請求書のチェック効率化のポイントは？システム導入でまとめて効率化
こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
企業がサービスを提供したら請求書を発行し、取引先から代金を回収します。発行する請求書の記載内容が間違っていたり、請求漏れがあったりすれば、正確な料金を回収することができません。
正確な請求書を発行するために重要なのが“請求書の照合作業”です。請求書関連の業務にミスがあると会社の信用問題にもかかわることがあるため、徹底的にチェックすることが重要とされます。
しかし、請求書のチェック業務は煩雑で、ヒューマンエラーが起こりやすい部分といえます。効率化を図りミスを防ぐためには、業務フローの見直しを行い、自動化を進めることが大切です。今回は、請求書のチェックでよく見られる課題や煩雑化の原因、効率化のコツなどをご紹介します。
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この記事の目次
請求書のチェックでよくある課題とは？
請求書をチェックする際に見られやすい課題には、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、チェック業務にてよくある課題について詳しくご紹介します。
確認が多くて面倒
請求書は発行までに多くの確認が入ります。金額の計算や内部承認、請求書送付、入金確認、消込処理など一連の流れの中で、請求内容や振込先、支払期限などのチェックが何度も行われます。
管理方法によってはチェックの際は数字や請求内容に間違いがないか、一つひとつ目視で突合しなければいけません。請求書の枚数が多いほど手間も時間もかかってしまうでしょう。
ミスが起こりやすい
請求書関連の業務を目視や手入力で行っていると、どうしても人的ミスが起こってしまいます。請求金額の計算が複雑な場合もあれば、大量の数字を確認しなければならないこともあるでしょう。宛名や項目別の金額、消費税など、さまざまな部分に間違いがないか丁寧に確認しなくてはいけません。目視でのチェックだと計算や入力間違いなどを発見しにくく、ミスを見落としてしまうリスクがあります。
担当者に負担がかかる
請求書チェックは月末月初に業務が集中する傾向にあります。請求書発行や入金のタイミングが重なりやすく、それに合わせて手作業やダブルチェックなどの細かい作業が発生してしまいます。
請求書のチェックが多いときは、担当者がコア業務に集中できないケースも珍しくありません。残業が発生し、社員の負担が増えてしまうこともあるでしょう。
請求書のチェックが煩雑化する原因
請求書チェックが煩雑になる原因の一つが、取引先によって請求書の形式が異なることです。紙で郵送するところもあれば、電子データをメール送信するところもあります。形式が統一されていないため、効率的に管理するのが難しいのです。請求業務で使用する書類が部署別に保管されている場合なども、確認の手間が発生してしまいます。
また、月別・顧客別に複数の請求が生じることがあるのも煩雑化を招く要因です。請求書の枚数が少なければ、チェックにかかる業務負担も軽くなるでしょう。取引先が増えるほど業務が煩雑化しやすく、担当者の負担やコストも増えてしまいます。業務プロセスを見直した上で、改善策を練ることが大切です。
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請求書チェックを効率化するには、請求書関連の業務フローを見直すようおすすめします。非効率的で無駄な部分がないかを確認しましょう。そうすることで、現在抱えている課題の原因を見極められます。
例えば、請求書に記載する内容に間違いが多い場合は、計算や入力時にミスが起こりやすくなっていると考えられます。この部分を自動化できれば間違いを減らし、修正に必要な手間も軽減することができるでしょう。また、システム化してフォーマットを統一したり、クラウド上で請求データを一元管理したりするのも有効です。
業務フローを見直す際は、請求書チェックにかかる時間や人員を明確化することを意識しましょう。かかっている時間や人的コストを具体的に把握することで、業務上の問題点を見極めやすくなります。
請求書のチェックを効率化するには？
オペレーションの改善のみで経理業務を効率化するのが難しいと感じたら、「代行サービスに依頼する」「請求管理システムを導入する」といった選択肢があります。ここでは、業務効率化を実現するためのポイントや注意点などを解説します。
代行サービスに依頼する
社内で全ての業務を行うより、アウトソーシングするほうが効率化できる場合があります。社員のリソースが不足している場合は請求書発行の代行会社へ依頼し、作業を外部委託することを検討してみましょう。入力作業やチェックなど一部業務のみを委託することもできますが、請求書の作成・チェック・発行業務などを一貫して任せることも可能です。
ただし、外注する場合は相応のコストがかかるというデメリットに注意しましょう。費用対効果をしっかりと計算し、メリットが大きいと感じたら検討することがおすすめです。
請求管理システムを導入する
請求書チェックの効率化におすすめの方法の一つが、請求管理システムの導入です。専用システムを利用すれば、複雑な業務も簡単に自動化できます。請求内容のチェックはもちろん、請求データ管理や情報共有などもスムーズに行えるでしょう。うまく活用できれば、作業時間の大幅な短縮も実現可能です。導入時の初期費用や月額費用などはサービスによって異なるため、比較して自社に合う製品を探しましょう。
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「楽楽販売」で請求書チェックの効率化を実現！
請求書の確認作業は煩雑になりやすく、リソースが圧迫されたり、ミスを引き起こしたりするケースも珍しくありません。改善のために、まずは現在の業務フローを見直した上で問題点を洗い出すことが大切です。その上で自社に合った方法で効率化を図ります。
請求書のチェックを効率的に行いたい場合は、請求管理システムの導入を検討してみましょう。なかでもおすすめなのが「楽楽販売」です。「楽楽販売」とはクラウド型販売管理システムで、請求管理・見積もり管理・受注管理・発注管理など、さまざまな業務を効率化できるツールです。請求書のチェック業務も、便利な機能を使って効率的に実施できるようになります。
例えば、請求金額の自動計算や請求対象の自動抽出により、工数を削減して効率化を実現できます。誤入力を防止するために入力内容を制御できるためチェックの作業工数を大幅に削減ができるほか、誤請求のリスクも軽減可能です。また、カスタマイズ性の高さも魅力の一つです。自社に合わせた承認フローを設定できるため、オペレーションを大幅に変える必要がありません。入金ステータスの管理も適切に行えます。
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記事執筆者紹介
- 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
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