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発注管理システムとは? 導入メリットや選び方をくわしく解説!

発注管理システムとは? 導入メリットや選び方をくわしく解説!

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
発注管理システムとは、発注から納品までの作業を一括して管理できるシステムのことです。発注業務は取引先によって商品や単価が異なるため、人的ミスの発生リスクが高い傾向にあります。しかし、発注管理システムを導入すれば、これまでの作業を自動化し、人的なミスを未然に防ぐことができるでしょう。本記事では、発注管理システムについて、また導入のメリットについて詳しく紹介します。

この記事の目次

    発注管理システムとは?

    発注管理システムとは、発注から納品までの作業を一元的に管理できるシステムのことです。

    そもそも発注とは、取引先に商品やサービスの提供を依頼する業務のことで、その発注方法は、業種や職種、企業によって異なります。発注だけでなく、在庫の補充や在庫状況の把握、発注先の選定などをおこなう管理作業も重要な業務です。

    かつては多くの企業でExcelやFAX、電話などを使って発注業務をおこなっていました。項目ごとに手入力をしなければならないため、人的ミスを引き起こしやすく、経営に大きな影響を与えてしまうリスクもあったでしょう。

    発注管理システムでは、ボタン1つで情報を転記したり、自動で発注書の作成ができたりなど、ルーチン業務を「自動的」できるため、人的ミスの防止にも役立ちます。また、あらゆる情報を一括管理しているため、収支をリアルタイムで把握したり、発注履歴を案件ごとに紐づけて参照できたりと、業務効率のアップも可能です。

    発注管理の流れ

    次は発注管理の流れを見てみましょう。発注管理の具体的なフローは以下の通りです。

    1. 購買依頼書の作成
    2. 発注方式の決定
    3. 仕入れ先の選定
    4. 注文書の作成・送付

    それぞれ詳しく解説します。

    購買依頼書の作成

    購買依頼書とは、発注業務に必要な情報をまとめた書類のことです。購買依頼書には、以下のような内容を記載します。

    • 発注する目的
    • 商品名
    • 個数
    • 納期
    • 納入場所

    在庫管理者は、補充するべき商品や材料がある場合、購買依頼書を作成し、購買担当者に依頼します。購買依頼書には、商品や材料の「個数」や「納期」も記載するため、現時点での在庫数や月単位で必要な個数などの情報も必要です。双方の認識を一致させるためにも、事前に確認方法を統一しておくと良いでしょう。

    発注方式の決定

    次に発注方法を決めます。主な発注方法には、以下の2種類があります。

    1.定期発注方法

    定期発注方法とは、隔週や毎月など、事前に決めたタイミングで、定期的に発注をかける方法です。定期発注方法は、発注時期が決まっているため、発注のスケジュールを立てやすいというメリットがあります。一方、発注量の見極めを誤ると過剰在庫になる可能性があるため、在庫数を正しく管理できる体制を構築しておくことが重要となります。

    2.定量発注方法

    定量発注方法とは、在庫数がある一定の数を下回ったときに発注する方法です。発注する量が決まっているため、需要の予測を立てる必要がないというメリットがあります。しかし、需要が増減した場合、すぐに対応できないことも多いので注意が必要です。主に需要変動が少ない商品に使用されます。

    発注方法は、商品の特性や需要に適した方式を選択します。在庫管理や需要の見極めを誤ると、大きな損失を生んでしまうので注意しましょう。

    仕入れ先の選定

    次は購買依頼書の情報をもとに、適切な仕入れ先を選定します。過去に取引がある企業を中心に選定する場合もあるため、過去の発注履歴を把握しておくことが大切です。

    さらに、仕入れ先の選定では、複数の企業に見積もりを依頼します。企業によっては「小ロットの案件は受け入れていない」「大量受注に対応できない」などの条件がある場合があるため、複数の候補を上げておくことでトラブルを回避できます。発注方式や発注量に合わせて、最適な仕入れ先を選定するのも重要なポイントです。

    発注書の作成・送付

    発注する準備が整ったら、発注書(注文書)を作成します。

    発注書とは、取引先に商品や製品を発注したり、サービスの提供を発注したりする際に作成する書類です。取引によっては、発注書を発行せず、電話やメールで発注を依頼するケースもありますが、トラブルを未然に防ぐためにも、きちんと発注書を発行しましょう。

    内容に問題がなければ、メールやFAXで発注書(注文書)を送付します。

    発注管理の方法

    発注管理の方法は、企業によって異なります。主な管理方法として「Excel・スプレッドシート」と「発注管理システム」などが挙げられます。それぞれの発注管理の方法について詳しく解説します。

    Excel・スプレッドシート

    Excel・スプレッドシートでも、発注データを一覧化して状況を管理することが可能です。PCがあればたいていの場合はすぐに作成できるため、多くの企業で活用されています。自社の管理方法に合わせてカスタマイズでき、運用しながらブラッシュアップしていくこともできます。

    一方、ベースとなるフォーマットを一から作らなければいけないため、Excelに関する基礎的な知識が必要です。そもそもフォーマットに組み込んだ数式が間違ってしまえば上手くデータが反映されず、ミスにつながってしまうので注意しましょう。

    また、あらゆる情報の更新を手入力しなければいけないため、人的ミスが起こるリスクもあります。正しく管理するためには、ミスがないよう細心の注意を払わなければなりません。

    発注管理システム

    発注管理システムは、発注に関するさまざまな業務をまとめて効率化できるシステムです。発注管理システムにはさまざまな種類がありますが、データの表示方法や利用方法が決まっているパッケージ型のシステムのほか、簡単な操作だけでカスタマイズができるシステムなども多く、管理シートを一から作成する必要はありません。

    さらに、発注管理システムは、複数の情報を紐づけて一括管理しているため、転記作業の削減にもつながります。1つの情報に修正や変更があった際にも、各データを手作業で入力しなおす必要がないため、情報の更新漏れや入力ミスの削減も期待できるでしょう。

    基本的に、発注システムを導入するには費用がかかりますが、作業時間や人件費の大幅カットも可能であるため、費用対効果に見合ったシステムを選定できれば、より効率的に発注管理業務を行うことができるでしょう。正しく運用するために必要なサポート体制が整っているシステムもあるため、システムやITに詳しくなくても、安心です。

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    発注管理システム導入のメリット

    発注管理システムを導入するメリットはさまざまありますが、主なものとして「業務効率改善による作業時間の削減」「作業の自動化による人的ミスの削減」という2つが挙げられます。

    従来の電話やメール、Excelなどを使ったアナログ管理方法では、すべての情報を一元的に管理することが難しく、結果的にデータがさまざまな場所に散らばってしまい、管理が非効率な状態になりやすいです。発注管理システムは「発注管理」の業務に関するあらゆる情報を一元化管理できるため、さまざまな場所からデータを引っ張ってきて参照する必要もなく、作業時間の大幅なカットが期待できます。

    加えて、見積書から発注書などといった転記や手入力の作業がなくなることで、人的ミスも削減できるのも、大きなメリットの1つとして挙げられるでしょう。

    発注管理システムでできること

    次に発注管理システムでできることについて詳しく解説します。発注管理システムでは、具体的にどのようなことができるのか、主な機能を3つ挙げました。

    受発注データの一元管理

    受注案件に対してどんな発注が発生しているのか、などといった複雑な受注・発注データの管理を、紙やExcel、スプレッドシートで行うことは難しいです。
    発注管理システムでは、1つの受注案件に対しての発注情報を紐づけて管理することが可能なので、案件の収支状況を可視化することができます。また、社内で受発注データを一元的に管理することで、営業・発注担当・経理など部門をまたいだ情報共有もスムーズになります。

    情報の一元管理によって業務の属人化を解消し、発注管理業務の標準化を図ることができるというのも、発注管理システムのメリットと言えるでしょう。

    発注書の自動作成

    発注管理システムでは、発注書の自動作成ができるものが多いです。Excelやスプレッドシートのデータから発注書を作成する場合は、転記作業が多いために時間がかかるうえに、手入力でおこなうため、人的ミスが起こりやすいというのが課題でした。

    発注管理システムはボタン1つで情報の書き込みができるため、入力ミスの削減につながるでしょう。さらに、発注書を自動作成できるので、業務効率も高まります。

    案件進捗状況の確認

    発注管理システムでは、案件の進捗状況を管理することも可能です。
    業務が属人化してしまっていると、案件の進捗状況も不透明で発注漏れなどに気づくことができません。
    発注管理システムを活用すると、案件の進捗状況も一目で確認できるため、担当者への進捗状況の確認の手間もなくなります。システムによっては期日等のアラート通知機能も備わっているため、発注漏れも防ぐことが可能です。

    発注管理システムの選び方

    発注管理システムを選ぶ際は、自社の課題解決ができるかどうか、自社の業種や業務フローに適しているかという点に注目してみましょう。

    発注管理システムには、さまざまな種類があり、それぞれ特色や価格も異なります。ただただハイスペックなシステムを導入しても、使いこなせなかったり、操作方法が難しかったりなど、現場に定着しないケースも少なくありません。

    まずは自社の課題を洗い出し、どうすれば解決できるかを整理してみましょう。目的を明確にすることで、自社に必要な機能が明確になってきます。

    まとめ

    本記事では、発注管理システムでできることと、導入するメリットについて解説しました。業務の効率化や人的ミスの削減を実現するには、企業の課題に適した発注管理システムを導入することが大切です。

    1998年に成立した「電子帳簿保存法」が令和3年度に改正され、各企業でのシステム導入が進んでいます。業務改善に加え、正しく帳票類の管理をするためにも発注管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    「楽楽販売」は電子帳簿保存法にも対応した帳票発行ができる、クラウド型の業務改善システムです。発注書の作成時に発生しやすい、見積書からの転記漏れや入力ミスといった課題の解決にもつながります。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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