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見積書と請求書とは?役割や記載事項、発行タイミングの違い

見積書と請求書とは?役割や記載事項、発行タイミングの違い

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
ビジネスシーンでは、企業間で正確に取引を行うために、発注側・受注側ともに多くの書類を発行しています。なかでも、受注側が取引の都度発行する「見積書」や「請求書」には、どのような役割があるのでしょうか。ここでは、普段から見積書や請求書を発行、管理する担当者の方へ向けて、見積書と請求書に関する基礎知識を解説します。

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この記事の目次

    見積書や請求書を発行するタイミング

    まずは、ビジネスシーンで見積書や請求書が発行されるタイミングを確認してみましょう。一般的な取引では、以下の流れで見積書および請求書が発行されます。

    ▼一般的な取引の流れ

    1.見積書の提示
    【受注側】
    受注側が依頼を受けたら、見積書を発行する。
    2.発注
    【受注側・発注側】
    発注側が見積書を確認し、両者間で契約が成立したら、正式に発注が行われる。発注側が発注書(注文書)を発行する場合がある。
    3.商品(納品書)の納品
    【受注側】
    受注側が商品を納入する。必要に応じて納品書を発行する場合がある。
    4.商品の検品
    【発注側】
    発注側が納品物を検品し、問題がなければ検収完了を通知する。必要に応じて検収書を発行する場合がある。
    5.請求書の発行
    【受注側】
    受注側が請求書を発行する。発注側は、請求書の内容に基づいて代金を支払う。受注側は入金後に領収書を発行する。

    見積書と請求書は、いずれも受注側が発行する書類です。一般的な取引では、契約前に見積書を発行し、納品物の検収完了後に請求書を発行します。このほかにも受注側が発行する書類として、商品を納品する際に発行する納品書や、発注側からの入金確認後に発行する領収書などが挙げられます。一連の流れでは複数の書類を発行する手間がかかりますが、いずれも取引が正確に行われたことを証明するために欠かせない、重要な書類だといえるでしょう。

    見積書と請求書の違い

    ビジネスシーンで受注側が発行する見積書と請求書には、それぞれどのような役割があるのでしょうか。見積書と請求書の特徴や役割を解説します。経理部門のご担当者様は、違いを把握しておきましょう。

    見積書

    見積書は、契約前の両者の合意形成を目的として、受注側が発行する書類です。主に具体的な取引内容および見込額が記載されています。

    役割

    見積書は、発注側が取引内容を確認し、発注を検討する目的で用いられます。そのため、受注側は見積書の記載内容を元に発注側との交渉を進めていくことになります。あらかじめ見積書によって両者の認識を確認しておくことで、受注側は支払い時のトラブルを避けやすくなるでしょう。その一方で、発注側にとっての見積書には、不正な請求を予防する意味合いもあります。契約前の与信調査の一環としても見積書が用いられています。

    見積書の主な記載事項

    • 見積書の発行日
    • 取引内容(サービスや商品名)
    • 数量
    • 単価
    • 合計金額
    • 納期予定日
    • 見積書の有効期限
    • 発注側の会社情報
    • 受注側の会社情報

    請求書

    請求書は、受注側が取引完了後の代金回収を目的として発行する書類です。実際の取引にかかった金額を記載します。発注側は請求書を受け取り、記載された支払期限までに金額を支払います。

    役割

    請求書には、取引で発生した商品やサービスに対する報酬を、文書をもって確定させる役割があります。両者間の取引を証明し、支払いに関するトラブルを予防するために欠かせない重要な書類です。例えば、請求書には基本的に支払期限が記載されており、受注側が書類を発行すると期日までに請求金額を支払わせる権利が発生します。万が一、未払いが発生した場合、受注側は発注側に対して支払いを求めることが可能です。

    請求書の主な記載事項

    • 請求書の発行日・受注側の会社情報
    • 発注側の会社情報
    • 取引内容(サービスや商品名)
    • 数量
    • 単価
    • 支払期限
    • 振込先

    見積書と請求書に関する気になる疑問

    請求業務では、正確に手続きを行ううえで、以下の疑問でお悩みのご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、経理業務でよくある見積書と請求書に関する疑問と回答をご紹介します。

    見積書と請求書の金額が異なるときはどうすれば良い?

    取引の状況次第では、見積書と請求書の金額が一致しないケースも起こり得ます。例えば、見積書を発行した時点と大きく状況が変わり、当初よりもコストが値上がりしたり、予期せぬ追加費用が発生したりする可能性が考えられるでしょう。こうした場合、受注側は書類作成前に発注側へ申し出て、依頼主の合意を得てから金額の異なる請求書を発行する必要があります。一方、発注側が見積書と請求書の金額の違いを発見した場合は、支払い前に受注側へ問い合わせを行い、金額が異なる理由を確認することが大切です。その後は同様に、再び両者で合意形成を行ってから代金を支払いましょう。

    見積書と請求書はいつまで保管する必要があるの?

    見積書と請求書は証憑書類(=取引の事実を証明する書類)に該当するため、法律で一定期間の保存が義務付けられています。法人の場合は、原則7年の保存が必要です。個人事業主の場合は、原則5年の保存が必要となります。ただし、個人事業主でも消費税の課税事業者の場合は、法人と同様に原則7年の保存が必要となるのがポイントです。フリーランスで仕事をしている人でも、前々年の課税売上高が1,000万円を超えると消費税課税事業者とみなされます。これらの注意点を押さえたうえで、適切に書類を保管しましょう。

    電子データで作成・受領した見積書や請求書は紙に変換して保存する必要がある?

    見積書と請求書などの帳票を電子データで作成・受領した場合は、電子データの状態で保存しなければなりません。帳簿書類の保管に関するルールは、「電子帳簿保存法」によって定められています。例えば、メールやクラウドからダウンロードした見積書や請求書は、電子データの状態での保存が必須です。さらに、これらのデータを保存する条件として、改ざんを防止すること、速やかに検索できること、ディスプレイやプリンターを備えることなどが求められます。なお、郵送などの方法でやり取りした紙の見積書や請求書に関しては、電子データ化する必要はありません。

    令和5年12月31日までは、電子データで作成・受領した場合も、印刷して保存しスムーズに税務調査へ対応できる状態を整えていれば問題がないとされています。ただし、令和6年1月以降は電子データでの保存が必須となるため、早めに電子帳簿保存法に対応したシステムやツールを導入し、社内環境を整備しておくと安心です。

    関連記事はこちら電子帳簿保存法改正って何?経理処理において変わることをアップデートしよう | 「楽楽販売」

    見積書と請求書は専用システムで管理して効率化を!

    ここまで、見積書と請求書の役割や記載事項などの基礎知識を解説しました。電子帳簿保存法の改正を受けて、経理業務を電子化する企業が増えています。専用システムで見積書・請求書作成を行えば、複雑な計算や書類の管理の手間を削減して、経理部門の業務効率化が期待できるでしょう。さらには、ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。

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