発注管理システム10選｜
おすすめのサービスを選定のポイントとともに解説

発注管理とは

発注管理とは自社の製品を作るために必要な部品の仕入れを管理する作業のことです。小売業者の場合は、消費者に販売する製品を集める際の発注を管理する際の業務を指します。会社の製造・販売業務の根幹となるデータを管理するだけではなく、在庫数などの各担当者との連携も必要不可欠となる重要な業務です。

一般的な発注管理の流れ

まず、一般的な発注に関する業務の流れを改めて理解しておきましょう。当たり前の業務であっても、その流れを改めて見直すことで、改善策が見つかるかもしれません。

発注計画

各担当者で必要なものを整理し、発注の計画を立てます。ここで大切なのは、単に購入すべきものをリストアップするのみでなく、目的や納期、納入場所なども同時に整理することです。

仕入れ先の選定

続いて仕入れ先の選定です。発注の担当者はリストアップされた計画に基づいて、仕入れ先を検討します。納期や数量、そしてコストなど、いくつものポイントをチェックし、最終的に発注先を決定することになります。

注文書の作成

最後のステップが仕入れ先に対する注文書の作成と送付です。品目や単価、数量、納期など入力項目も多く、特に人的ミスも起こりやすいポイントなので、最も精密なチェック体制が求められます。

発注管理システム導入のメリット・デメリット

発注管理システムを導入するにあたり、企業が得るメリットとデメリットとはどんなものか、具体的な内容を見てみましょう。

メリット

発注管理システムがもたらす大きなメリットは、作業の効率化です。

発注管理システムは在庫管理部門だけではなく、全社を通して確認することができます。
たとえば、在庫管理部と購買部にわかれている企業の場合、これまであった「在庫数の確認→伝達→発注依頼」の工程が短縮できます。購買部が目視で在庫数を確認し、必要なタイミングで注文を行うことも可能です。これにより、人員の手間や作業時間を削減できます。
なお、発注管理システムには過去の注文状況も残されています。発注数や費用などのデータを確認することで、今後の注文の目安も立てやすくなるでしょう。

システムを使って発注を行えば、人為ミスも減らせます。
これまでは在庫量を実際に数え、適切な納入タイミングと数を計算し、手書きで注文を行わなければなりませんでした。しかし、発注管理システムを用いれば現在の状況に合わせた数をすぐに計算し、注文書もシステムに従って入力するだけで完成します。記入ミスだけではなく、タイムラグや別の担当者による重複発注も防ぐことができます。

デメリット

発注管理システム導入のデメリットは、運用コストがかかるという点です。
初期導入費用はもちろん、月額のシステムの場合はランニングコストもかかります。また、導入に伴い社内の体制を大きく再構築する必要もあります。

しかし、導入後の効率化とそれに伴う利益の向上を考えれば、必要経費として捉えることもできるでしょう。自社に最適なシステムを選ぶことができれば、導入や社内体制の再構築もスムーズに行えます。つまり発注管理システムは、デメリット以上の成果を得られる可能性が高いといえます。

発注管理システム選定のポイント

発注に関するミスが発生するのは人的なものが大半を占めていますので、システムを導入すれば、発注管理に関するあらゆる業務の効率化や精度の向上などが期待できます。その効果を最大限に活かすには、自社に合ったものを選定することが重要です。次に選定のポイントを紹介していきます。

自社に必要な機能の有無を確認

自社の業務を一度整理した上で、システムに求める機能を整理し、精査しましょう。その上で、必要な機能が十分に備えられているシステムを選ぶことが重要です。
業種によっても発注業務の内容は異なりますので、導入事例なども確認しながら選定します。

サポート体制の確認

発注管理システムは継続的に運用していく必要があります。苦労して導入したシステムを入れ替えるのは非常に労力を使うので、導入後のサポートについても事前に確認が必須と言えます。例えば、消費税の改定などで、システム全体の大きな設定変更や確認が必要になるときなどには特にサポート有無が大きく影響するでしょう。

おすすめの発注管理システム10選

ここからは、おすすめの発注管理システムをピックアップして、それぞれの特徴とともにご紹介します。

・COREC

低予算でスタートできるシステムのひとつです。BtoBでの受注・発注を一括して管理可能な点も魅力です。月額料金が安く、さらに無料プランも用意されていますので、実際に使用してみてから導入を検討できます。

・ネクストエンジン

発注に関する業務のみでなく、ネットショップ運営にかかわるあらゆる課題を解決することのできるツールです。大手を含む導入事例も非常に多く、初期費用もかからないため、コストパフォーマンスに優れたサービスのひとつです。

・MOS

パソコンのみでなく、スマホやタブレットなどでも使いやすいUIを採用したシステムです。入力や情報の確認などの操作もシンプルで、直感的な操作ができます。さらに、事業の内容に合わせたカスタマイズにも対応可能です。

・アラジンEC

パッケージ版とクラウド版の両方で展開されているシステムです。BtoBやEC向けの受発注管理を総合的に行うことができます。月額料金はやや高めですが、その分機能が豊富で、それぞれの企業においてベストな管理体制を構築できます。

・CAM MACS

高い拡張性が特徴のシステムです。ビジネスの変化や、事業の拡大などへも柔軟に対応可能なERPシステムとなっています。

・TEMPOSTAR

受注の管理から商品の在庫管理など、ネットショップの運営に特化したシステムです。大規模サイト運営会社への導入実績も多く、あらゆるタイプのネットショップに対応します。サポート体制が強力な点もポイントです。

・NETSuite

あらゆる業種に対応したERPシステムです。社内のさまざまな業務を一元管理することができます。複数のチャネルからの注文を一元管理し、複雑になっていく購買作業全般を管理でき、自動化することで業務の工数を大幅に減らせます。

・GoQSystem

ECサイト向けの一元管理システムです。受注管理から、商品登録、在庫、出荷管理、また、売上や収支管理など通販業務にかかわるあらゆる業務を効率化することができるシステムです。複数のプランが用意されており、業務の規模などに合わせて必要な機能からプランを選べるのもポイントです。

・ECサイトまるごとパック

その名の通り、ECサイトの開設から、運営において必要な機能がまるごと搭載されたシステムです。単に発注を管理するのみでなく、店舗構築や運営などに関するあらゆる機能が備えられています。

・「楽楽販売」

発注管理のみでなく、顧客管理なども一元化し、さまざまな業務を効率化することができるサービスです。それぞれの組織の運用フローに合わせて自由にカスタマイズが可能で、社内のルーチンワークの多くを自動化することができます。またリアルタイムで情報の共有がスムーズにできるので、属人化しがちな作業も自動化することが可能です。

まとめ

当たり前の業務でありながら、非常に工数が多く、複雑で人的ミスなどのリスクも高い発注業務ですが、システムを導入することで、その多くを自動化し、精度を高めることができます。今回ご紹介したポイントを参考にして、あなたの企業も導入を検討してみてください。