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2019/12/29

見積書の有効期限って?設定する目的や期間について解説

見積書の有効期限って?設定する目的や期間について解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
見積書とはなにかや、見積書の有効期限をいつ設定すれば良いかについてご存知でしょうか。
有効期限を見積書に記載することによって、顧客との取引促進や価格変動への対応などにつながっているのです。今回は、見積書の詳しい記載事項や有効期限を設定する目的、適切な期間について解説致します。ぜひ参考にしてみてください。

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見積書とは

そもそも見積書とは、顧客にこれから取引する内容、期限、また、金額などをわかりやすく見せるための書類です。取引の条件を可視化することで相手に明確に伝えられるほか、他社と比較する材料にもなります。また、見積書は申込の前段階であり、取引の成立をうながす材料にもなるのです。

見積書の記載事項

見積書には、記載が必須となる項目がいくつかあります。下記では主な記載事項をご紹介していきます。それぞれの内容についても解説していますので、見積書を書く際に参考にしてみてください。

題名
「御見積書」や「見積書」のように何の資料であるか、わかるように題名を記載します。

発行日
見積書を発行した日付を記載します。

発行元
見積書を発行した会社名や担当者の名前を記載します。

宛先
取引先の名称を記載します。

見積書通し番号
見積書に通し番号をつけることで管理上の利便性が向上します。

見積もり金額
見積もった金額の合計を記載します。その際、消費税込みか消費税抜きかは明確に記載しましょう。

納入予定日
納品する日程を記載します。

納入場所
納品する場所を記載します。

見積もり有効期限
見積書の有効期限を記載します。

見積もり明細
商品・サービス名、単価、数量、金額など見積もりする内容の詳細を記載します。

合計金額
見積もり金額の合計を記載します。

備考欄
何か付け足し等あれば、記載します。

見積書に有効期限を記載する目的とは

見積書に有効期限を記載する目的として、主に3つあります。単に有効期限をわかるようにするほか、期限を記載することによって業務をスムーズにしたり、顧客との取引の手助けとなったりします。ここでは、3つの有効期限を設定すべき理由についてご紹介します。

取引内容を可視化できる

見積書を顧客に提示することによって、取引条件を明確に知らせることが可能です。口頭でのやり取りでは、聞き間違いや伝え漏れによる取引内容のズレが生じる可能性が高くなります。そこで、見積書によって、取引内容を一覧で確認でき、トラブル防止につながります。認識の齟齬や情報の行き違いを防ぐためにも見積書は発行しましょう。

顧客に早めの発注をうながす

有効期限を設定した見積書にすることで、顧客に取引をうながす役割を果たします。見積書は取引内容が書かれており、顧客の意思によって取引するかどうかが決まります。ただし、見積書を出すということはそこに書かれた取引内容で取引を行うということなので、取引成立後の変更は不可能です。

価格変動などの変化に対応できる

見積書に有効期限があることで、有効期限内は見積書に記載されている内容で取引ができます。また期限が過ぎた後は、取引内容を変更することができます。これにより適切な有効期限を設定し、価格変動などが起きても柔軟に対応できるのです。有効期限の設定には十分注意しましょう。

有効期限の設定期間

見積書に有効期限を提示することで、期限が適用されているうちは提示された金額での取引が有効となります。そのため、期限内の見積もり金額の変更は不可となります。しかし、有効期限が切れれば、再見積もりが可能となります。そのため、商品やサービス、原材料が値上がった場合でも、一度有効期限が切れれば再度見積もりを行うことができます。

見積書の有効期限には、特にこれといったルールはありません。見積もりの有効期限の目安は業種ごとにさまざまですが、2週間?半年が多くみられます。業種にあった有効期限を設定するようにしましょう。

有効期限が切れたとき

有効期限切れとなった場合は、その効力がなくなります。これは民法第521条にて「申込者が前項の申込みに対して同項の期間内に承諾の通知を受けなかったときは、その申込みは、その効力を失う」とされています。有効期限が切れた場合は、取引先に見積もり内容を再度確認し、変更等がないか聞いてから取引を行いましょう。ひょっとしたら、見積もりの内容に変更がある可能性もあるので注意が必要です。

まとめ

見積書の有効期限の設定は、取引内容を可視化できるほか、早めの発注を顧客にうながす、価格変動に対応できるなどのメリットを生み出します。顧客にとっても自社にとっても重要な作業となります。有効期限を的確に設定し、期限切れには注意が必要です。 業種に合った有効期限を設定し、スムーズな取引ができるように正しく記載するようにしましょう。

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