載されています。顧客から会社に問い合わせがあったとしても過去のやりとりを参考にすれば、オフィス内の人間でも対応できることが増えるでしょう。

さらに営業状況の可視化は、組織対応を可能にします。
共有された案件管理から、営業マネージャーは担当者に適切な対応をアドバイスしたり内勤者にサポート方法を指示したりすることができます。結果的に顧客満足度向上に貢献できるでしょう。
その結果、顧客は営業マン個人だけでなく企業そのものにも信頼を寄せるようになり、売上向上も期待できます。

案件の受注確度への影響

案件管理から、顧客の商談への温度感を推測できます。
顧客の課題や営業方法、セールス商品や価格がマッチしていなければ、いくら商談を続けても成果が出ない可能性があります。
案件管理に記された内容から「受注確度への度合いが低い」と感じたら、はやめに戦略変更を練るか別の顧客への対応に切り替えるかといった対策をとることで、時間の無駄を省いた効率的な営業が実現します。

案件管理を行うメリット

案件管理を行うことで得られるメリットは多々あります。ここでは、そのうちの代表的な内容をご紹介します。

案件の進捗状況の把握・連携

案件管理によって進捗状況を把握できれば、他の従業員やマネージャーのフォローも適切なタイミングで行えます。
加えて「顧客との商談が思ったように進まない」「顧客との相性が悪い」といった場合にも、案件管理を行っていれば適切な担当者を見つけることができるかもしれません。
このように案件が可視化されることで、組織全体で顧客と担当営業者をサポートできるのです。

営業業務の効率化

案件管理を行えば、1日の営業内容を一度で細かく記載できるため、これまでのような業務終わりの報告書や進捗管理書などの作成は必要ありません。
案件管理には過去のやりとりも記載しておくことで、担当営業者は前任の対応からベストな営業戦略を練ることも可能です。

営業業務の効率化が実現すれば、空いた時間を新規開拓や商品知識を身につけるなどの勉強時間にあてられ、企業利益の底上げにつながります。

営業の品質向上

案件管理には複数の営業マンの現況が記されています。
営業マン同士がそれぞれの情報を共有できれば、優秀な営業マンのスキルを真似ることも、前任担当者のやりとりから顧客に対する適切な対応を学ぶこともできます。
企業からすれば教育にかかる人員コスト・時間コストも削減できるため、財源にも教育係の社員の気持ちにも余裕が生まれます。

トラブルの防止

情報共有がされるということは、「担当営業者以外のチェックが入る」ということです。担当者はどうしても顧客との距離感が近くなるため、気づかないうちにミスをしていることもありえます。
案件管理を閲覧した第三者が気づくことができれば、不要なトラブルを回避できるでしょう。
トラブルは顧客の企業への信頼を落とす、大きな要因です。事前に防ぐことで顧客との関係を長く維持でき、結果として長期的な利益にもつながります。

おすすめの案件管理システム

案件管理はエクセルでも作成可能ですが、手間がかかったり同時共有ができなかったりと、使用者にとって大きなストレスとなります。専用のシステムを導入することで、手間のかからない適切な案件管理が実現可能です。

案件管理システムは多くの企業から発売されていますが、ここではとくにおすすめの案件管理システムをご紹介します。

楽楽販売

楽楽販売

楽楽販売はクラウド型の管理システムです。
カスタマイズ性が高く、これまでの企業のスタイルでも使いやすいように仕様変更をして頂けます。「毎日使うものだからはやく従業員に慣れてほしい」「定着しやすいものがいい」「使いやすいシステムが良い」とお考えの企業におすすめです。見積書をはじめとした帳票の発行がワンクリックで実行できたり、受注後に経理へ請求依頼を出すなどの部門をまたいでの連携も行えるなど、案件管理全体の業務を効率化することが可能です。
セキュリティ体制も整えており、365日24時間の監視、バックアップ、不正アクセスのブロックなど、専門のチームが厳戒態勢で企業の管理データを守ります。

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Salesforce

Salesforce

Salesforceはアメリカ発のサービスです。営業案件の進捗はもちろん、レポートや売上の目標達成予測や分析といった細かい部分まで可視化できます。
ただし、自社システムにカスタマイズさせるには細かな設定をしなくてはならず、ある程度の知識が必要です。「自社にはシステムに強い従業員が揃っており、有名な管理システムで細かくいろいろ記載できるものが良い」とお考えの企業におすすめです。

まとめ

今回は、案件管理の必要性やおすすめのシステムをご紹介しました。
案件管理は営業だけでなく、顧客や企業そのものをサポートするためのものです。うまく使いこなして適切な対応をすすめ、企業利益に結びつけましょう。
より効率的に案件管理を行いたいと考えている担当者の方は、ぜひシステムの導入も検討してみてください。

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