プロジェクト遅延の原因はなに？
最低限押さえるべきPMの進捗管理とは

進捗管理とは

プロジェクトが遅延する原因を紹介する前に、まずは進捗管理とはそもそもどのようなものなのかを確認します。進捗管理とは、プロジェクトメンバーがそれぞれ受け持っている作業の進捗を把握し、納期に合わせてタスク管理や進行具合の修正を行う業務です。そのため、定例会議などによってそれぞれのメンバー、あるいはチームの進捗を確認します。

「進捗率90％」という報告の問題

定例会議などによって全体の進捗を把握することが、進捗管理の基本的な方法になります。しかし、このときの報告が曖昧なもの、あるいは誤ったものであったとき、プロジェクトが遅延する可能性が高くなります。よくあるパターンとして、メンバーから「進捗率は90％です」という報告を受けたものの、その後の作業は思うように進まず、結果としてプロジェクトが遅延してしまうというパターンです。「進捗率90％」という報告の、どのような点が問題なのでしょうか。また、原因はどこにあるのでしょうか。

認識のズレ

原因の一つとして、進捗率に対する認識にズレがあり、それが修正されないまま最後まできてしまっているパターンが考えられます。メンバーが主観的に進捗率を決めていた場合、主観ですから当然ながらPMの進捗率の感覚とは多少なりともズレが生じてしまいます。また、工数によって進捗率を考えていた場合にもズレが生じる可能性があります。このような認識のズレが生じた状態では、いくら会議を開いて報告を受けても正しい進捗を把握することはできません。PMの想定する「進捗率90％」とメンバーの考える「進捗率90％」が違っているので、最終的にプロジェクトが遅延してしまうことになります。
このような事態を防ぐためには、プロジェクトを開始するときにまず、進捗率をどのように数字にするのかを確認しておく必要があります。同じ認識を持って進捗率を確認しておけば、大きなずれが発生する事態を防ぐことができます。

進捗率だけで管理している

進捗率の数字だけで作業の状況を把握したつもりになっていると、数字と実際の進捗のズレに気づくのが遅れる原因となってしまいます。定例報告で伝えられる数字が順調に進んでいると、プロジェクトの終了までそのままのペースで作業も進むように感じてしまいます。しかし実際の現場では、思いがけないトラブルが発生している、チームの中心的なメンバーが体調を崩しているといったことが発生しているかもしれません。数字だけで把握していては現場の様子まではわからず、「進捗率90％」から先に進まないといった事態が発生するかもしれません。
これを防ぐためには、進捗報告を数字だけで終わらせるのではなく、「作業の内容と進み具合」「進捗が現在の状況にある理由」「予定通りの場合は、進捗を維持するための方法」「遅延が発生している場合は解決策」など、より細かく具体的な報告を受けるようにすることが必要です。これにより、今後の進捗の推移を予測し、タスク管理を的確に行うことができるようになります。

報告しにくい環境

プロジェクト内に信頼関係が生じていない状態だと、メンバーが素直に報告できないことがあります。例えば本当の進捗率は80%だったとしても、それを正直に報告すると雰囲気が悪くなるような環境であれば、メンバーは「進捗率90％です」と報告してしまうことがあります。そして報告後になんとか挽回しようとするも間に合わず、プロジェクト遅延の原因となってしまいます。
このような状況を防ぐためには、チーム内の雰囲気作りが何よりも大切です。PMを含めた人間関係を良好なものにしておき、ミスやトラブルが発生したときにも互いに助け合う、少なくともそれを正直に報告できるような環境を維持しておく必要があります。ミスを叱ることもPMの大切な仕事ですが、信頼関係に基づいた話し合いをもって、ミスを解決するようにしましょう。ミスやトラブルが報告されないままプロジェクトが進んでいては、ほぼ確実に遅延、あるいは失敗してしまうことになるでしょう。

システムを利用して進捗を管理する

的確な進捗管理を行うために、「楽楽販売」などの業務改善ツールを利用する方法があります。作業者別に工数やタスク量を集計して、稼働状況の見える化が実現します。また、それぞれの作業状況がシステム上で確認できることから、作業の属人化に伴う様々なトラブルが解消されます。このように、適切なシステムを利用すれば、適切な進捗管理が実現します。

まとめ

今回は、進捗管理が失敗してしまう原因と解決方法について、よく陥りがちな「進捗率90％」を例にしてご紹介しました。進捗率に対する認識をすり合わせる、数字に頼りすぎない、信頼関係を築くといったポイントを意識しておきましょう。また、進捗管理が飛躍的に楽になるシステムを利用するのも非常に有効な方法です。進捗管理に課題を感じている場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。