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2019/12/5

成果に繋げる!
営業日報の書き方とマネジメント術

成果に繋げる!営業日報の書き方とマネジメント術

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
営業日報に対してネガティブなイメージを抱いている方も少なくないようです。確かに、その意味を理解していなければ、無意味な慣習のように思えるかもしれません。ですが、正しく意味を理解して活用できればビジネスにおいて大きな武器となります。
そこで、今回は売上や結果に繋がる営業日報の書き方や管理術についてご紹介します。

営業日報の目的とは?メリットを確認

営業日報とはその名の通り、その日に行った営業の内容を記録するものです。古くから営業の現場で取り入れられてきました。
前述の通り、営業日報は目的を理解した上で作成すれば、さまざまな形で活用できます。

営業日報の目的とは?

営業日報にはいくつかの目的があります。また、立場によっても意味合いが異なるものです。そのため、目的を見失ってしまいがちです。
そこで、まずはチームを管理するマネージャーと現場に分けて考えてみましょう。

まず現場で働く方にとっての営業日報は日々の進捗状況や結果をマネージャーに報告するという目的があります。その都度、報告を行って指示を仰ぐことができればそれがベストですが、効率的・現実的とはいえません。日報は効率的に状況を報告し、情報を共有するためのツールなのです。

マネージャーにとって営業日報は課題を洗い出し、解決するための情報源です。効果的な営業戦略を立てる上で、情報は大きな武器となります。

このように、本来の目的を改めて確認するだけでも重要性を理解できることでしょう。逆に、この目的に合わせて活用できなければ意味のない単なる慣習となってしまいます。事実、営業日報をつけているものの、活用できていないという企業も多いようです。今一度、自社で有効に活用できているのか見直してみましょう。

マネージャーサイドのメリットは?

営業日報には多くのメリットがあります。こちらもマネージャーと現場で異なりますので、まずはマネージャーにとってのメリットをご紹介します。
もっとも大きなポイントは現場の状況を把握するための多くの情報を得られるという点です。前述の通り、現状の正確な把握は高度な営業戦略を立てる上で欠かせません。自社の営業方針の強みや弱みを知ることで強みをさらに伸ばし、弱みを克服することもできます。
また、数字以外の面での評価が可能となります。同じ商品を取り扱っていたとしても、地域や時期などによって売上には差が出ますので数字のみでの評価は平等とはいえません。 そこで、日報があれば日々の行動も評価の材料にできます。

現場サイドのメリットは?

続いて、現場サイドにおける営業日報のメリットをご紹介します。
最初に挙げられるのは1日を振り返ることができるという点です。自分の行動を改めて見直すことによって、課題や改善すべき点が見つかることもあります。

また、日報を現場同士で共有すれば営業のノウハウの共有にも繋がります。最近では簡単に日報などを共有できるツールなども登場していますので導入を検討してみてください。

成果に繋がる営業日報の書き方&マネジメント術

営業日報の目的やメリットを確認しましたので、ここからは結果を出すための営業日報の書き方や、管理術をご紹介します。
現状、営業日報をうまく活かせていないと感じている方は参考にしてみてください。

成果に繋がる営業日報の書き方

日報にもさまざまな形がありますが、フォーマットがなければ何を書けばいいのかわからなくなってしまいます。そこで、項目を設定してフォーマットを作成することからはじめましょう。
業種などによって必要な項目は異なりますがPDCA(Plan・Do・Check・Action)を押さえることが大切です。具体的には、その日の目標と結果、そして良かった点と課題や改善が必要な点などの項目は用意しておきましょう。そして明日以降の目標を加えるとより効果的です。
日報の作成に長い時間がかかると負担になってしまいますので、必要な項目だけを簡単にまとめられることを意識してテンプレートを作成してください。

成果に繋がる営業日報のマネジメント術

日報は作成するだけでは意味がありません。活用することが求められます。
最初のポイントとなるのは、日報に対するリアクションです。毎日日報を作成していても何のリアクションもなければ無意味に感じられ、業務そのものへのモチベーションにも影響します。

日報を書くことが自身の売上アップや業務の効率化に繋がることをしっかりと社内全体で意識することも大切です。

営業日報がうまく機能しない理由とは?

日報を作成しているものの、機能していないと感じている方も多いようです。では、どうして機能していないのでしょう?
いくつかの理由が考えられますが、特に多いのが作成に手間がかかりすぎているというものです。作成に時間や手間がかかりすぎれば、効果に対して負担が大きく感じられてしまいます。結果として、ただ義務感のみで作成し続ける単なる慣習となってしまうのです。

共有ができていないことで機能しないケースもあります。先ほどもご紹介しましたが、日報の共有は営業ノウハウの共有にも繋がります。また、業務の属人化を防止する効果も期待できます。
ただ作成するのみでなく、共有することを意識してください。

まとめ

単なる慣習というイメージ持たれることも多い営業日報ですが、うまく活用できれば営業において大きな武器となります。
作成して終わりではなく、その後の活用まで考えることで営業日報をより活かすことができます。テンプレートや共有ツールなども使って効果を高めましょう。

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