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2019/12/22

受発注システムとは?受発注業務の効率化によるメリットを解説

受発注システムとは?受発注業務の効率化によるメリットを解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
受発注システムを利用して、人為的なミスの削減やリソース不足に陥りがちな受発注業務の効率を上げることが、企業の発展につながります。そこで今回は、受発注システムの課題やメリット、おすすめの受発注システムについてご紹介していきます。

受発注システムとは?

受発注システムとは、手間がかかる受注・発注の業務の効率的にすることができるシステムです。クラウド型の受発注システムはインターネット上で複数の拠点間や外部業者と情報の共有が可能なため、煩雑な業務の自動化・効率化が図れます。その結果、業務効率化が進み、社員は他の作業にリソースを割けるようになります。

受発注業務のよくある課題

電話やFAXに頼る従来型の受発注業務では抱える課題がたくさんありました。下記では、受発注業務のよくある課題についてみていきます。自社の課題を見つめなおし、改善のための対策を練りましょう。

人為ミスの増加

従来、受発注業務は電話、FAXなど人の手に頼って作業されていました。この場合、聞き間違えたり、転記漏れなどの人為ミスが起こるリスクが非常に高くなります。また注文のピーク時には人手を多く必要とし、人員配置なども考える必要があり人為ミスが起こりやすくなる要因となります。

手作業が多く煩雑になる

受発注の管理は台帳、エクセルなどが使用される場合が多く、他業務との連携が複雑化します。台帳やエクセルでは進捗状況などの確認にも時間を要してしまい、その結果、受発注業務の一連の流れを遅くするボトルネックとなっています。

販売促進に手が回らない

受発注業務の煩雑さゆえに、販売促進がおろそかになりがちです。人による作業では、基本的には24時間対応ができないため、販売する時間が限られ機会損失となってしまいます。

受発注システム導入によるメリット

では、受発注システムの導入によってどんな課題が解決されるのか、ここでは受発注システムを導入した際のメリットについてご紹介していきます。

人為ミスの削減

手作業で起こっていた人為ミスは、システムの活用で削減が可能です。システムでは、あらかじめ受発注用の入力画面が用意され、予め登録された発注先や商品のリストから選択して登録を行うことで入力ミスを削減できます。また、そのデータを元に販売・在庫・物流などの一連のシステムと連携して処理することによって、ミスなく作業が可能です。

納品までのリードタイム短縮

電話やFAXからの発注を受けずに済むため、転記する作業と聞き間違いなどによるミスを排除できます。その結果、受注業務にスピードアップして取り組むことが可能となります。また、システムによっては、一連のワークフローを連携させて自動化できるため、大幅な時間短縮が見込めます。

受発注がいつでも可能な状態に

受発注システムの利用により、お客様は24時間発注できるようになります。また、一連の流れをシステム化することで、今どこで何が行われているかの把握もできます。それにより、お客様のお問い合わせにも迅速に対応が可能です。

おすすめの受発注システム3選

受発注システムを使うことで業務効率化が進み、他にリソースを割けるようになります。自社の運用に合うシステムを選び、高い効果を得られるようにしましょう。ここでは、おすすめの3つのシステムをご紹介します。

楽楽販売

楽楽販売は、発注管理はもちろん、外部連携も充実しています。また、運用フローに合わせて自由にカスタマイズができ、さまざまなパターンの業務に対応が可能です。入力や転記の手間を削減でき、ストレスなく受発注管理を行えます。リアルタイムで情報の共有がスムーズにできるので、滞りなく作業を行うことができます。

楽楽販売

GoQSystem

GoQSystemは、受注業務や在庫連携、出荷業務また売り上げや収支管理などまで幅広く自動化・効率化が可能なシステムです。業務効率化により空いた時間を販売や分析にあて、売り上げ向上につながります。

GoQSystem

COREC

CORECは、Web上で受発注が簡単に行えるシステムです。料金も比較的安く、初めてでも導入しやすいシステムです。Web上で受注の窓口が開設でき、発注履歴をWeb上で自動記録するこことができます。また発注書はPCだけでなくスマホやタブレットでも作成でき、いつでもどこでも発行可能です。

COREC

まとめ

人に頼った受発注作業はミスが多くなりがちです。しかし、受発注システムを利用すれば煩雑な作業から解放され、人為的なミスを削減できるほか作業の効率化にもつながります。その結果、販売促進やその他業務にリソースをあてることができます。今回ご紹介した内容を参考に、受発注システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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