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入荷・検収業務の流れって?
必要な書類についてもご紹介

入荷・検収業務の流れって?必要な書類についてもご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

販売するための商品や、製造に必要な原材料を仕入れる際には取引先に発注を行います。発注業務を的確に行うことも重要ですが、正確に発注したからといって常に正しい品が納品されるとは限りません。そこで重要となるのが入荷・検収業務です。今回は入荷・検収業務の流れや必要な書類などについてご紹介します。

目次

    そもそも検収って?

    検収という言葉はさまざまな業種において日常的に使われていますが、その意味を明確に把握している方は少ないのではないでしょうか。
    検収とは納品された品が発注通りであるのかを確認して、受け取ることを意味します。納品と同様に重要な作業ですが、混在しないようにそれぞれの意味を再度把握しておきましょう。

    納品と検収の違いは?

    検収とセットで使われ、混同されてしまうことも多い「納品」は、受注を請けた側が商品を発注者に納めることを意味します。納品と検収は同時、または連続して行われることが多いですが、それぞれ意味が違うため、混同しないよう注意が必要です。

    検収書の役割

    検収書とは、発注元から納入された商品の数量や内容などについて受け取り側が「正しく確認した際」に発行する証明書のことです。

    検収書を発行するのは「商品を受け取る側」で、検収書を受け取るのは「商品を発送した側」です。
    検収書の発行は「取引が正常に終了した」ことを意味するため、それ以後の商品に対するクレーム等の主張は基本的に通りにくくなります。

    検収書には法律上の規定等はなく、必ず発行しなくてはならない書類ではありません。ですが取引先とのトラブルを回避したり取引をスムーズにしたりするためにも、発行することをおすすめします。

    検収書発行の例

    商品を発注通り受け取った際に発行する「検収書」ですが、具体的にはどのような書面で作成するのでしょうか。
    ここでは、検収書発行の一例をご紹介します。

    検収書
    ○○株式会社 御中
    注文番号:有数0000110
    作成日:〇年〇月〇日
    社名・検査部署・担当者   検収印

    下記の通り検収致しました。

    合計金額: ¥2,000,000(消費税別)

    No. :品名:数量:単価:合計金額
    1:事業システム機器A:6:200,000:1,200,000
    2:事業システム機器B:3:150,000:450,000
    3:事業システム機器C:7: 50,000:350,000

    計 2,000,000

    備考

    検収書を作成する際の厳密なルールなどは存在しないため、以下の項目についての記載漏れがなければ基本的にどのフォーマットでも発行可能です。

    • 検収No(管理番号)
    • 検収日(発行日)
    • 取引先・相手の名前
    • 発行元名
    • 商品・サービス名
    • 数量
    • 単価・金額
    • 検収者名
    • 検収印

    Web上では無料で利用できるテンプレートなども充実しているため、ダウンロードして利用するのも一つの方法でしょう。

    入荷・検収業務の流れ

    発注なども含む仕入業務全体の中で、入荷・検収業務は重要な意味をもちます。ここでは入荷・検収業務の流れをご紹介します。

    商品の入荷

    まずは仕入先から商品を受け取ります。一般的には納品書、受領書、納品書の控えなども同時に受け取ることになります。
    入荷した商品に間違いがないかを確認したうえで、受領書、納品書の控えなどに押印・サインをして仕入先へと返します。この時点で少なくとも間違った商品が届いていないか、数量が正しいかを確認しておきます。

    検収業務

    続いて検収作業に入ります。入荷の時点で大まかに内容の点検を行いますが、検収では商品の品質などもチェックし、不良品がないことを確認します。さらに、数量の過不足についても改めて確かめます。
    検収の結果、商品に不備や不良品があった場合は速やかに仕入先に連絡します。納品後時間が経過してから連絡するとトラブルの原因になりますし、大切な取引先からの信用を失いかねません。検収を終えたら、検収書を作成して仕入先へと送付します。

    入荷・検収業務に必要な書類

    入荷・検収業務にはいくつかの書類が必要となり、必要書類が揃っていないと業務全体が停滞してしまうこともあります。ここでは入荷・検収業務に必要な書類をご紹介します。

    納品書

    納品書は、一般的に仕入先から商品と一緒に送られてきます。内容は企業によっても異なりますが、基本的には納品された商品の明細や金額などが記載されています。仕入先にとって、商品を納品したことを示すための大切な書類です。
    入荷時には、まずこの納品書の内容が発注内容と一致しているのかを確認します。一部の商品が別で納品される場合などは発注書と内容が異なっていることもあるため、納品された商品と照らし合わせることも大切です。
    納品書そのものは発注者が受け取って管理しますが、受注者も納品書の控えを作成して保管します。以下でご紹介する受領書と同様に、納品書の控えにも押印やサインが必要なケースがあります。

    関連記事はこちら納品管理とは?業務内容や注意点について詳しく解説します

    受領書

    受領書も上記の納品書と同様に、商品と一緒に仕入先から送られる書類です。これは商品が届いたことを証明する書類になります。商品が間違いなく届いていることを確認したら、押印やサインをして仕入先へと送ります。
    受領書というと検収後に送るべきものと考えてしまう方も多いかもしれませんが、検収の結果については以下でご紹介する検収書にて伝えます。そのため、受領書は商品の受け取りと同時に仕入先に送っても問題ありません。

    検収書

    入荷された商品に誤りや不良品がないかを確認したうえで、仕入先へ送付するのが検収書です。販売用の商品ではなく企業や組織で使用するシステムなどの場合、一定期間のテストを行った後に検収書を発行するケースもあります。
    売上計上のタイミングは企業によって異なりますが、検収基準で計上を行っている場合は非常に重要な書類となります。検収書を送ってしまうとそれ以降はクレームなどを伝えることは難しいため、確実に検品を行ったうえで発行することが大切です。

    入荷・検収業務における確認事項

    円滑に入荷・検収業務を行うためには、確認するポイントを事前に把握しておくことが必要です。下記では、業務を行う際の重要な確認事項を解説します。

    納品物と発注内容が一致しているか

    検収業務で最も重要なポイントが、納品物と発注内容の照合です。納品された品物の数量や型番、合計金額などが発注書に記載した内容と合っているかを確認します。

    万が一、発注内容と納品物に不一致が見つかった場合は、早急に仕入先へ連絡し、その後の対応について双方で話し合いましょう。

    検収書の発行元

    発注側と受注側のどちらが検収書を発行するのかは、事前に定めておく必要がある事項です。検収書は、仕入先が発行して発注元が押印する場合と、発注元が作成から押印まで一貫して行う場合があります。

    現在の法律には、検収書や受領書に関する明確な規定はありません。そのため、入荷・検収業務における書類の取り扱いについては、企業間で個別に決定することが求められます。

    検収書の送付方法

    検収書を発行する場合、相手方へ書類を送付する方法も、確認が必要なポイントです。

    検収書の主な送付方法には、郵送と電子メールの2種類がありますが、どちらが好まれるかは企業によって異なります。事前に双方の意思を確認したうえで、送付方法を決めておくとよいでしょう。

    取引先への支払期限

    業務におけるトラブルを未然に防ぐためには、発注元・仕入先双方の合意のうえで、代金の支払期限を定める必要があります。

    入荷・検収を行う際に参照する法律の一つが、下請法です。下請法により、製品を発注した企業は仕入先の企業へ納品物を受け取った日から遅くとも60日以内に代金を支払うように義務づけられています。
    想定外のトラブルで支払いが遅れることのないよう、期日は余裕をもって設定しておくと良いでしょう。

    検収書の発行を効率化する販売管理システム

    販売管理システムなら、検収書の発行を大幅に効率化できます。クラウド型販売管理システムの楽楽販売でできることをもとに、どのように効率化できるのかについて詳しくご紹介します。

    入力ミスが削減できる

    どんな書類の作成作業においても、人が従事する限り入力ミスは起こり得ます。検収番号や商品名、数量などの情報を手入力で転記し、目視で確認するのは大変な手間と労力がかかる仕事です。販売管理システムの楽楽販売なら、見積書のデータを引用してタイトルだけを「検収書」に変えることができるので、入力ミスを大幅に削減するだけでなく、書類の迅速な発行も実現できます。

    検収書が必要なものだけ自動で発行できる

    全ての商材において検収書が必要になるわけではありません。楽楽販売で案件を管理していれば、検収書が必要になる商材を扱った案件だけ自動発行できるので、検収書作成の手間や発行漏れのリスクを大きく軽減できます。

    データ管理がしやすい

    紙の検収書はファイル管理が煩雑で、保管にはバインダーや物理的なスペースが必要になります。エクセルで作成した場合でも、担当者が自身のPCに保管していると組織で一元管理するには手間と時間がかかるでしょう。販売管理システムの楽楽販売は販売に関する案件データを一元化して共有するため、検収書のデータ管理もスムーズです。

    郵送の手間・コスト・時間が短縮できる

    検収書をプリントアウトして封筒に宛名を書き、ポストに投函するといったように、相手に検収書が到着するまでは数日ものライムラグが生じます。楽楽販売で作成した検収書はPDF化して顧客に送ることが可能なので、郵送の手間や時間を大幅に短縮可能です。

    まとめ

    入荷・検収業務は一見シンプルで簡単な業務のように感じられるかもしれませんが、それぞれのプロセスで確実に行う必要があります。入荷・検収業務のもつ意味や重要なポイントを理解したうえで、業務のフローを整理することが大切です。
    納品書や検収書などの書類は取引の証明であり、今後のビジネスに活かすことのできる大切なデータという一面ももっています。システムなどを利用して、効率的に蓄積・管理することも意識しましょう。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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