下請法に適した発注書の書き方とは。
基礎知識を解説

下請法とは

下請法とは、親事業者（発注者側）が下請事業者（受注者側）に対して、その優越的地位を濫用した取引を行うことを禁じるための法律です。正式名称を「下請代金支払遅延等防止法」といいます。

例えば、業務が完了しているにも関わらず一方的に支払の期日を後ろ倒しにしたり、代金を買いたたいたりといったことを親事業者に禁じ、下請事業者を守ることが主な目的です。双方の公正な取引を監督するために公正取引委員会が取り締まりを行っています。

参考：下請代金支払遅延等防止法｜公正取引委員会

取引の種類

基本として、下請法の適用となる取引の内容は「製造委託」「修理委託」「情報成果物作成委託」「役務提供委託」の4種類があります。この内の全ての取引が適用となるわけではなく、取引の具体的な内容と親事業者・下請事業者双方の資本金を条件に、以下の通り範囲が決まっています。

取引の種類	親事業者 （法人）	下請事業者 （法人もしくは個人事業主）
製造委託 修理委託 情報成果物作成委託 （プログラムの作成のみ） 役務提供委託 （運送・倉庫保管・情報処理）	親事業者の資本金が3億円超	下請事業者の資本金が3億円以下
	親事業者の資本金が1,000万円超〜 3億円以下	下請事業者の資本金が1,000万円以下
情報成果物作成委託 （プログラム作成を除くもの） 役務提供委託 （倉庫管理・運送・情報処理を除くもの）	親事業者の資本金が5,000万円超	下請事業者の資本金が5,000万円以下
	親事業者の資本金が1,000万円超、5,000万円以下	下請事業者の資本金が1,000万円以下

発注者に課せられた4つの義務

下請法において、発注者である親事業者が課せられる義務は4つあります。

1つ目は「書面の交付義務」で、発注者は直ちに指定の書面（発注書など）を交付することが義務付けられています。口約束や曖昧な取引によって生じるトラブルを防ぐことが目的です。

2つ目は「支払期日を定める義務」で、納品日から60日以内に下請代金の支払期日を設定する必要があります。さらに、支払期日については双方の事前の合意が必要です。

3つ目は「書類の作成・保存義務」です。取引内容を記録した書類は必ず作成し、2年間の保管が必要となります。これは親事業者の違反行為を防ぐことが主な目的です。

4つ目は「遅延利息の支払い義務」で、支払いが遅延した場合は遅延利息を支払わなければなりません。支払期日の遅延があると下請事業者は経営が不安定になってしまいます。遅延利息を義務付けることで、不当な支払いの遅延を防ぐことが目的です。

11項目の禁止行為

下請法では、親事業者の4つの義務の他にも、以下の11項目に該当する行為を禁じています。たとえ意図的ではなかったり、下請事業者との同意を得たりしている場合でも、違反行為と判断されてしまいます。
親事業者だけではなく下請事業者も必ず認識しておかなければならない内容です。

【下請法における禁止行為】

違反時の罰則

下請法に違反した場合は当然ながら罰則があり、基本的には親事業者に50万円以下の罰金が科せられます。さらに、親事業者は公正取引委員会などから「勧告」「指導」といった処分を受けることがあり、勧告の場合は公正取引委員会のホームページに違反内容や会社名が公表されてしまいます。
社会的信用を損なうという意味では、罰金以上の制裁といえるでしょう。

下請法における発注書の記載事項

発注書には様式の決まりはありませんが、下請法に沿った内容の記載が求められます。以下は、公正取引委員会のホームページを要約したものです。

発注当事者・ 発注日	① 親事業者及び下請事業者の名称（番号，記号等の記載も可） ② 委託をした日（発注日のこと）
給付内容	③ 下請事業者が請け負った委託の内容 ④ 下請事業者から納品物を受領した日 ⑤ 受け取り場所 ⑥ 受領したものを検査する場合、検査の完了期日
下請代金の 支払い	⑦ 下請代金の金額 ⑧ 下請代金の支払期日 ⑨ 手形を交付する場合は手形の金額（支払比率でも可）と満期日 ⑩ 一括決済方式で支払う場合は、金融機関名・貸付け又は支払可能額・支払期日 ⑪ 電子記録債権（でんさい）で支払う場合は、電子記録債権の金額・満期日
下請事業者に材料を有償にて支給する場合	⑫ 有償支給するものの品名、数量、対価、引渡しの期日、決済期日及び決済方法

参考：下請法 知っておきたい豆情報 その1｜公正取引委員会

発注書の注意事項

下請法に基づく発注書の取り扱いには、注意しておきたいポイントがいくつかあります。

発注書の保存期限

下請法において親事業者が発注書の保存を義務付けられている期間は、2年間です（下請法第5条）。公正取引委員会からの立ち入り調査の際には、保存書類の提出を求められるため必ず保存しておきましょう。

また、親事業者として下請法を遵守するには2年間の保存で構いませんが、親事業者や下請事業者に限らず「税法上の発注書の保存期間」は2年間より長くなるため注意が必要です。

発注書や注文書、領収書、請求書といった「書類」は、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳や買掛帳などの「帳簿」に紐づけて作成するものに当たります。この2つを「帳簿書類」と呼び、税法によって保存期間や保存方法などが定められています。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

以下にて、法人と個人事業主のそれぞれの場合の「税法上の発注書の保存期間」についてご紹介します。ここでいう「保存期間」は、該当する事業年度の確定申告書提出期限の翌日から起算した年数を指します。発注書などの発行年月日からの起算ではないため注意してください。

法人の場合

法人の場合、帳簿書類は7年間の保管期間が税法上において定められています。さらに税法改正（平成27年度、平成28年度）によって、欠損金の繰越控除を適用した事業年度においては帳簿書類の保存期間が10年に引き延ばされました。
加えて、会社法においては会計帳簿の保存期間が10年となっています。

このように、場合によって保存期間が異なるため混乱することもあるでしょう。そこで発注書に限らずどの帳簿書類も「法人なら10年間保存しておく」と覚えておくと、管理しやすくなります。

個人事業主の場合

個人事業主も、「帳簿」と「書類」でそれぞれ保存期間が異なります。
青色申告の場合、「帳簿」は法人同様に7年間保存する必要がありますが、発注書や注文書などの「その他の書類」については保存期間が5年となっています。
加えて、白色申告の場合も「帳簿」の一部は7年間、発注書などの「書類」は5年間保存するように定められています。このことから個人事業主の場合も、保存期間を長く定められている帳簿の方に合わせて、全ての書類を「7年間保存する」と覚えておくと良いでしょう。

電子データに関する注意点

発注書の電子データに関しては「電子帳簿保存法」に則って管理する必要があります。2022年の改正後、電子データとして受け取ったものを紙に出力して保存することがNGとなったため注意しましょう。その他、改正に伴う変更点に関しては下記記事を参考にしてみてください。

関連記事はこちら 電子帳簿保存法改正って何？経理処理において変わることをアップデートしよう

発注書の送り方

発注書を送る手段としては、郵送、FAX、メール、経理システム経由といった方法があります。

郵送の場合、発注書は「信書」の扱いとなるため、定形郵便や定形外郵便などで送る必要があります。なお、宅配便サービスやゆうパック、小包の使用は認められていません。
FAXやメール、経理システムを経由する場合はすぐに送信できるため便利ですが、念の為に送付した旨を伝えるための電話を入れたり、後から原本を郵送したりといった配慮をしておくと安心です。

下請法では、ただ発注書を貼付したメールや発注内容を閲覧できるアドレスを送信するだけでは「発注書を提供した」とは認められません。送信相手がパソコンで受領し、ファイルをダウンロードすることで完了となるため注意してください。

発注書を送るタイミング

発注書は、見積もりを受け取った後のタイミングで送付します。具体的には、発注者が希望する内容を受注者に伝えて、受注者が見積もりを発行します。その後、品番や価格、数量、納期などの発注内容を双方で合意した上で、発注書を作成して送ります。
原則として、受注者は発注書を受け取ってからプロジェクトに取り掛かるため、業務を滞りなく進めるためにも発注者はできるだけスピーディーに送り届けることを心がけましょう。

下請代金が未定の場合の対応

発注時に下請代金の金額が決まっていないケースもあります。工数や所要時間が事前に推定できないなど、しかるべき理由によって下請代金が未定の場合、金額の算定方法を記載しておけば、正式な発注の書類として認められます。
例えば、「原材料費〇〇円＋工賃〇〇円×所要時間」といった算定方法があるでしょう。

委託業務の進行に伴い具体的な金額が確定した場合は、下請事業者に速やかに通知するよう定められています。

毎回記載事項が変わらない場合の対応

継続的な委託の場合は、発注書の記載内容も毎回変わらないことが大半です。その場合、あらかじめ別の書面によって「共通記載事項」の通知をしておけば、委託のたびに発注書へ記載する必要がなくなります。

発注書をシステム化するメリット

手書きやPCでの手入力によって発注書を発行している場合は、帳票書類を電子化するシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

システム化のメリットは、書類作成にかかる作業の自動化によりさまざまなコストをカットできることです。ペーパーレスで発行できるため、用紙やプリンター、郵送などにかけていた費用が不要になります。保管のためのファイルやキャビネット、設置スペースなどの用意も要りません。

加えて、見積書からの自動転記機能やリマインダー機能などにより、記入ミスや発行漏れといったリスクも軽減できるでしょう。発行作業が大幅に省力化することで、人件費の削減も期待できます。

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月からはPDFなどで受け取った帳票書類の電子データ保存が義務付けられるようになります。義務を果たすには要件をクリアする必要があるため、この法改正に対応する意味でもシステムの導入は有用です。

まとめ

下請法は、一般的に立場が弱いとされる下請事業者を守るために適用されます。親会社の故意ではなかったとしても違反が発覚し、公表されてしまえば社会的信用を損なうことにもなりかねません。下請法に抵触しないために、概要については必ず理解しておきましょう。

規定に沿った取引のために発生してしまう手間があるのも事実です。例えば下請法で定められた義務のひとつ「書面の交付義務」に対応するために、発注時には「発注書」の発行が必要となります。特に発注量が多い場合などは作成・発行作業も煩雑になり、転記ミスが起こりやすく発送作業も手間がかかってしまうでしょう。

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