案件管理の方法とメリットを解説！
自社に合わせた環境構築の方法とは

案件管理の重要性

プロジェクトの規模が小さく、関わる人数が少ないときは、案件管理の重要性をさほど意識しなくて済むかもしれません。なぜなら、リーダーが的確な指揮をとれていれば、メンバーの進捗を把握しながらスケジュールやクオリティの管理ができるからです。期限までに問題なくプロジェクトを終わらせることができれば、過去の案件管理について省みることはほとんどないでしょう。
しかし、巨大なプロジェクトを任されたり、取り仕切るプロジェクトの数が増えたり、案件によっては社外の担当者と密に情報共有しなければならないこともあります。また、リーダーがいくら有能であっても、案件管理を個人に頼るには限界があります。こういったことから、属人化には大きなリスクがあります。
トラブルを未然に防ぐためにも、案件管理の方法を見直して、自社に合わせた環境の構築が必要です。

案件管理の方法

案件管理の方法として代表的なものは、次の2つです。

1.Excel

今なおWindowsを使用している会社は多いため、案件管理や販売管理などの管理業務において根強い人気があります。Windowsのパソコンにデフォルトでインストールされており、かつ無料で使用できるのは最大の強みといえます。
そのため、新規フォーマットの作成や入力方法に関する敷居も低く、すぐに業務を開始することができます。また、社内のチャットなどでExcelを共有し、リアルタイムな情報共有も可能です。

しかし、万能のようにみえるExcelにおいても、いくつかの問題点があります。

仕様変更

まずはバージョンアップなどによって仕様変更があった場合です。マイナーアップデートであれば大きな変更は少ないですが、少しの仕様変更でも、慣れるまでには時間がかかるので業務効率が落ちてしまう可能性があります。

入力ミス

情報共有は大事です。しかし、誰もが自由に入力できるということは、裏を返せば入力ミスの発生率が上がるともいえます。さらにミスが発生すると、発生元が分かりにくくなります。特に数字の場合、前後の文脈からミスを認識できないことが多いため注意が必要です。
対策として、「アクセスできる人の権限を細かく設定する」という方法があります。しかし、この場合入力者に情報を送るためにほかのチャットやメールを使用する必要があります。

総合的な管理に不向き

そもそも1つの案件であっても、管理しなければならないことは複数存在します。例えば、社外担当者とのメールのやり取りに重要な情報が含まれていることです。これをExcelのファイルに落とし込んで管理するという方法もありますが、本来「表計算ソフト」であるExcelに適している方法とは言えません。
このように総合的な案件管理に対して、Excelだけでカバーするには限界があります。

2.外部案件管理サービス

もう1つの主要な案件管理の方法として挙げられるのは、外部の案件管理サービスを導入することです。既に普及している案件管理サービスは、無料のものから有料のものまで種類が豊富ですので、検討の際は、以下のことに留意してください。

セキュリティは万全か

案件を管理するにあたって、情報セキュリティ対策は重要事項となります。情報漏えいによる企業ブランドイメージの失墜や、ウイルス感染によるシステム異常は、自社にとって大きな損害をもたらすからです。サービスを導入する際には、「セキュリティ対策はきちんとできているものなのかどうか」を見極めることが非常に大切です。

カスタマイズは可能か

自社内であっても案件によって管理すべきことや方法は異なります。したがって、従来の仕様のままで効率的に作業できるとは限りません。案件によって、自由にかつ簡単にカスタマイズできる案件管理サービスを選択することをおすすめします。

データは蓄積されるか

案件管理の内容や方法はその都度変わるとはいえ、同じクライアントと仕事をしたり、過去の類似案件を請け負ったりする際に、過去のデータや情報が「同じ場所」に蓄積されていることは重要です。
なぜ「同じ場所」が重要かというと、データが散在していると見つけるのがきわめて困難だからです。最悪の場合、当時の担当者のみが管理していたデータを見つけることができず、クライアントの手を煩わせてしまいます。データが同じ場所に蓄積されることにより、過去のデータ参照が容易になるとともに属人化を防ぐことができます。

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