クラウド型販売管理ツール

2019/4/9

進捗管理はプロジェクト成功の鍵!
メリットと実践する際のポイント

進捗管理はプロジェクト成功の鍵!メリットと実践する際のポイント

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

進捗管理は、プロジェクトを計画通りに進める上で欠かせない作業です。計画と実績のズレに気づきやすくなるので、売上や利益の損失を未然に防ぐことができます。この記事では、進捗管理の概要やメリット、実践する際のポイントについてご紹介します。

ビジネスを行う上で欠かせない!進捗管理とは

進捗管理とは、企業で取り組むプロジェクトの業務において、計画と実績のズレを正確に把握する作業のことを指します。「事前に立てたスケジュールどおりに業務が進んでいるか」「各業務の進み具合はどの程度か」などをタイムリーに確認・把握をすることで、例えば業務に遅れが見られた場合は早急にスケジュールを調整し直すことができます。これにより、プロジェクトによる損失やトラブルを未然に防ぐことができるのです。

なお進捗管理を行う方法には、例えば「定例ミーティングの実施」があります。週に1回、月に1回などと定期的に実施し、担当業務の進捗を共有し合うことで、プロジェクトに関わる全メンバーの認識を統一させることが可能です。

リスク回避につながる!進捗管理を行うメリット

進捗管理を行うメリットには、例えば以下の3つがあります。

スケジュールや業務内容・工程を横断的に管理できる

プロジェクトの規模は企業によって異なり、例えば1,000人以上のメンバーが携わるプロジェクトもあれば、複数の小さなプロジェクトがひとつになった複雑なプロジェクトも存在します。これらを円滑に進めるためには、それぞれのメンバーが担当する業務や各プロジェクトの内容・工程などを、正確に管理する必要があります。
進捗管理を徹底すれば、いくら複雑なプロジェクトでもスケジュールや業務内容・工程を横断的に管理できるので、目標達成に向けて効率よく進めることが可能です。

課題や問題にはやく気づける

プロジェクトを進めるにあたり、課題や問題が浮き彫りになることは決して珍しくありません。もし、課題や問題があるのにもかかわらず、放置してプロジェクトを進めてしまうと、損失が出たり失敗に終わったりする可能性があります。こうした事態を避けるためには、課題や問題を迅速かつ適切に解決することが大切です。
そこで役立つのが進捗管理であり、例えば定例ミーティングで各業務の状況を報告し合えば、課題や問題の早期発見につながります。併せて、これらの解決法を検討することもできるので、効率的に課題・問題を解決できます。

業務の優先順位を明確にできる

業務の優先順位を明確にすることは、プロジェクトを進める上で重要なポイントです。なぜなら、とある業務が完了しなければ次の業務に移れない、という場面に遭遇する可能性があるためです。つまり、プロジェクトを進める際は業務内容を理解し、何からどういう順番で着手するのかを明確にする必要があります。
進捗管理を行えば、プロジェクトを進める上で必要な業務を洗い出すことができるので、優先順位をつけやすくなります。現場の混乱を防げるだけでなく、品質の維持にもつながるため、プロジェクトを効率よく、そして正確に進めることが可能になります。

顧客満足度の向上につながる

進捗管理を徹底すると、プロジェクトを効率よく進められるようになります。
その結果チーム内の雰囲気が良好になりやすいのはもちろん、プロジェクトがスムーズに進むことで成果につながり、クライアントからの印象も良くなるでしょう。最終的に顧客満足度の向上につながることでクライアントからの自社への評価が高まり、新たなビジネスチャンスを生み出すきっかけにもなり得ます。

このように、進捗管理を行うことは業務を効率化するだけでなく、顧客の満足度を上げることにも直結します。

進捗管理の難しさ

進捗管理はプロジェクトの成功のみならず、顧客満足度を向上させるためにも大切です。しかし、進捗管理の知識を持って行わなければ意味を成しにくいと考えられています。ここでは進捗管理が難しいといわれている理由をご紹介します。

メンバーの認識のズレ

複数人で行うプロジェクトでは、メンバー間で認識のズレが発生しやすく進捗管理が思うように進まない場合があります。
例えば、同じ目的を掲げているのに解釈が異なるケースが考えられます。どちらの解釈も間違っていない場合、認識のズレにすら気づけません。
これにより正しく進捗管理を行うことができず、かえってプロジェクトに遅れが生じる可能性もあります。

他のメンバーに迷惑をかけたくないという心理から、多少予定どおりに進んでいなくても「計画どおりに進んでいる」と報告するケースもあります。報告されない小さな遅れの積み重ねも進捗管理を狂わせる原因のひとつです。そのため進捗率の定義そのものの認識を合わせることはとても重要になります。

進捗管理ツールの不使用

進捗を確認するための管理ツールなどを使用していない場合は、チーム内での進捗状況をこまめにチェックすることができません。
エクセルを使って進捗管理を行うことも可能ですが、リアルタイムで確認できなかったり、コピーのファイルがどんどん増えて最新のデータを見つけられなかったりするというデメリットがあります。ファイルの管理に時間がかかることで進捗状況の確認を面倒に感じ、「プロジェクトを遂行させる」という意識の低下につながりかねません。

メンバーのコミュニケーション不足

複数人でチームを組んでいる場合、メンバー同士のコミュニケーション不足により進捗管理が進まなかったり、手戻りが発生する場合があります。
コミュニケーションが不足することで認識のズレが生じたり、報連相がおろそかになったりと、トラブルに発展する可能性も高まります。
一方で「スケジュールが延長する」「タスク管理を間違える」などの問題が発生した場合でも、メンバー同士で信頼関係が築けていればトラブルを未然に防いだり、被害を最小限に抑えたりできます。

押さえておこう!進捗管理を行う際のポイント

進捗管理を行う際は、業務を細分化することが大切です。その理由は、細かな業務をひとつにまとめて管理すると、進捗状況が把握しづらく、課題や問題に気づきにくくなってしまうためです。最悪の場合、スケジュールを調整し直すだけでは解決できないほど、課題や問題が深刻化することもあるので、業務は細かく分けて管理することをおすすめします。

また、メンバーの性格や得意分野を考慮して業務を割り当てることも大切です。例えば、あるメンバーに苦手分野の業務を任せた場合、想定したスケジュールよりも大幅に遅れてしまい、全体的に進捗が悪くなる可能性があります。こうしたトラブルを避けるためにも、業務を割り当てる際は各メンバーと密にコミュニケーションを取るなどして、性格や得意分野、業務への取り組み方を把握するようにしましょう。

この他、進捗管理ツールを活用することもポイントのひとつです。進捗管理ツールと一言でいってもその種類はさまざまで、例えばクラウド業務改善ツール「楽楽販売」は業務の進み具合を一元管理できるので、常に最新の進捗を確認できます。また、進捗状況や残りの業務をリアルタイムでメンバーに共有できるため、円滑にプロジェクトを進めることが可能です。

徹底した進捗管理でプロジェクトを成功させよう!

プロジェクトを計画的に進めるためには、進捗管理に注力する必要があります。なぜなら、スケジュールや業務内容・工程を横断的に管理できるだけでなく、課題や問題にも気づきやすくなるためです。プロジェクトの失敗はもちろん、売上や利益の損失を防ぐこともできるので、効率的にプロジェクトを進められます。
「これから一大プロジェクトに着手する」「プロジェクトマネージャーに就任した」という方は、ぜひ今回の記事を参考に、進捗管理を行ってみてください。

楽楽販売

株式会社ラクスのロゴ

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス47,366社、レンタルサーバーサービス22,826社、
合計70,192社のご契約を頂いております。(2020年9月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。