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悩める企業の問題解決!
業務を効率化する情報共有ツールとは

悩める企業の問題解決!業務を効率化する情報共有ツールとは

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
業務を円滑に進めるには、適切な情報共有が不可欠です。情報共有がスムーズでないと業務に無駄が生まれる他、情報の行き違いからさまざまな問題が発生します。今回は、情報共有に関して企業が抱える問題と、解決に役立つツール「楽楽販売」の魅力をご紹介します。

「楽楽販売」について
詳しく知りたい方はこちら!

この記事の目次

    企業が抱える情報共有の問題

    複数人で業務を円滑に進めるには、進捗状況の報告や発生した問題の周知などの情報共有が適切に行われる必要があります。情報共有の際に起こりうる問題として、以下のものが挙げられます。

    必要なメンバーに情報が行き渡らない

    同じ業務に関わっている全ての部門にリアルタイムな情報共有ができていないと、現場や顧客の要望が正しく伝わらない可能性があります。
    例えば、営業担当者が外出先で依頼内容の変更を受けた場合、情報伝達の手段が整っていないと現場の社員が情報を得るまでに時間がかかり、少しの間認識のズレが生じてしまうことになります。これにより業務に支障をきたすことがある他、共有漏れが起きて顧客の要望が正しく伝わらず、クレームが発生することも考えられます。

    作業が属人化している

    情報の共有不足により、作業の属人化が起きる可能性があります。作業が属人化すると、担当者が休みの際に引き継ぎできる社員がおらず、業務がストップしてしまいます。仮に引き継げたとしてもミスや遅延が発生する可能性もあり、万が一トラブルが起きても柔軟な対応は難しいと言えます。結果、納期遅れにより顧客に迷惑がかかり、クレームにつながることもあるのです。

    その他、作業が属人化していると無駄な工程に気付きにくいという問題も考えられます。

    情報共有に時間がかかっている

    使用するツールにより情報共有の工程には差があり、気付かないうちに無駄が発生しているケースも考えられます。例えばExcelを使用している場合、情報を共有するにはファイルを保存した後、メールやチャットなどで送信するかクラウド上に保存するという作業が必要です。このような一連のフローが習慣化すると、必要ない工程があるにもかかわらず無駄に気付かない可能性があります。結果、情報を共有するまでに時間がかかってしまうことが考えられます。

    人間関係の悪化

    情報共有の抜け漏れは、時として人間関係にヒビを入れる場合もあります。

    例えば、1人の従業員にだけ何かの手違いで情報が共有されていなかった場合です。
    単なるミスであったとしても、この1人の従業員は良い気持ちはしないでしょう。
    逆に情報共有が特定の人にしかされなかった場合にも、問題が生じる可能性があります。その1人が情報をもとに仕事を進めて昇進などが決まった場合、情報を知らなかった人は不満を感じてしまいます。

    人間関係の悪化はさらなるコミュニケーション不足を生み、情報共有がますます滞ってしまうという負のループが生まれる原因となります。

    情報共有の必要性

    企業にとって情報は、利益への到達方法と問題を回避するための道標です。
    1つの情報を全員で共有することで、企業利益への効率的な道筋と辿るべきでない道筋がわかります。

    例えば一人の顧客がいたとして、この顧客は営業担当者との相性は悪くなかったものの、内勤業務者の対応に不満をもち企業への信頼を失ったとします。
    顧客の情報を部内で共有できていれば内勤業務者は営業担当者から顧客への正しい対応方法を知ることができ、顧客が離れることも防げたはずです。

    極端な例ではありますが、このように情報は一人が保有していても活かしきれない場合が多くあり、それどころか情報共有の漏れは機会損失につながります。

    企業成長を願うのであれば、情報共有は「した方が良いこと」ではなく「するべきこと」だという従業員全員の認識が必要です。

    情報共有のメリット

    情報共有は属人化の解消に大きく貢献します。「担当者がいないとわからない」といったことも情報が共有されていれば防止可能です。その結果業務の滞りを防止し、顧客に迷惑をかけることも減るでしょう。

    担当者不在によって生じる「対応の仕方がわからない」「資料の場所がわからない」という課題が解決されれば無駄な仕事も減り、従業員のストレス緩和にも役立つでしょう。
    従業員のストレス緩和は自社ロイヤリティと生産性向上を生み、結果として企業利益へとつながります。

    情報共有はこのように多くのメリットを生み、健全で円滑な仕事環境を育む基本だと言えます。

    情報共有ツール「楽楽販売」導入後の変化

    情報共有ツールを導入すると、社内での連絡やファイル共有などが一元化されます。
    今回は、情報共有ツール「楽楽販売」を導入することで期待できる、情報共有における具体的な変化についてご紹介します。

    情報をリアルタイムで共有できる

    「楽楽販売」は、ベースとなるフォーマットに顧客情報などを入力するだけで各社員に迅速に情報が共有される仕組みです。例えば、営業担当者が取り付けた契約内容を「楽楽販売」を使用してリアルタイムで発注部門に共有できれば、素早く発注業務に移行できるため、業務が滞ることなく時間短縮が狙えます。
    なお、「楽楽販売」ならスマートフォンで顧客情報や対応履歴の共有や確認ができるため、外出先でもリアルタイムに情報を把握することが可能です。

    進捗状況の「見える化」ができる

    「楽楽販売」は、クラウド上での詳細な情報共有が可能です。進捗状況が「見える化」されるため、作業の属人化解消を期待できます。担当者以外の人でも作業を引き継げるよう、作業の目的や概要だけでなく、手順や注意点などの詳細を把握できるように情報を入力しましょう。属人化を解消することで、情報の抜け漏れや無駄に気付きやすくなり、ミスの削減による製品・サービスの品質向上にもつながります。

    なお「楽楽販売」には、アクセスする人をユーザーグループごとに管理・制限する機能も搭載されています。必要な情報を必要なメンバーだけに共有できるため、セキュリティ面においても安全です。

    時間を効率よく利用できる

    「楽楽販売」には、受注依頼や共有情報の更新があった場合に自動で通知メールを配信できる機能や、クラウド上で上長承認ができる機能なども搭載されています。これらの機能を利用することで情報共有のためにメールやチャットを送ったり、電話や口頭で確認したりする手間を省けるため、業務スピードがアップします。

    加えて、自動処理機能を利用すれば見積もり時や受注計上時の書類作成など、今までExcelで行っていた作業をボタン1つで自動作成できます。作成に要していた時間や手間を短縮できるのに加え、改めてクラウド上に保存する手間もありません。

    「楽楽販売」ならスマートフォンを利用して、申請データの承認や否認、差し戻しなどを外出先から実行することも可能です。

    迅速かつ正確な情報共有で業務上の無駄を解消しよう!

    業務の効率化を目指す企業にとって、情報共有は注目すべき重要なポイントの1つです。情報共有が疎かになっていると共有漏れによりクレームが発生したり、作業が属人化したりと、さまざまな問題につながるため注意しなくてはなりません。
    楽楽販売」などの情報共有ツールを利用することで、これらの問題を解決できます。「楽楽販売」は外部ツールとの連携も可能なので、使い方次第でデータ活用の幅を広げることも可能です。
    情報共有に関する問題に悩んでいる企業は、ぜひ「楽楽販売」の導入を検討してみてください。

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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