発注業務を効率化するとどんなメリットがある？課題解決の方法とは

こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。

ビジネスにおいてさまざまなシーンで発生する「発注業務」は、非効率な作業に課題を抱えている企業が多いです。作業の工数も多いため、効率化に成功すれば多くのメリットがあり、課題解決にもつながります。
今回は、発注業務でよくある課題や効率化のメリット、効率化のカギについて解説します。

発注業務でよくある課題

発注業務は、見積依頼にはじまり、注文書の作成から納品書のチェック、入金といった煩雑な作業が発生します。
まず、発注業務でよくある課題について主なものを3つ解説します。

工数が多い

ひとつ目のよくある課題は、発注に関する工数が多いことです。
最適な発注量と発注時期を計り、仕入れ先ごとのルールに則って取引を行う必要があります。加えて、安定的に入手できる定番品か期間限定の季節品なのかといった商品の特性も調べなければなりません。
発注担当になると取引先や商品に関する数多くの資料をチェックすることになり、日々のほかの業務を圧迫してしまうことがあります。

人的ミスが起きやすい

発注業務は人的ミスが起きやすいというのもまた、多くの企業が抱えている課題のひとつです。
日付や品番、数量といった数値を扱うことから、読み取りミスや転記ミスなどのリスクが想定されます。毎回手書きが必要な紙の伝票なら、なお注意が必要になるでしょう。
また発注業務は担当者に属人化しがちな作業が多いことから、ミスが起きやすいだけでなく他のメンバーがミスに気づくのが遅れ、トラブルが大きくなってしまうというケースも発生しているようです。

発注業務を効率化するには

発注業務の効率化を図るには、「業務フローの洗い出し」「在庫の最適化」「発注システムの導入」といった方法があります。

業務フローを洗い出す

発注業務の効率化は、発注業務をどのような業務の流れで進めているかを洗い出すところからはじまります。不要な工程はカットし、手間がかかる工程はほかの方法に置き換えられないか、ミスの起きやすい工程はどうチェックするかなど、業務フローの省力化と正確性を高める方法を探ることが効率化の第一歩になります。

発注業務のような基本的な業務は、古い慣習のまま社内に受け継がれているケースも多いです。時代が変わっても古いやり方に疑問を持たずになんとなく続けてしまっている、というケースも多いでしょう。このような状況から脱却するためにも、まずは業務フローを洗い出しから始めてみましょう。

在庫を適正化する

適正な在庫を維持するように計画が立てられれば発注業務も効率化でき、ムダがなくなります。例えば、発注量やタイミングをルーティン化していると、季節やセール時期に在庫不足になって急遽発注作業が発生したり、シーズンオフには余剰在庫を抱えたりなど、本来必要のなかった作業が発生してしまいます。

需要予測を立ててそれに合わせた発注業務を計画できれば、常に在庫は適正化され、結果として工数も抑えられるでしょう。

発注システムを導入する

関連する部署や工数が多く人的ミスも引き起こしやすい発注業務ですが、発注システムの導入により大幅な効率化が可能です。

発注システムの主な機能は、社内の発注案件のデータベースとして一元化できること、発注業務フローが自動化できること、インターネット上で情報共有できることなどが挙げられます。
すべての発注案件をデータベース化して一元管理することで、過去の発注から需要予測を立てられるほか、担当者不在時の対応にも役立ちます。加えて、業務の自動化は、発注漏れやミスの回避にもつながるでしょう。

発注システムを導入するメリット

発注システムの導入によって発注業務が効率化され、さまざまなメリットが期待できます。主なものを３つご紹介します。

発注から納品がスピーディに完了する

システムの導入により発注依頼や発注書の作成がボタン１つでできるようになったり、リアルタイムで在庫状況を確認できたりといった効率化が実現できます。また、システム内で発注～納品までの業務を一元管理することで、各部署と連携するための不要なコミュニケーションコストや各所に散らばった情報を参照するという手間もなくなります。
発注から納品までの多くの工程がショートカットできるため、一連の作業の大幅なスピードアップが期待できるでしょう。

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人的ミス・属人化を防ぐ

発注時に起こりやすい人的ミスや属人化もシステムの機能によって防ぐことができ、スムーズな発注業務を実現します。入力間違いを知らせるエラー表示や発注漏れを防ぐアラート機能などが備わって知るシステムであれば、従来発生しやすかった人的ミスを回避することも可能です。
また、システム上に案件情報が一元化されているので、手間のかかる引き継ぎをしなくても発注業務が平準化され、どのメンバーでも同じように対応ができるようになります。

コスト削減になる

システム導入には予算投入の必要がありますが、発注業務の工数が大幅にカットできるので、結果的にコスト削減につながったというケースも多いです。
例えば、システム上で在庫量や発注スケジュールといった情報をリアルタイムに共有すれば、関係各所に直接連絡・確認していた作業そのものが不要になります。前述にもある通り、その他にもこれまで発生していたさまざまな作業をカットすることができるため、時間や人員といったリソースをほかの業務に充てることもできるでしょう。

まとめ

発注に関する作業は煩雑で、ミスを起こすと大きなトラブルの一因にもなります。

発注業務の効率化のためには、まず業務フローを洗い出しや適正在庫との照合などが必要になりますが、その後実際に作業工数の削減やフローの自動化・効率化を実現できるのが発注管理システムです。

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