見積書作成・管理ソフト14選！導入時にチェックするべきポイントとは

見積書作成・管理ソフトとは？

見積書作成・管理ソフトとは、見積書を効率的に作成および管理するためのツールです。
従来、手作業で行われていた見積書作成は、時間がかかるうえ、入力ミスなどのリスクもありました。こうした課題を解決するために、見積書作成・管理ソフトには業務の効率化と精度向上を叶える多彩な機能が搭載されています。

例えば、「事前に登録した項目を自動で見積書に転記する機能」「商品・サービスの価格を自動で計算する機能」「取引先へ送付した見積書を管理する機能」などです。これらの機能により、「作業時間の大幅な短縮」「業務負担の軽減」「赤字リスクの低減」などさまざまな効果を期待できます。ソフトの導入メリットや解決できる課題などについて詳しくは後ほど解説します。

また、見積書や見積もり管理の基礎知識については以下の関連記事で解説しています。本記事と併せてぜひチェックしてみてください。

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見積書作成・管理ソフトの導入によって得られる効果

見積書作成・管理ソフトを導入すると、「業務の効率化」や「ミスの防止」といった効果を期待できます。手作業による見積もり作成でお悩みの担当者の方は、ソフト導入後によってどのような効果を得られるのか詳しく確認してみましょう。

業務の効率化

見積書作成・管理ソフトには、見積もり業務の担当者や経理担当者の負担を軽減する機能が充実しています。自動入力・自動計算によって書類作成を効率化できるほか、検索機能を使えば、過去の見積書を探すのもラクにできるでしょう。また、ソフトによっては見積書を発注書・納品書・請求書へ自動変換できるため、「見積もり→受注→納品→請求→会計」の一連の流れを大幅に効率化することが可能です。

記載ミスの防止

見積書作成・管理ソフトの自動計算機能を活用すれば、手作業で計算をする必要がなくなり、人為的なミスが削減されます。また、フォーマットを使うと発行する見積書の体裁や記載項目が統一されるので、チェック作業の効率が高まり、重要な項目を見落とすリスクを抑えられるでしょう。

業務の標準化

見積書作成・管理ソフトのフォーマットを使って書類を作成すると、社内で発行する帳票の形式を統一することが可能です。担当者ごとのばらつきがなくなり、見積もり業務の属人化を解消できます。また、複雑な見積もり作業を自動化できれば、担当者のスキルを問わずに書類を発行できるようになります。

リードタイム短縮

見積書作成・管理ソフトで見積もり業務全体をシステム化すると、見積書発行までのリードタイム短縮が期待できます。見積書の作成から承認までをオンラインで完結できるため、作成や承認の作業が迅速になり、リードタイム短縮につながります。提案スピードが速まり、顧客満足度の向上、ひいては受注率アップも期待できるでしょう。

赤字リスクの低減

見積書作成・管理ソフトで社内の情報を一元管理することで、赤字リスクを低減しやすくなります。見積もり段階における収支を把握できるため、契約締結前に適切な価格設定を行い、必要に応じて軌道修正が可能です。利益率の悪化を速やかに察知し、データに基づいた経営判断を実現できます。

ソフトで解決できる見積書作成・管理の課題

ここまで見積書作成・管理ソフトを導入するメリットをご紹介しました。続いて、ソフト導入によって解決できる課題を具体的に解説していきます。

課題① 作成・提出に時間がかかる

見積書を作成する際に、「企業名」「担当者名」「住所」「商品・サービス名」などの項目を一つひとつ手入力すると、多くの時間と手間がかかります。また、手入力した部分が多いと、作成した見積書の社内チェック・上長承認にも時間がかかるでしょう。

⇒そんな課題は…「過去の見積もり検索・コピー機能」「見積もり自動作成機能」「承認管理機能」で解決！

課題② 内容の記載ミスが起きている

作成した見積書に商品・担当者名などの記載ミスがあると、差し戻しによる二度手間が発生してしまいます。さらには、税額や割引率が不適切だったり、数量や金額が誤っていたり、計算が間違っていたりすると、正確な見積もり金額を出せなくなってしまいます。重要な内容の記載ミスには、特に注意が必要です。

⇒そんな課題は…「金額自動計算機能」「商品・担当者などのマスタ登録機能」で解決！

課題③ フォーマットが統一されていない

担当者ごとに提出する見積書の形式にばらつきがあると、重要な記載項目の抜け漏れが懸念されます。例えば「書類の発行日」「通し番号」「有効期限」のように、取引の証明に必要な情報が抜け落ちてしまうリスクがあります。自社の信頼性に関わるため、社内でフォーマットと統一するのが望ましいでしょう。

⇒そんな課題は…「テンプレート管理機能」で解決！

課題④ 見積もり段階での収支把握がしづらい

見積もりと原価情報の紐づけができていない場合は、見積もり段階でリアルタイムな収支を把握できません。原価管理に遅れが生じ、赤字のリスクを抱えた状態となってしまいます。プロジェクトの赤字を防ぐためにも、現状を分析しデータに基づいた経営判断ができると理想的です。

⇒そんな課題は…「原価連携機能」で解決！

見積書作成・管理ソフトを導入する際のチェックポイント

見積書作成業務に専用ソフトを導入するときは、以下のポイントで自社に適したサービスを選びましょう。

▼チェックポイント

5つのチェックポイントについて詳しく解説していきます。

チェックポイント① 既存の運用体制とのマッチ度

ソフトに搭載された見積書のフォーマットや承認フローが、自社のオペレーションに適しているかをチェックしましょう。

例えば「金額が30万円以上の見積書は上位者の承認を得る」というルールがある企業では、ソフトの承認フローで金額によって必要な承認者が分岐する設定ができるか確認しておく必要があります。

運用体制に合わない場合は、導入後に業務の流れを変更する負担が生じてしまうため注意しましょう。悩んだら、自社のオペレーションに合わせて柔軟にカスタマイズできるソフトを選ぶことがおすすめです。

チェックポイント②　業界や商材との相性

業界特有の見積もり方法や、商材の特性に合わせて見積もり業務ができるかチェックしましょう。業界・商材によって料金体系や取引のスタイルが大きく異なるため、自社のビジネスに特化した機能が備わったソフトを選ぶことが重要です。

特に、製造業・建設業・IT業では見積もりの構成内容が複雑になりやすく、複数の料金体系が混在する場合があるため、ソフトとの相性をしっかりとチェックしておきましょう。具体的には「フェーズ別・タスク別に金額を分けて記載できるか」「数量割引やキャンペーン適用欄があるか」「工種別分類や多階層明細に対応できるか」といったポイントをご確認ください。

チェックポイント③　操作のしやすさ

導入後に現場へソフトを定着させるためには、事前に操作のしやすさをチェックしておくことが大切です。無料トライアルやデモを利用して、現場の担当者に操作感や機能の使い勝手を確認してもらうとよいでしょう。誰でも直感的に使えるUI・UXが採用されているソフトは、日々の業務でストレスなく使いやすいといえます。また、操作画面やメニューのカスタマイズ性が高いソフトを選ぶことも現場に定着させるうえで重要なポイントです。

チェックポイント④　他システムとの連携性

見積書作成・管理ソフトを既存の業務システムとデータ連携させることで、さらなる業務効率化が期待できます。外部システムに登録されたデータを自動で取り込むことで、二重入力の手間とミスをなくすことが可能です。すでに導入している会計ソフト・販売管理システム・ERPなどと連携できるか確認しておきましょう。

チェックポイント⑤　サポート体制の充実度

見積もり業務にソフトを導入する際は、導入前から運用まで手厚いサポートを受けられると安心です。特に初めてのソフト導入の場合は、現場の疑問や不安を解消し、スムーズな運用環境を整備する必要があります。そのためにも、「わかりやすい操作マニュアルが提供されているか」「ヘルプデスクに電話やメールで問い合わせできるか」「経験豊富な担当者から支援を受けられるか」などのポイントをチェックしておきましょう。

おすすめの見積書作成・管理ソフト14選

見積書作成・管理ソフトの選び方には、「導入目的で選ぶ方法」「業界・業種に合わせて選ぶ方法」などがあります。ここでは、導入目的別、業界・業種別におすすめのソフト14選をご紹介します。

＜導入目的別＞

導入目的に合わせてソフトを選ぶ方法です。導入後のミスマッチを防止するために、自社の目的に適したソフトを選定しましょう。

①見積もり作成から承認・管理までワンストップで完結できるタイプ

見積書発行までのリードタイムを短縮させたい企業や、承認作業をスムーズにしたい企業におすすめのタイプです。

②シンプルなUIで発行負担を軽減できるタイプ

導入・運用がしやすく、見積書作成の手間を削減したい企業におすすめのタイプです。

③見積もりだけでなく受注や請求も管理できるタイプ

一連の業務をまとめて管理したい企業におすすめのタイプです。

＜業界・業種別＞

業界・業種の商習慣に合わせてソフトを選ぶ方法です。自社の業界・業種に対応したソフトから選択しましょう。

①建設業向け

建設業では、工種別分類や多階層明細など特有の複雑な見積もりへ対応できるかがポイントです。

②製造業向け

製造業では、部品構成管理やロット管理の内容を見積もりへ反映できるかがポイントです。

③IT・WEB制作業向け

IT・WEB制作業では、プロジェクト単位・フェーズ単位での見積もりや、無形商材特有の要件に対応できるかがポイントです。

④サービス業（コンサルティング、士業など）向け

サービス業では、多様な料金体系（時間単価計算、定額制・従量課金制など）へ対応できるかがポイントです。

⑤小売・卸売業向け

小売・卸売業では、数量割引・セット販売・キャンペーン適用へ対応できるか、在庫管理・顧客管理と連携できるかがポイントです。

見積書作成・管理ソフトで業務課題を解決しましょう！

ここまで、見積書作成・管理ソフト14選をご紹介しました。見積もり業務に特化したソフトを導入すると、業務効率化や人為的なミスの削減をはじめとしたさまざまな効果がもたらされます。

なかでもクラウド型販売管理システム「楽楽販売」は、見積もり作成から承認・管理までの業務プロセス全体を効率化できることが魅力です。幅広い用途・業種で導入実績があり、業務課題の解決に貢献します。

例えば、ある導入企業様の事例では、1日3時間かかっていた入力作業がたったの10分に短縮されました。また、業務の標準化やデータの一元管理を進めたことで、業務効率が大幅にアップした導入企業様の事例もあります。

「楽楽販売」の導入事例は、以下のページからご覧いただけます。見積書作成・管理ソフトを比較検討している担当者の方は、ぜひ自社の課題と似ている事例を参考にしてみてください。
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