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2019/04/02

進捗管理はプロジェクト成功の鍵!
メリットと実践する際のポイント

進捗管理はプロジェクト成功の鍵!メリットと実践する際のポイント

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

進捗管理は、プロジェクトを計画的に進める上で欠かせない作業です。計画と実績のズレに気づきやすくなるので、売上や利益の損失を未然に防ぐことができます。この記事では、進捗管理の概要やメリット、実践する際のポイントについてご紹介します。

目次

    ビジネスを行う上で欠かせない!進捗管理とは

    進捗管理とは、企業で取り組むプロジェクトの業務において、計画と実績のズレを正確に把握する作業のことを指します。「事前に立てたスケジュールどおりに業務が進んでいるか」「各業務の進み具合はどの程度か」などをタイムリーに確認・把握をすることで、例えば業務に遅れが見られた場合は早急にスケジュールを調整し直すことができます。これにより、プロジェクトによる損失やトラブルを未然に防ぐことができます。

    なお進捗管理を行う方法には、例えば「定例ミーティングの実施」があります。週に1回、月に1回などと定期的に実施し、担当業務の進捗を共有し合うことで、プロジェクトに関わる全メンバーの認識を統一させることが可能です。

    進捗管理で失敗してしまう要因

    「お互いの進捗状況が把握できていない」「自身のプロジェクトを期限内に達成できない」など、進捗管理で失敗をしてしまうときもあります。
    なぜ失敗につながってしまうのかという要因を知ることで、今後の進捗管理に活かしましょう。
    ここでは、進捗管理で失敗してしまう要因をご紹介します。

    進捗率の定義に認識のズレがある

    進捗管理で失敗してしまう要因には、チームメンバーの「進捗率認識」にズレがあることがあげられます。
    進捗率に関する定義は「主観」と「工数」の2種類に分けられます。チームメンバーの裁量で進捗率が変化する主観は進捗率の予想が難しく、予期せぬトラブルなどによって予定が乱れやすいという特徴があります。
    一方で、工数は実際の進捗率を%で計算して目標達成までにかかる日数を割り出すため、主観に比べて予定が立てやすいでしょう。

    主観と工数ではそもそもの考え方が異なるため、どちらの定義で進捗状況を定めるのかについて事前の話し合いが欠かせません。

    チームの信頼関係が築けていない

    チームメンバーの信頼関係が築けていない場合、チーム内の雰囲気も悪くなりやすく、効率のいいワークフローが実現できません。
    「ヘルプが欲しいけど言いだせない」「質問があるけど聞きにくい」など信頼関係が築けていないことで作業効率が低下し、思わぬミスにつながってしまう可能性も高まります。

    お互いに助け合える気持ちをもてば、自分の進捗率とチームメンバーの進捗率を照らし合わせてプロジェクトを進められたり、一致団結した空気感が生まれたりして仕事にも集中しやすくなるでしょう。

    タスク量を把握できていない

    進捗管理で失敗してしまう初歩的な要因は、一人ひとりの能力をしっかりと確認せず作業を振り分けてしまい、キャパオーバーになってしまう人を生み出してしまうことです。
    さらに根本的なタスク量が多すぎたり少なすぎたりすることも、プロジェクト成功の妨げになるでしょう。
    まずは一人ひとりのスキルに見合うタスク量を把握することが大切です。

    リスク回避につながる!進捗管理を行うメリット

    進捗管理を行うメリットには、例えば以下の3つがあります。

    スケジュールや業務内容・工程を横断的に管理できる

    プロジェクトの規模は企業によって異なり、例えば1,000人以上のメンバーが携わるプロジェクトもあれば、複数の小さなプロジェクトがひとつになった複雑なプロジェクトも存在します。これらを円滑に進めるためには、それぞれのメンバーが担当する業務や各プロジェクトの内容・工程などを、正確に管理する必要があります。

    進捗管理を徹底すれば、いくら複雑なプロジェクトでもスケジュールや業務内容・工程を横断的に管理できるので、目標達成に向けて効率よく進めることが可能です。

    課題や問題にはやく気づける

    プロジェクトを進めるにあたり、課題や問題が浮き彫りになることは決して珍しくありません。もし、課題や問題があるのにもかかわらず、放置してプロジェクトを進めてしまうと、損失が出たり失敗に終わったりする可能性があります。こうした事態を避けるためには、課題や問題を迅速かつ適切に解決することが大切です。

    そこで役立つのが進捗管理であり、例えば定例ミーティングで各業務の状況を報告し合えば、課題や問題の早期発見につながります。併せて、これらの解決法を検討することもできるので、効率的に課題・問題を解決できます。

    業務の優先順位を明確にできる

    業務の優先順位を明確にすることは、プロジェクトを進める上で重要なポイントです。なぜなら、とある業務が完了しなければ次の業務に移れない、という場面に遭遇する可能性があるためです。つまり、プロジェクトを進める際は業務内容を理解し、何からどういう順番で着手するのかを明確にする必要があります。

    進捗管理を行えば、プロジェクトを進める上で必要な業務を洗い出すことができるので、優先順位をつけやすくなります。現場の混乱を防げるだけでなく、品質の維持にもつながるため、プロジェクトを効率よく、そして正確に進めることが可能になります。

    押さえておこう!進捗管理を行う際のポイント

    ここでは、進捗管理を行う際に意識したいポイントをご紹介します。「進捗管理の注意点が知りたい」「プロジェクトを成功に導きたい」という人はぜひ参考にしてください。

    業務の細分化

    進捗管理を行う際は、業務を細分化することが大切です。その理由は、細かな業務をひとつにまとめて管理すると、進捗状況が把握しづらく、課題や問題に気づきにくくなってしまうためです。最悪の場合、スケジュールを調整し直すだけでは解決できないほど、課題や問題が深刻化することもあるので、業務は細かく分けて管理することをおすすめします。

    進捗確認を定例化する

    進捗管理を用いてプロジェクトの成功を実現させるためには、チーム内での進捗管理の報告会などを定例化することが重要です。
    定例会では進捗状況の報告はもちろん、質疑応答などの時間を設けることでチーム内の理解度アップにもつながり、コミュニケーションの場にもなるでしょう。

    チームの雰囲気を良くする

    進捗管理をスムーズに行うポイントは、チーム内の雰囲気を良くしてお互いに声をかけやすい環境を整えることです。
    メンバーそれぞれが「助け合いの気持ち」をもってプロジェクトに取り組めば、疑問や不安は解消されやすくなり、チーム内の雰囲気も和やかになって安心して仕事に打ち込めるようになります。

    密にコミュニケーションをとる

    また、メンバーの性格や得意分野を考慮して業務を割り当てることも大切です。例えば、あるメンバーに苦手分野の業務を任せた場合、想定したスケジュールよりも大幅に遅れてしまい、全体的に進捗が悪くなる可能性があります。こうしたトラブルを避けるためにも、業務を割り当てる際は各メンバーと密にコミュニケーションを取るなどして、性格や得意分野、業務への取り組み方を把握するようにしましょう。

    進捗管理ツールの活用

    この他、進捗管理ツールを活用することもポイントのひとつです。進捗管理ツールと一言でいってもその種類はさまざまで、例えばクラウド業務改善ツール「楽楽販売」は業務の進み具合を一元管理できるので、常に最新の進捗を確認できます。また、進捗状況や残りの業務をリアルタイムでメンバーに共有したり、進捗があった時に指定の人に通知メールを飛ばしたりできるので、円滑にプロジェクトを進めることが可能です。

    徹底した進捗管理でプロジェクトを成功させよう!

    プロジェクトを計画的に進めるためには、進捗管理に注力する必要があります。なぜなら、スケジュールや業務内容・工程を横断的に管理できるだけではなく、課題・問題にも気づきやすくなるためです。プロジェクト失敗はもちろん、売上や利益の損失を防ぐこともでき、効率的にプロジェクトを進められます。
    「これから一大プロジェクトに着手する」「プロジェクトマネージャーに就任した」という方は、ぜひ今回の記事を参考に、進捗管理を行ってみてください。

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