ツールを導入してPCの作業効率をアップ！
そのメリットとおすすめのツール7選

ツールを使うメリット

PC作業の効率化を狙うなら、ツールの活用がおすすめです。
ツールと一言でいってもその種類はさまざまですが、そのほとんどにおいて作業工程の削減が期待できます。上手に利用すれば、浮いた時間を別の仕事にまわすことができ、生産性の向上が見込めます。

顧客管理や書類作成、経費の計算など、工程が多く、記入のミスや漏れが致命的となる作業にはツールの利用が最適です。PCに専用のツールを導入しておくことで、「どの情報をどこに記載するのか」「何を見れば良いのか」といった必要な内容だけを可視化できます。これにより、簡単に情報の整理ができるのでミスを減らす効果が期待できます。つまり、ツールを利用することで人的ミスを最小限にし、そのうえで効率的に業務をまわすことができるのです。

加えて、使い方さえ覚えれば誰でも活用できるような簡単なツールも多く存在します。そのため「担当者が休んだり退職したりしたら、仕事がストップしてしまう」といった業務停滞も、ツールを活用すれば未然に防ぐことができます。

毎日こなしているルーチンワークだからこそ、ちょっとした不便さがミスやストレスにつながることもあります。ツールの導入でルーチンワークや面倒なPC作業の効率化が実現すると、仕事上のメリットが多く生まれるだけでなく、従業員のストレス削減にもつながります。

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PCの作業効率をアップするおすすめツール7選

目当てのフォルダやソフトを素早く表示「CLaunch」

まずはじめに、ランチャーアプリ「CLaunch」をご紹介します。読み方は「クランチ」です。

CLaunch

CLaunchは、ボタン型ランチャーソフトです。よく使うソフトやフォルダなどを登録しておくことで、素早く起動、あるいはフォルダを開けるようになります。頻繁に使うものでありながらフォルダの深い所にあったり、デスクトップの中から探していたりするのでは、効率が悪くなります。時間にすれば数秒のことですが、それが1日に何度もあれば、その時間と労力は積み重なることになります。
CLaunchを使えば、デスクトップ上の何もない所をダブルクリックし、それらを表示することが可能です。手を伸ばした所に使いたい道具がある、まさにそんな痒い所に手が届くツールです。

複数のフォルダをタブで視認できる「QTTabBar」

次にご紹介するのは、フォルダカスタムソフト「QTTabBar」です。

QTTabBar

このツールを使うと、フォルダをタブ表示することができます。Windowsではフォルダを複数開いたまま作業しますが、作業が進むなかでそのフォルダの数が多くなると、視認性が落ちやすくなります。すると、目当てのフォルダをいちいち探す必要があり、作業効率は低下します。このQTTabBarというツールを使えば、1つのフォルダ表示で複数フォルダを開けます。このツールがあれば、どこに何のフォルダがあるのかが一目瞭然なので、作業効率のアップが期待できます。

PDFをWord変換する「Adobe Acrobat（有料版）」

3つ目は、「Adobe Acrobat(有料版)」をご紹介します。

Adobe Acrobat

Adobe Acrobatの有料版では、PDFのWord変換が可能です。仕事でPDFをよく利用するという方には、日々の仕事を効率化するツールです。価格や新機能に関しては、公式サイトで最新の情報をチェックしてから導入すると安心です。

デスクトップに付箋メモができる「Simple Sticky Notes」

4つ目のご紹介は、メモアプリ「Simple Sticky Notes」です。

Simple Sticky Notes

こちらは非常にシンプルなメモで、まるで付箋のようにデスクトップ画面に貼り付けることができます。一時的なメモであれば、紙の付箋のほうが都合のいいときもあります。しかし、よく使う電話番号や、パスワードなどの長期間貼る必要のある付箋は、紛失の恐れがあります。また、単純に第三者に見られるという危険性も軽視できません。Simple Sticky Notesならそのような心配はなく、しかも紙の付箋のような感覚のままで使用することが可能です。

名刺で顧客管理ができる「Eight」

5つ目にご紹介するツールは、名刺で顧客管理ができる無料アプリ「Eight」です。

Eight

ビジネスパーソンの多くの方がたくさんの名刺の管理を持て余しているのではないでしょうか。Eigntを使えば、もらった名刺をスマホで撮影するだけで登録できます。また、AIにより取り込んだ名刺の画像の会社名や住所のテキスト化・リスト化も簡単に行えます。もちろん、手入力での修正も可能です。

Eightを活用すれば、直接対面して名刺交換する以外の方法でビジネスの新たな人脈づくりにも役立つでしょう。例えば、Eightユーザー同士が共通の知り合いを通じてアプリ上で名刺交換をしたり、Eightユーザー以外にもURLやQRコードを送信するだけで名刺情報を渡したりすることができます。

Eightは基本的に無料で利用できますが、月額480円を課金すれば名刺データをダウンロードして管理するなどのオプション機能を使用できるようになります。

簡単にファイル共有できる「セキュアSAMBA（有料版）」

6つ目は、中小企業からの支持を集めているオンラインストレージ「セキュアSAMBA（有料）」です。

セキュアSAMBA（有料）

複数人とメールでデータ送受信を頻繁にしていると、メールや添付ファイルが膨大になり、管理が難しくなります。セキュアSAMBAなら、インターネットを介して簡単にファイル共有・管理ができるので、どこからでもスムーズにデータのやりとりが行えるようになります。
クラウドタイプのアプリなので、スマホやPCといったデバイスを選びません。営業先や遠隔地のサテライトオフィス、リモートワーク中の自宅からでもアクセスできるので、業務効率化や柔軟な働き方などが実現します。
また予期せぬ事態が起こった際にも、時間と場所とデバイスを選ばず保管データにアクセスできるので、企業のBCPの観点からも有効なアプリです。

販売・受注・顧客など管理業務のすべてを効率化「楽楽販売」

最後に、クラウド業務改善ツール「楽楽販売」をご紹介します。

「楽楽販売」

販売管理、受発注管理、顧客管理など、管理業務は数が膨大になればなるほどExcelでは対応しきれなくなります。例えば、契約管理の場合だと、「契約内容の変更」「契約の更新」「解約」など、取引先や内容により、違った処理を行う必要があります。それらの内容を常に把握しつつ、請求書や契約更新案内を送付するとなると、かなりの労力がかかります。そのため、ときには人的ミスによって「すでに解約した取引先に請求書を送ってしまう」「契約内容を変更する前の書類を送付してしまう」などといった、間違った内容の書類を送付する可能性が考えられます。

そこで、クラウド業務改善ツール「楽楽販売」を導入すれば、それらの煩雑な業務を飛躍的に効率化することが可能です。まず、さまざまな管理情報を「楽楽販売」のデータベース上に集約し、情報を一元化することができます。一元化されたことにより、更新時期や契約の期間などを一目で確認でき、手間と時間が短縮されるメリットに加え、ミスを防ぐことも可能になります。また、アラート機能を使うことで、○ヶ月前など、任意のタイミングでアラート表示をすることも可能です。この機能を使えば、請求漏れや書類の発送忘れなどを防ぐことも可能になります。
他にも、ルーチンワークとなってしまっている契約書・請求書などの帳票類の作成や、契約更新済のフラグ変更もボタンを押下するだけで完了できるようになるなど、煩雑な業務を効率的に済ますことが可能になります。自動化によって業務に必要な時間や労力が短縮されることに加え、人的ミスも防ぐこともできます。「楽楽販売」というツールを導入することで、管理業務に関わる方の仕事、ひいてはその企業の仕事は劇的に改善することができるでしょう。

まとめ

今回は、PC作業を効率化するための5つのツールをご紹介しました。煩雑な日々の作業も、ツールをたった1つ導入することで劇的に効率化されることもあります。もし気になるツールがありましたら、ぜひ導入を検討してみてください。

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