購買管理システム10選を比較！便利な機能や導入時のチェックポイント

購買管理システムとは？

購買管理システムとは、購買に関するあらゆるデータの一元管理・最適化を実現するシステムです。システムで扱えるデータは、原材料・商品・備品・外注業務まで幅広く、これらを「いつ」「どこから」「いくらで」「どのような条件で」調達するかを一元的に管理できます。

また、購買管理の業務プロセス全体をシステム化すると、購買物品の発注・納品・支払に関する社内外の申請手続きを一気通貫して管理できるようになります。従来のエクセルによる管理とは異なり、業務効率化はもちろん、業務の属人化防止や調達コストの最適化なども実現できるでしょう。

エクセルの購買管理においてよくある悩みは、次の見出しで詳しく解説します。

購買管理については以下の関連記事でも解説しています。本記事と併せてお読みください。

関連記事はこちら　購買管理とは？5つの原則や効率化するポイントを紹介

エクセルの購買管理においてよくある悩み

購買管理の担当者の方は、エクセルを使用した購買管理業務で、以下のようなお悩みを抱えていないでしょうか。ここでは、よくあるお悩みと解決につながる購買管理システムの機能をご紹介します。

悩み①　購買データの入力や転記作業が手間

発注申請を作成する際、購買データ（取引先名、住所、発注内容など）を管理簿や申請書へ一つひとつ入力・転記するのは非常に手間がかかります。さらに、手入力や目視によるチェックでは人為的なミスが懸念され、購買・原価・支払の管理漏れや、発注書の記載ミスにつながるおそれがあるため注意しましょう。

悩み②　同じような内容で複数の部署がバラバラに発注している

部門ごとにバラバラに購買情報が管理されている場合、社内の管理方法が統一されず、かつ情報を速やかに共有できません。このように会社として購買情報を一元的に管理できないと、発注漏れや過剰発注などのトラブルにつながるおそれがあるでしょう。

悩み③　原価・コスト管理が不十分

原価・コストの管理が行き届かないと、月末や決算のタイミングになるまで、何にいくら使ったのかが見えにくくなります。購買計画と実際の発注金額を照合できず、予算オーバーに気づけないことがあるでしょう。また、業者別の取引実績や評価のデータが蓄積されていない場合は、適切な発注先も選定できません。

悩み④　会計・支払いを行う経理部門との連携がしにくい

事業部門と経理部門の情報共有が不十分だと、案件ごとの検収済み・未検収の状況を伝達できず、支払処理の遅延や誤りが懸念されます。場合によっては、経理担当者が案件ごとの検収状況を手作業で集計したり、確認したりしている企業もあるでしょう。

悩み⑤　承認や業務フローの統制が不十分

自社のルールに則った購買の承認フローが社内に浸透していない場合は、「承認の前に取引が進んでいる」といった不正発注につながるリスクがあります。不正な発注が常態化していると、監査で指摘を受ける可能性があるため注意が必要です。

関連記事はこちら　購買業務を楽にしたい…システム導入で解決できる課題やメリットをご紹介

購買管理システムを導入する際のチェックポイント

購買管理システムを導入する際は、6つのチェックポイントで各社のサービスを比較検討するとよいでしょう。

▼チェックポイント

各チェックポイントについては以下で詳しく解説していきます。導入を検討している購買部門の方は、ぜひ参考にしてみてください。

チェックポイント①　既存の業務フローに対応できるか

既存の業務フローに問題なくシステムを組み込めるかをあらかじめ確認しておきましょう。その際に重要なのは、カスタマイズ性の高さです。自社の業務に合わせてメニュー画面や承認フローを柔軟に調整できるシステムをおすすめします。自社の業務フローに合わないシステムを選ぶと、導入後に大幅なオペレーションの変更が生じるため注意が必要です。

チェックポイント②　業種や事業形態にマッチするか

「自社の業種・事業形態に特化した機能が搭載されているか」「商習慣に適した仕様となっているか」も重要なチェックポイントです。業界特有の見積もり形式や、原価の考え方、購買対象（有形or無形）の違いによって、適切な管理方法が変わります。例えば、以下は業種に特化した機能の具体例です。

▼具体例

このように、建設業・製造業・IT業の企業は、自社のビジネスに特化したタイプや、カスタマイズ性の高いタイプの購買管理システムを選ぶとよいでしょう。

チェックポイント③　他システムとの連携が可能か

購買管理システムを外部システムと連携させると、「受注→発注→会計→支払」までの業務の流れを一元管理することが可能です。既存の会計ソフト・ERP・受注管理システムなどと連携可能か確認しておきましょう。また、自動連携の可否や、エクスポート・インポートのファイル形式なども併せて確認しておくようおすすめします。

チェックポイント④　クラウド型かオンプレミス型か

購買管理システムは、インターネット経由で提供される「クラウド型」と、自社内にサーバーを設置し運用する「オンプレミス型」に大きく分けられます。

クラウド型とオンプレミス型には、それぞれ以下のような特徴があります。

【クラウド型とオンプレミス型の違い】

クラウド型とオンプレミス型は、システムを提供する仕組みが異なるため、コストや導入スピードに大きな違いがあります。クラウド型はオンラインでシステムを利用する仕組みで、初期費用・ランニングコストを抑えやすく、導入スピードが速いことが特徴です。一方、オンプレミス型は一から開発するため自社独自のシステムを作れますが、初期費用・ランニングコストが高く、導入に時間がかかる傾向にあります。

チェックポイント⑤　操作性は直感的で使いやすいか

直感的に操作しやすいUI・UXが採用されていて、現場の担当者が簡単に使えるシステムを選ぶことが大切です。操作性の高いシステムは、導入時の教育コストを抑えられ、現場に定着しやすいという魅力があります。システムの操作性をチェックするには、無料トライアルやデモを活用するとよいでしょう。実際の画面や機能に触れて、使用感を確認しておくことをおすすめします。

チェックポイント⑥　サポート体制は充実しているか

購買管理システムの導入前は、システム提供会社から運用提案や操作方法の案内などを受けられると安心です。また、運用開始後は問い合わせ対応やトラブルが起きた際の迅速な対応が求められます。特に初めてシステムを導入する場合は、長期的な視点で見て「導入前後」のサポートが充実しているかをチェックしておきましょう。充実したサポートによって業務が滞りにくくなり、スムーズな運用が期待できます。

おすすめのクラウド購買管理システム10選

ここでは、おすすめのクラウド購買管理システム10選を以下の4つの軸でご紹介します。

数あるサービスを比較検討して、自社の課題や目的に適したクラウド購買管理システムを見極めましょう。

【業務効率化・業務フローの統制】に特化したシステム

業務効率化・業務フローの統制に特化したシステムは、中堅～大規模で部門数・関係者が多い企業に適しています。また、稟議・承認フローの属人化解消を目指す企業や、内部監査や法令遵守の強化を目指す企業におすすめです。

• 「楽楽販売」

「楽楽販売」は、自動化・効率化の機能によって、販売管理の業務プロセス全体をラクにするクラウド型のシステムです。見積もり管理・受注管理・請求管理・発注管理を含む、幅広い業務を効率化し、情報の一元管理を実現します。また、「楽楽販売」には以下のような魅力があります。

• 魅力①豊富な効率化機能を搭載
  ワンクリックで発注書を作成する機能や、発注データを受注案件に紐づけてリアルタイムで可視化する機能が搭載されています。便利な機能で購買管理の業務効率化や情報共有の強化に貢献します。
• 魅力②柔軟なカスタマイズが可能
  クラウド型のシステムでありながら、カスタマイズの柔軟性の高さが魅力です。あらゆる業種や事業形態のビジネスに合わせて、マウス操作でご自身にて自社仕様にカスタマイズいただけます。
• 魅力③充実したサポート体制
  導入前から運用まで一貫したサポートをご用意しています。経験豊富なパートナーが、設定や運用のアドバイスをいたします。初めてのシステム導入にもおすすめです。

「楽楽販売」の詳細は以下のページからご覧いただけます。担当者の方は、お気軽にお問い合わせください。
「楽楽販売」について詳しくはこちら

• 「intra-mart Procurement Cloud」

「intra-mart Procurement Cloud」は、適切な価格・条件での調達を支援する、クラウド型調達・購買システムです。内部統制やガバナンス強化に貢献し、企業の利益を最大化します。
「intra-mart Procurement Cloud」について詳しくはこちら

• 「購買管理プラットフォーム」

「購買管理プラットフォーム」は、間接材調達や購買業務を最適化する購買管理システムです。間接材の購買業務を統合管理し、最適化する機能が充実しています。
「購買管理プラットフォーム」について詳しくはこちら

【コスト最適化・一元管理】を実現するシステム

コスト最適化・一元管理を実現するシステムは、「支出が分散して無駄が多い」「部署間で仕入れ条件にばらつきがある」といった課題を解消したい企業に適しています。

• 「Leaner購買」

「Leaner購買」は、間接材購買のDX推進に役立つ機能を搭載した次世代の購買管理システムです。購買プロセスと購買データの一元管理を実現できます。
「Leaner購買」について詳しくはこちら

• 「PROCURE SUITE」

「PROCURE SUITE」は、調達部門のコストや工数削減に貢献する調達支援システムです。調達プロセスの可視化やコンプライアンス強化の効果が期待できます。
「PROCURE SUITE」について詳しくはこちら

【導入と運用しやすさ】に特化したシステム

導入前後の運用しやすさに特化したシステムは、専任の情報システム担当がいない（または少ない）企業や、初めて購買管理システムを導入する企業、少人数で効率的に運用したい企業におすすめです。

• 「楽々ProcurementII」

「楽々ProcurementII」は、業界や業種を問わずに使いやすい購買管理システムです。専任のコンサルタントによる支援を受けながら導入・活用を進められます。
「楽々ProcurementII」について詳しくはこちら

• 「パーチェスワンクラウド」

「パーチェスワンクラウド」は、内部統制強化と業務効率化の双方を実現する、間接材購買管理システムです。使いやすさにこだわった設計で、マニュアルに頼らず直感的に操作できます。
「パーチェスワンクラウド」について詳しくはこちら

• 「トラミル」

「トラミル」は、デジタル購買へのシフトを支援する購買統制クラウドです。誰でも簡単に使える操作性が魅力で、購買業務のシステム化やペーパーレス化を実現できます。
「トラミル」について詳しくはこちら

【多階層明細・工程管理などの業種特性】に特化したシステム

業種特性に特化したシステムは、製造業・建設業・卸売業など業務構造が複雑な企業におすすめです。また、工程単位で進捗やコストの管理が必須なケースや、会計・在庫・生産と連携した一体型システムを求めるケースにも向いています。

• 「アラジン オフィス」

「アラジン オフィス」は、パッケージ型の販売・購買・在庫管理システムです。海外企業との輸入・輸出に特化した貿易管理や、製造業向けの生産管理など、さまざまなオプション機能が用意されています。
「アラジン オフィス」について詳しくはこちら

• 「SMILE V 2nd Edition 販売」

「SMILE V 2nd Edition 販売」は、業種・業界特化のテンプレートを搭載した販売管理システムです。商品内訳の管理やロット管理をはじめとして、オプション機能で業種・業態ごとのニーズに対応できます。
「SMILE V 2nd Edition 販売」について詳しくはこちら

購買管理システムにおいてよくある質問

最後に、購買管理システムに関するよくある質問とその回答をご紹介します。導入前に気になる疑問を解消しておきましょう。

Q. ERPとは購買管理システムのことですか？

A.ERPと購買管理システムはそれぞれ異なるものです。ERPとは企業の経営資源を一元管理する経営手法やシステムのことで、購買管理システムとは対応する業務範囲に違いがあります。購買管理システムの対応業務は、主に調達業務・購買業務などです。一方、ERPは購買管理システムの対応業務に加えて、販売・生産・会計などのさらに幅広い業務に対応しています。

ERPについて詳しくは以下の記事をご覧ください。

関連記事はこちら　ERP（ERPパッケージ）のメリットとは？目的・導入効果をご紹介

関連記事はこちら　ERPと販売管理システムどちらを導入する？違いやメリット・デメリット

Q. 導入費用の相場はいくらですか？

A.購買管理システムの初期費用は、クラウド型で数10万～、オンプレミス型で数100万円〜が目安です。オンプレミス型では、一からシステム開発を行ったり、サーバーやネットワーク機器の購入・設置を行ったりするため、一般的に導入費用が高額になる傾向にあります。

「楽楽販売」では初期費用150,000円～、月額費用70,000円～にてご用意しております。
※価格はすべて税抜表示です。
詳しくは料金プランをご覧ください。
＞＞「楽楽販売」の料金プラン

Q. 導入までにどれくらい時間がかかりますか？

A.購買管理システムの導入期間は、クラウド型で数日〜数週間、オンプレミス型で数カ月〜1年程度が目安です。クラウド型は、既存のシステムをインターネット経由で利用する仕組みのため、導入スピードが速いという特徴があります。

「楽楽販売」ではお問い合わせから5つのSTEPで運用開始可能です。
詳しくは下記ページにて導入・運用開始までの流れをご覧ください。

＞＞導入・運用開始までの流れを確認する

購買管理業務の課題は専用システムで解決しましょう！

ここまで、購買管理システム10選や、サービスを比較検討する際のチェックポイントなどを解説しました。

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※：2024年12月時点

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「楽楽販売」の導入事例は、以下のページからご覧いただけます。購買管理業務の課題をどのように解決できるのか、他社の事例をぜひ参考にしてみてください。
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