クラウド型販売管理ツール

2020/04/03

入荷・検収業務の流れって?
必要な書類についてもご紹介

入荷・検収業務の流れって?必要な書類についてもご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売するための商品や、製造に必要な原材料を仕入れる際には取引先に発注を行います。
発注業務を的確に行うことも重要ですが、正確に発注したからといって常に正しい品が納品されるとは限りません。そこで重要となるのが入荷・検収業務です。
今回は入荷・検収業務の流れや必要な書類などについてご紹介します。

そもそも検収って?

検収という言葉はさまざまな業種において日常的に使われていますが、その意味を明確に把握している方は少ないのではないでしょうか。
検収とは納品された品が発注通りであるのかを確認して、受け取ることを意味します。納品と同様に重要な作業ですが、混在しないようにそれぞれの意味を再度把握しておきましょう。

納品と検収の違いは?

検収とセットで使われ、混同されてしまうことも多い「納品」は、受注を請けた側が商品を発注者に納めることを意味します。納品と検収は同時、または連続して行われることが多いですが、それぞれ意味が違いますので混同しないよう注意が必要です。

検収書の役割

検収書とは、発注元から納入された商品の数量や内容などについて受け取り側が「正しく確認した際」に発行する証明書のことです。

検収書を発行するのは「商品を受け取る側」で、検収書を受け取るのは「商品を発送した側」です。
検収書の発行は「取引が正常に終了した」ことを意味するため、それ以後の商品に対するクレーム等の主張は基本的に通りにくくなるのが特徴です。

検収書には法律上の規定等はなく、必ず発行しなくてはならない書類ではありません。ですが取引先とのトラブルを回避したり取引をスムーズにしたりするためにも、発行することをおすすめします。

検収書発行の例

商品を発注通り受け取った際に発行する「検収書」ですが、具体的にはどのような書面で作成するのでしょうか。
ここでは、検収書発行の一例をご紹介します。

検収書
○○株式会社 御中
注文番号:有数0000110
作成日:〇年〇月〇日
社名・検査部署・担当者   検収印

下記の通り検収致しました。

合計金額: ¥2,000,000(消費税別)

No. :品名:数量:単価:合計金額
1:事業システム機器A:6:200,000:1,200,000
2:事業システム機器B:3:150,000:450,000
3:事業システム機器C:7: 50,000:350,000

計 2,000,000

備考

検収書を作成する際の厳密なルールなどは存在しないため、以下の項目についての記載漏れがなければ基本的にどのフォーマットでも発行可能です。

  • 検収No(管理番号)
  • 検収日(発行日)
  • 取引先・相手の名前
  • 発行元名
  • 商品・サービス名
  • 数量
  • 単価・金額
  • 検収者名
  • 検収印

Web上では無料で利用できるテンプレートなども充実しているため、ダウンロードして利用するのも一つの方法でしょう。

入荷・検収業務の流れ

発注なども含む仕入業務全体の中で、入荷・検収業務は重要な意味をもちます。ここでは入荷・検収業務の流れをご紹介します。

商品の入荷

まずは仕入先から商品を受け取ります。一般的には納品書、受領書、納品書の控えなども同時に受け取ることになります。
入荷した商品に間違いがないかを確認して受領書、納品書の控えなどに押印・サインをして仕入先へと返します。後に検収を行いますが、この時点で少なくとも間違った商品が届いていないか、数量が正しいかをしっかりと確認しておきます。
納品書の内容が注文内容と一致しているのかという点を確認することも大切です。

検収業務

続いて検収に入ります。入荷の時点で大まかに内容の確認を行いますが、検収では商品の品質などもチェックし、不良品がないことを確認します。さらに、数量の過不足についても改めて確かめます。
検収の結果、商品に不備や不良品があった場合は速やかに仕入先に連絡します。納品後時間が経過してから連絡するとトラブルの原因になりますし、大切な取引先からの信用を失いかねません。検収を終えたら、検収書を作成して仕入先へと送付します。

入荷・検収業務に必要な書類

入荷・検収業務にはいくつかの書類が必要となり、必要書類が揃っていないと業務全体が停滞してしまうこともあります。ここでは入荷・検収業務に必要な書類をご紹介します。

納品書

納品書は、一般的に仕入先から商品と一緒に送られてきます。内容は企業によっても異なりますが、基本的には納品された商品の明細や金額などが記載されています。仕入先にとって、商品を納品したことを示すための大切な書類です。
入荷時には、まずこの納品書の内容が発注内容と一致しているのかを確認します。一部の商品が別で納品される場合などは発注書と内容が異なっていることもあるため、納品された商品と照らし合わせることも大切です。
納品書そのものは発注者が受け取って管理しますが、受注者も納品書の控えを作成して保管します。以下でご紹介する受領書と同様に、納品書の控えにも押印やサインが必要なケースがあります。

関連記事はこちら納品管理とは?業務内容や注意点について詳しく解説します

受領書

受領書も上記の納品書と同様に、商品と一緒に仕入先から送られる書類です。これは商品が届いたことを証明する書類になります。間違いなく商品が届いていることを確認したら、押印やサインをして仕入先へと送ります。
受領書というと検収後に送るべきものと考えてしまう方も多いかもしれませんが、検収の結果については以下でご紹介する検収書にて伝えます。そのため、受領書は受け取りと同時に仕入先に送っても問題ありません。

検収書

入荷された商品に誤りや不良品がないかを確認したうえで、仕入先へと報告するのが検収書です。販売用の商品ではなく企業や組織で使用するシステムなどの場合、一定期間のテストを行った後に検収書を発行するケースもあります。
売上計上のタイミングは企業によって異なりますが、検収基準で計上を行っている場合は非常に重要な書類となります。検収書を送ってしまうとそれ以降はクレームなどを伝えることはできないため、確実に検品を行ったうえで発行することが大切です。
もし納品された商品に間違いや不良品などがあった場合、検収書を発行せずに仕入先に連絡を入れます。そのうえで、返品・返金対応なのか交換になるのかを確認してください。

まとめ

入荷・検収業務は一見シンプルで簡単な業務のように感じられるかもしれませんが、それぞれのプロセスで確実に行う必要があります。入荷・検収業務のもつ意味や重要なポイントを理解したうえで、業務のフローを整理することが大切です。
納品書や検収書などの書類は取引の証明であり、今後のビジネスに活かすことのできる大切なデータという一面ももっています。システムなどを利用して蓄積・管理することも意識しましょう。

楽楽販売

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。