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請求管理業務とは?仕事の流れと課題、システム導入のメリット

請求管理業務とは?仕事の流れと課題、システム導入のメリット

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
取引先へ商品やサービスを提供した際は、正確に代金を回収する必要があります。そのために重要なのが、適切な請求管理業務を実施することです。しかし、請求管理業務の内容は煩雑なため、手作業や目視のみでは負担が大きい上、思わぬミスを招いてしまうこともあります。業務にまつわる課題を改善するには、どのような方法で対策すればよいのでしょうか。今回は、請求管理業務の基礎知識や基本の流れ、起こりやすい課題、効率化のポイントなどを解説します。

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この記事の目次

    請求管理業務とは?

    請求管理業務とは、取引が発生し受注してから、代金を回収するまでの一連の業務のことです。請求書発行や送付、契約状況の管理、会計処理など、さまざまな業務が該当します。さまざまな取引先と交わした取引内容をそれぞれ正確に管理し、ミスなく請求することが求められます。

    請求方法には、「都度請求」と「掛け売り請求」の2種類があります。都度請求とは、取引が完了するたびに請求を行う方式です。一般的に、取引が初めての相手や、単発での取引になる相手などに行います。

    掛け売り請求とは「締め請求」とも呼ばれる方式で、取引先と設定した締め日に合わせて請求します。締め日までの代金を一気にまとめられるため、複数回の取引があっても効率的に請求できます。継続して取引する相手に行うのが基本です。

    請求管理業務の流れ

    以下では、請求管理業務の手順を解説します。基本的な流れを確かめておきましょう。

    Step1.請求の締め切り

    請求を締めて内容を確定させます。掛け売り請求の場合は、顧客ごとに前月から今月締め日までの取引を集計します。

    Step2.請求書の発行・送付

    確定した内容に応じて請求書を発行します。取引先の希望によって記載する情報が変わることもあります。

    請求書作成が完了したら取引先へ発送します。書類形式で郵送する場合もあれば、PDF形式などでメール送信したり、クラウド上でデータを送付したりする場合もあります。

    Step3.入金確認

    取引先からの入金があったら、「入金額と請求額が一致しているか」「指定の入金期日までに入金されているか」などを確かめます。不備があった場合は速やかに対応する必要があります。

    Step4.入金消込

    入金確認が済んだら、消込作業を行います。取引先別にまとめた売上債権のリストを作成しておき、入金が済んでいるものから消していきます。

    関連記事はこちら 売掛金の入金消込とは?業務の流れやよくある課題・解決方法

    ここまで大きく4つのステップに分けてお伝えしましたが、実際の書類作成や発送作業では他にも細かな業務がたくさんあり、時間と手間がかかります。業務フローに多くの工数がかかって課題となっているケースが少なくありません。

    請求管理業務におけるよくある課題

    特に契約形態や取り扱いサービスが複数あったり、取引先が増えてきたりすると請求管理業務は煩雑になりがちです。ここでは、請求管理業務で起こりやすい課題をご紹介します。

    確認作業が煩雑で手間がかかる

    請求管理業務は正確さが求められる一方、確認する内容が多く、作業負担が大きいのが難点です。請求書の記載内容に間違いはないか、発行・送付漏れはないか、入金額に誤りはないかなどを、一つひとつチェックする必要があります。納品書や管理表と照合してしっかりと確認するため、取引先が多いほど手間もかかってしまうでしょう。

    記載内容・送付の抜け漏れが起こり得る

    請求管理業務では、請求書作成時の記載内容の抜け・漏れや送付ミスなど、さまざまなトラブルが起こり得ます。企業の信頼に関わるため、こういったミスは防がなくてはなりません。ただし、手作業で管理業務を行っていれば、どれだけ気をつけていてもヒューマンエラーが起こってしまうものです。送付前にミスを発見し、抜け漏れを防ぐための仕組みを整えることが大切です。

    業務が属人化しやすい

    請求管理業務は専門性が高く、属人化するケースが見られます。そのため、経理担当者の異動や退職などによって、業務が滞ってしまう可能性がある点に注意が必要です。例えば、担当者がエクセルで組んだマクロで管理業務を行っていた場合、しっかりと引き継ぎできなければ同じ作業ができなくなってしまうことがあるでしょう。

    属人化を防ぐためには、幅広い従業員が簡単に扱えるようなシステムを導入すると効果的です。誰でも同じ品質で作業できるようになれば、担当者が変わってもスムーズに業務を遂行できます。

    請求書の控えの保管が面倒

    請求書の控えは長期間保管することが義務付けられています。電子帳簿保存法において、法人の場合は基本7年(最長10年)、個人事業主の場合は原則5年(最長7年)の保管が必要です。※紙の請求書の場合、ファイリングなどの手間やコストがかかります。電子データの場合は改正電子帳簿保存法の保存要件を満たす形で保存する必要があります。各種条件を満たしながら保管するため、管理の手間が増えてしまうこともあるでしょう。

    参考:「No.5930 帳簿書類等の保存期間」(国税庁)

    関連記事はこちら 請求書管理や整理方法の基本とは?発行側・受領側それぞれの対応

    請求管理業務を効率化するには?

    請求管理業務を効率化するためには、アウトソーシングや発行システムによる電子化などを検討することがおすすめです。それぞれの方法について解説します。

    アウトソーシングを活用する

    経理業務の一部を外部業者へ委託することで、業務効率向上を実現できます。請求内容のダブルチェックやデータ入力など、単純な業務であれば委託しやすいでしょう。アウトソーシングを活用する場合、ある程度のコストが発生する点には留意が必要です。請求書の発行枚数が非常に多く、人的リソースが不足している企業には向いている方法だといえます。なお、アウトソーシングでは社内の重要情報を社外に持ち出すことになるため、情報漏えいのリスクが存在することを理解しておきましょう。

    請求管理システムを導入する

    請求管理に関する課題を解決するために、請求管理システムを導入するのもおすすめです。当月の請求対象や請求金額の抽出、請求書の発行や送付などを自動化し、請求データを効率的に管理できるようになります。請求データを可視化した上で共有しやすくなるため、属人化防止にもつなげられるでしょう。ヒューマンエラーを防ぎ、請求漏れなどのミスを回避することもできます。改正電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応したシステムなら、自動的に制度に対応した請求管理が行えることもメリットです。

    請求管理システムは、導入費用が比較的安いことも魅力です。料金プランによって毎月の支払い額は異なるため、各製品を比較検討してみましょう。

    また、アウトソーシングの場合はイレギュラーな申請に対して柔軟に対応できないケースがあります。自社の従業員が操作するシステムであれば、ケースバイケースでの対応を行いやすいことも強みといえるでしょう。

    関連記事はこちら 請求業務を効率化するには?請求管理システム導入のメリットをご紹介

    請求管理業務を効率化するなら「楽楽販売」がおすすめ!

    請求管理業務は、取引が発生してから代金回収までの間に行われる一連の業務を指します。正確性が求められますが、作業内容が複雑になることもあり、人的ミスを招きやすいことがデメリットです。業務が属人化しやすいことも特徴で、担当者の負担が大きくなってしまうこともあります。便利な専用ツールを導入すれば、上記の問題を解消して請求管理業務を効率化できるでしょう。

    請求管理システムを導入するなら、クラウド型販売管理システム「楽楽販売」がおすすめです。企業それぞれの規定に応じてカスタマイズし、請求金額の計算や締め処理を実行できます。見積書や納品データなどからワンクリックで情報を自動転記でき、効率を高めながらミスを防ぐことも可能です。請求書フォーマットも複数登録できるほか、計上タイミングも自由に設定できます。また、請求管理業務に限らず、販売管理の業務全般が自動化できることも大きな魅力です。実際に導入し、請求管理にかかわる業務時間・コストを大幅に削減した事例を資料に掲載しています。詳細については下記からお申し込みください。

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