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「引き継ぎ」をスムーズに行うために必要なことは?転職・異動に伴う進め方

「引き継ぎ」をスムーズに行うために必要なことは?転職・異動に伴う進め方

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
企業は多くの人によって構成されており、それぞれがさまざまな役割を担っています。また、人材は流動的であり、転職・異動などの際には必ず引き継ぎが必要です。今回はそんな引き継ぎを失敗しないためのポイントや、便利なツールについてご紹介します。

この記事の目次

    引き継ぎで失敗する原因は?失敗しないためのポイントを解説

    引き継ぎをスムーズに行えないことが、業務全体に悪影響を及ぼすことがあります。そこで、まずは引き継ぎに失敗する原因や、失敗しないためのポイントを解説します。

    ビジネス上で引き継ぎが発生するシーンとは?

    そもそも、ビジネス上ではどんな場面で引き継ぎが発生するのでしょうか。さまざまなパターンが考えられますが、一般的には、組織内の配置転換や、部下や後輩への業務引き継ぎ、退職などが多いでしょう。

    中でも特にトラブルの原因となりやすいのが、配置転換や退職時の引き継ぎです。組織内の配置転換であれば、前任者に連絡し、確認できますが、新たな仕事に支障が出る恐れがあります。退職によるものである場合、そもそも連絡や確認ができないケースも少なくありません。そのため、特に注意が必要です。

    引き継ぎに失敗する原因とは?

    では、どうして引き継ぎに失敗してしまうのでしょう。その原因は大きく3つに分類可能です。

    口頭のみで伝えてしまう

    まず、口頭のみで引き継ぎを済ませてしまうと、失敗のリスクが高まります。大切な情報の伝え漏れや、聞き逃してしまう可能性もあり、そもそも情報が整理しにくく、後で確認することもできません。

    属人化したノウハウが大量にある

    続いて、業務に関するノウハウの引き継ぎが行われないことも失敗の原因です。基本的な情報のみでも業務は可能ですが、ノウハウがなければ作業効率が落ちてしまいます。言語化できていないノウハウは伝達が難しいでしょう。

    社内外の調整不足

    そして、社内外の調整が不十分なことも失敗の原因のひとつです。関係部署や顧客などに、担当者の引き継ぎが行われていることが十分に伝わっていない場合、思わぬトラブルの原因になります。なので、前任者と後任者のみでなく、社内外の関係者も含めて引き継ぎに関する打ち合わせを行うことが重要です。

    引き継ぎスケジュールがない

    急な異動の辞令や、引継ぐ人の病気や事故といった予期せぬ事態などで、後任者に引継ぐための時間が十分に取れないことはよくあります。前任者は慣れているために素早く簡単にできる業務でも、引き継ぎを受けた後任者にとっては初めてのことばかりかもしれません。引き継ぎスケジュールの不足は、後任者だけでなく顧客や取引先といった関係者の大きな不満の原因になってしまうことがあります。

    引き継ぎで失敗しないためのポイント

    では、どうすれば失敗せず、スムーズに引き継ぎができるのでしょう?いくつかのポイントがありますが、中でも下記にご紹介する2点が重要です。

    上司と面談をする

    担当を離れることが決まったら、上司に面談の時間をもらい引き継ぎについての相談をしましょう。一言で「引き継ぎ」といっても、現状のメンバーから後任者を選考するのか、新人を採用するのか、複数の部署に振り分けるのかなど、組織の状況や業務内容によって異なります。退職や異動までのスケジュール管理を含めて引き継ぎの方法を上司と相談し、意思疎通をはかっておく必要があります。

    業務内容をリストアップする

    もっとも大切なのは業務内容をわかりやすくリストアップして後任者に渡すことです。日頃からツールなどを活用して適切な情報共有を行っておけば、後任者への引き継ぎを効率的にできるだけでなく、その精度も高まります。そして、リストアップしたものを引き継ぎ資料としてまとめることも大切です。前述の通り、口頭だけでの引き継ぎは失敗の原因です。そこで、業務全体の流れや、必要なデータや資料などの保管場所、顧客情報などをまとめた引き継ぎ資料を作成します。

    担当者だからこそ知っている注意事項や起こり得るトラブルへの対処法、業務遂行のコツといったノウハウも貴重な情報です。このような業務内容をリストアップした引き継ぎ資料があれば、前任者が退職・異動をする時点で後任者が決まっていない場合でも、上司や同僚がスムーズにフォローできるようになります。

    要点をまとめた引き継ぎ資料を作成するポイント

    ここでは、引き継ぎ資料を作成する際におさえておきたいポイントを解説します。

    「繋がり」を意識した業務の説明

    他の業務との「繋がり」まで意識した上で、行う業務や作業をわかりやすく整理して記載します。最初から、行う作業や業務同士の繋がりを理解できるように引継資料を作成しておけば、後任者も業務の意味を理解した上で、スムーズに仕事を進められます。

    手順は丁寧に記載する

    業務の手順は可能な限り細かく、そして丁寧に記載します。自分にとっては当たり前の仕事であっても、後任者にとっては、慣れないことばかりです。なので、スムーズに仕事を進めるためのノウハウなども含めて、丁寧に誰にでも理解できる配慮をしながら記載してください。

    テンプレートの活用

    引継資料の作成に迷うのであれば、テンプレートを活用してみてください。Officeスタイルカタログ内だけでも、いくつかの引継資料のテンプレートがあるのでおすすめです。テンプレートを使用することで、効率的に引継資料の作成ができるだけでなく、わかりやすく情報を整理できます。また、見落としていた引き継ぎのポイントに気付けることもあるはずです。

    担当者変更メール

    社内の引き継ぎはもちろんのこと、社外へ担当者が変わる旨をアナウンスすることは非常に重要です。自身が担当してきた顧客や取引先へ担当者変更の節目となる日や連絡先などを伝え、後任者の紹介をしましょう。これまでの感謝の挨拶を電話で直接伝えることも大切ですが、記録として残す意味ではメールでも連絡をすることをおすすめします。

    引き継ぎの失敗を防いでくれるツール

    最後に、引き継ぎの失敗を防止するためのツールをご紹介します。引き継ぎ時のみでなく、日頃からツールを活用することで、業務の効率化が可能です。

    stock

    シンプルな操作でさまざまなデータを素早く共有できるツールです。引き継ぎ時のみでなく、チーム全体で常に情報が共有されている状態になりますので、引き継ぎ時に慌てる必要はありません。

    さらにタスク管理や、チャットなどのコミュニケーション機能も豊富です。

    stock

    「楽楽販売」

    リアルタイムでさまざまな情報の共有が可能なツールです。情報を共有し一元管理することで業務の属人化を防止できますので、引き継ぎもスムーズに行えます。

    業務プロセスを設定し、ルール化できますので、ノウハウの引き継ぎも簡単です。

    楽楽販売

    まとめ

    人材の流動化が進む現代のビジネスにおいて、スムーズな引き継ぎはより重要となっています。属人化してしまった業務は会社の資産とならず、損失を生んでしまうケースも多く発生してしまいかねません。今回ご紹介したポイントをおさえて、引き継ぎで失敗しないような体制を整えましょう。

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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