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発注業務を効率化する方法は?改善のボトルネックや効率化の効果とは

発注業務を効率化する方法は?改善のボトルネックや効率化の効果とは

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
発注業務とは、企業が商品やサービスなどを必要とする場合に、それを供給する業者やメーカーに注文を行うプロセスを指します。企業の業績に直接影響を与える重要な業務であるものの、作業工程が多く、複数の部署の連携が必要なため、人的ミスや時間のロスが発生しやすいのが現状です。この課題を解決するために、発注業務の効率化に取り組む企業が増えています。

そこで今回は、発注業務の効率化を妨げる要因や効率化の効果、方法を徹底解説します。

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この記事の目次

    発注業務の効率化を阻害するボトルネック

    自社の発注業務を効率化するには、それを妨げる可能性のあるポイントを理解しておくことが重要です。そこでまずは、発注業務の効率化を阻害するボトルネックを具体的に解説します。

    作業工程が多い

    ひとつ目のよくある課題は、発注に関する工数が多いことです。
    発注業務では最適な発注内容と発注時期を計り、仕入先ごとのルールに則って取引を行う必要があります。そのため一つの発注に、見積・発注・納品・検収・請求…など多くの工程が必要です。またこの工程は、発注するサービスや商品の特性、業界の商習慣に合わせて、納品から支払までのフローを仕入先と検討し、構築する必要があります。

    関連部署との連携ができていない

    発注業務はいくつもの部署に関わる業務です。
    例えば、在庫管理部門を通じて在庫量をチェックして不足分を発注したり、発注後の未納入品がどれくらいあるか確認したりするほか、今後の出荷見込みなども試算しなければなりません。また経理とも連携して会計処理を適切に行ったり、営業部門の立てた戦略に基づいて発注内容の調整をしたりすることも必要です。発注業務に関連する部署とのスムーズな情報共有ができていないと、発注内容や時期の最適化を図ることは難しいでしょう。

    作業や計算が煩雑

    発注業務は人的ミスが起きやすいというのもまた、多くの企業が抱えている課題のひとつです。
    日付や金額、数量といった数値を扱うことから、読み取りミスや転記ミスなどのリスクが想定されます。手書きが必要な紙の伝票なら、なお注意が必要になるでしょう。また発注業務は属人化しがちな作業が多いことから、ミスが起きやすいだけでなく、他のメンバーがミスに気づくのが遅れ、トラブルが大きくなってしまうというケースも発生しているようです。

    発注業務を効率化することで得られる効果

    発注業務を効率化すると、発注側の企業や発注作業を担当する従業員はもちろん、受注側の企業も含めて多方面にメリットがあります。続いては、発注業務の効率化に取り組むことで得られる効果を紹介します。

    発注から納品までのスピードが上がる

    発注業務の効率化に取り組むと、発注から納品までのスピードアップが期待できます。受発注システムの導入などにより、発注業務をシステム化・自動化できれば、スムーズな発注作業を実現でき、受発注業務全体のリードタイム短縮につながるためです。発注書(注文書)を手書きで作成する、発注の電話をかけるといった煩雑な作業が不要になり、生産性向上にも寄与するでしょう。

    また、在庫管理システムとの連携が可能なツールを選べば、自社の在庫状況をシステム上で把握できるようになり、発注のタイミングを逃す心配もなくなります。欠品を防止し、顧客が必要とするタイミングで商品やサービスを供給できるようになるため、売上アップも見込めます。

    ヒューマンエラーが減る

    発注の業務効率化は、ヒューマンエラーのリスク軽減にも役立ちます。発注システムの導入や発注フローの見直しに取り組むことで、作業工程を最適化できるためです。
    転記ミスや入力ミスによる誤発注が発生している場合も、作業の自動化によって大幅な業務改善が期待できます。発注の正確性が向上することで、適正在庫を保てたり、申請の修正にかかる手間を減らしたりでき、取引先やクライアントの満足度向上にもつながるでしょう。

    コストやムダを削減できる

    発注業務の効率化には、業務にかかる時間の短縮やコスト削減などの効果もあります。
    例えば、発注システムを導入することで、手作業でのデータの入力業務や書類のファイリングといったアナログな作業に要する手間を軽減できるためです。発注作業に関わる従業員を減らすこともでき、コア業務へのリソースの集中投入や人手不足問題の解消に役立ちます。

    発注業務を効率化するときに大切なこと

    効率的な発注業務を実現するには、システム導入以外にもさまざまな方法が考えられます。自社の業務内容や効率化を妨げている要因に応じて、適切な手法を選択することが大切です。こちらでは、発注業務を効率化するための方法を2つご紹介します。

    発注フローの洗い出し

    発注業務の効率化は、発注業務をどのような業務の流れで進めているかを洗い出すところから始まります。不要な工程はカットし、手間がかかる工程はほかの方法に置き換えられないか、ミスの起きやすい工程はどうチェックするかなど、業務フローの省力化と正確性を高める方法を探ることが効率化の第一歩になります。

    発注業務のような基本的な業務は、古い慣習のまま社内に受け継がれているケースも多いです。時代が変わっても古いやり方に疑問を持たずになんとなく続けてしまっている、というケースも多いでしょう。このような状況から脱却するためにも、まずは業務フローの洗い出しから始めてみましょう。

    適切な在庫量の設定

    発注業務を効率化するには、適切な在庫数を設定することも重要です。基準があることで過剰在庫や在庫不足を防ぎやすくなります。過去の販売実績などから需要予測を行い、在庫数を決定するのがおすすめです。
    また、適正な在庫を維持するように計画が立てられれば発注業務も効率化でき、ムダがなくなります。例えば、発注量やタイミングをルーチン化していると、季節やセール時期に在庫不足になって急遽発注作業が発生したり、シーズンオフには余剰在庫を抱えたりなど、本来必要のなかった作業が発生してしまいます。

    需要予測を立ててそれに合わせた発注業務を計画できれば、常に在庫は適正化され、結果として工数も抑えられるでしょう。

    発注業務を効率化する際は発注システムを導入するのもおすすめ

    発注業務の効率化には、発注システムを導入するのもおすすめです。発注システムを活用すると、社内の発注案件をデータベース化できます。すべての案件をデータベース化して一元管理することで、過去の発注データから需要予測を立てられるほか、業務が標準化されるため担当者不在時の対応にも役立ちます。

    また、発注システムを利用して発注業務フローを自動化すれば、発注書の作成や送付、納期管理など、担当者の負担となりやすい業務を効率化できます。これにより、発注漏れやミスの回避にもつながるでしょう。

    さらに、発注システムは異なる部署間や部門間における情報共有にも便利です。発注システムでは情報がリアルタイムに更新されるため、必要なタイミングで在庫や発注の状況を確認でき、企業全体の業務効率化が見込めます。関係部門との連携不足により発注業務の効率化が進まない企業にもおすすめです。

    加えて、クラウド型の発注システムを利用すると、テレワーク環境でもスムーズな発注業務が可能になります。発注書や注文書を確認するためだけに出社する必要がなくなり、新しい働き方のニーズに対応しやすくなるでしょう。

    発注業務の効率化のためには自社に合ったシステムの活用が大切

    本記事では、発注業務の効率化を阻害するボトルネックや効率化に取り組むメリット、方法についてお伝えしました。発注に関する作業は煩雑になりやすいだけではなく、ミスを起こすと取引先からの信頼や売上の低下など、大きなトラブルの一因になる可能性があります。これらを防ぐためにも、業務フローの洗い出しや適切な在庫量の設定を行い、発注業務の効率化を実現しましょう。

    ただし、自力での発注業務の効率化には限界があります。発注業務の工数を削減し、仕入先や注文の進捗を可視化するには、システムの導入がおすすめです。中でも「楽楽販売」であれば、発注管理はもちろん、在庫管理や収支管理、入出庫管理など、販売管理業務全体の標準化・効率化を実現できます。すべてのデータを紐づけて一元管理できるため、発注管理業務をまとめて効率化できるのが魅力です。

    また、「楽楽販売」はカスタマイズ性が高く、自社の業種・業態・取り扱いサービスに合わせて専用システムを構築できるのも強みです。具体的には、入力ルールやワークフロー、帳票のテンプレートなど企業によってルールやフローが異なる内容もノンプログラミングで設定できます。使いづらい部分がある場合でも、簡単なマウス操作ですぐに改善できるため、現場への定着率アップが見込めます。マニュアルやサンプルテンプレートが豊富なため、システム構築経験のある人材がいないケースでも安心です。

    さらにセキュリティに関する機能も充実しており、ユーザーごとのアクセス制限や操作ログの検索・参照、データの自動バックアップなどに対応しています。複数の部署にまたがって運用する場合でも安心・安全に利用が可能です。無料でご確認いただける資料をご用意していますので、下記のページよりお気軽にお問い合わせください。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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