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見積書を発注書へ書き換えて発行できる?
発注業務を楽にする方法

見積書を発注書へ書き換えて発行できる?発注業務を楽にする方法

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
見積書と発注書は、どちらも取引における重要な書類です。これらの書類は、発注者と受注者の双方の合意を形にするものであり、契約に関するトラブルを未然に防ぐツールとしても機能します。ただ、その作成には手間がかかるうえ、手作業で行うとミスが発生する場合もあります。記載内容には重複する部分も多いことから、作成自体が二度手間に感じるケースもあるでしょう。そこで今回は、見積書を発注書へ書き換えて発行することの可否や、発注業務の煩雑さを軽減するためのアプローチを徹底解説します。

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この記事の目次

    見積書と発注書の違い

    見積書と発注書は共通する項目も多い書類です。ここでは、見積書と発注書の違いについて、発行されるタイミングや発行者、役割などの点を解説します。

    見積書とは

    見積書は、契約が成立する前に受注者から発注者へ交付される書類です。サービスや商品を提供した場合の金額・内訳を、発注者へ事前に提示する目的で発行されます。発注者は受領した見積書を確認し、必要に応じて取引内容に関する交渉を行い、双方の合意が取れたら契約が成立する流れです。

    なお、見積書はサービスや商品の提供にかかる“想定金額”を記した書面のため、記載内容が後日発行される請求書と異なる場合もあります。見積書に記載される項目には、主に以下のようなものがあります。

    • タイトル(「御見積書」など)
    • 宛名(会社名、部署名、担当者名など)
    • 発行者の情報(会社名、住所、担当者名、電話番号など)
    • 発行日
    • 管理番号
    • 納品日
    • 有効期限
    • 提供するサービスや商品の内容(名称、数量、単価、小計など)
    • 合計金額・消費税額
    • 発行者の印鑑

    発注書とは

    発注書は、サービスや商品の提供を依頼する側の発注意思を明らかにするための書類です。見積書の内容に問題がなければ、発注側が発注書を作成したうえで受注側に交付します。発注書の主な記載項目を以下でご紹介します。

    • タイトル(「発注書」「注文書」など)
    • 発注先の企業名
    • 発注元の情報(会社名、住所、担当者名、電話番号など)
    • 発行日
    • 発注番号
    • 納品希望
    • 納品場所
    • 支払い条件(締め日・支払日など)
    • 発注内容(商品名、数量、単価、金額など)
    • 合計金額・消費税額
    • 発注元の印鑑

    なお、法的には見積書や発注書に押印は不要とされているものの、実務では承諾や承認の意思を示す目的で角印や担当者個人の印鑑を押すのが一般的です。また、見積書や発注書は金銭のやり取りを証明する書類ではないため、原則として収入印紙を貼付する必要はありません。しかし、発注書の場合は、収入印紙の貼付が必要なケースもあるため注意が必要です。

    具体的には、発注書の発行によって契約が成立することを双方の当事者が認知している場合や、発注書に発注者と受注者の署名または捺印がある場合などが挙げられます。これらのケースでは、発注書が契約書と同じ役割を果たしているため、印紙税法が定める課税文書に該当し、収入印紙を貼付する必要があります。ただし、発注書をPDFなどの電子データで送付する場合は、収入印紙の貼付義務は発生しません。

    取引の大まかな流れ

    一般的に見積書、発注書のやり取りは以下のような流れで行われます。

    1.見積書の提示 2.発注書の送付 3.サービスや商品の納品・納品書の送付 4.商品の検品・検収書の発行 5.請求書の発行

    【受注側】
    依頼を受けた受注者がサービスや商品の詳細を記載した見積書を発行します。

    【発注側】
    見積書の内容に同意したら、発注者は受注者に発注書を提出します。

    【受注側】
    受注者は、サービスや商品の用意ができたら、納品書と合わせて発注者へ送付します。

    【発注側】
    発注者は届いたサービスや商品をチェックし、検収書を発行します。

    【受注側】
    サービスや商品に問題がなければ、受注者は請求書を発行し、発注者に代金の支払いを求めます。

    見積書を発注書に書き換えて利用することは可能?

    結論からお伝えすると、「見積書」を「発注書」に書き換えて発行することは可能です。そもそも、見積書と発注書は対になる書類であり、多くの記載項目や内容が共通しています。具体的には、サービスや商品の名称、数量、単価、合計金額などの情報は基本的に変わりません。そのため、締め日や支払日、発行日など、発注書に必要な要素が記入されていれば、タイトルを変更して見積書を発注書へと書き換えることができます。

    また、取引の実態に合わせた「見積書兼発注書」という様式も存在します。見積書兼発注書は、見積もりの提示と発注の申し込みを一つの書面で行うため、書類作成の手間を省き、業務を効率化できる点がメリットです。原則、見積書兼発注書は受注側が発行することになります。

    ただし、見積書を発注書に書き換える場合、入力ミスなどにより書類が誤った内容で発行され、トラブルが発生するリスクがあります。こういったリスクから、発注書と見積書を分けている企業がほとんどです。

    発注書の発行業務を楽に行いたいなら発注管理システムの導入もおすすめ

    発注書の発行から管理の作業を効率化するために、見積書の書き換えを検討している場合は、発注管理システムの導入を検討してみるのも一つの手です。

    発注管理システムとは、発注から支払いまでの業務が一元管理され、全てのフローが見える化されたシステムです。こちらでは、発注管理システムを活用する際のメリットや注意すべきポイントを解説します。

    発注管理システムのメリット

    発注管理システムを利用すると、発注から支払いまでの業務をまとめて効率化できる点がメリットです。従来手作業で行っていた転記作業が最小限になることで、ミスの発生リスクを低減できます。また、複数の部署や担当者間で情報共有が必要な場合、発注管理システムを導入していれば、リアルタイムに複数人でデータベースを確認することが可能です。
    情報更新のラグが発生しにくいため、管理の属人化を防止できます。さらに、発注管理システムは検索性も高く、必要事項を入力するだけで迅速に情報を取得できます。これにより、時間の節約はもちろん、業務の精度向上にも役立つでしょう。

    発注管理システムのデメリット

    発注管理システムを利用する場合は、導入コストに注意しましょう。初期費用や維持費はもちろん、社員の教育などにもコストがかかります。また、システムの導入には、社内のワークフローの整備や書類管理に関するルールの見直しなどの事前準備が必要です。運用ルールを明確できていないと、導入後にトラブルが発生する可能性があります。
    さらに、発注管理システムの効果を最大化するには、取引先にも同じシステムや共通の書式を利用してもらうなど、連携が必要です。費用対効果を確認した上で、システムの導入を検討しましょう。

    見積書から発注書への書き換えはリスクも知ったうえで対応を

    ここまで、見積書と発注書の基礎知識や書き換えの可否、発注管理システムを導入するメリット・デメリットをお伝えしました。見積書と発注書は共通している項目も多いことから、書き換えて運用することが可能です。しかし、発注書の作成を人力で行う場合、入力ミスなどが発生し、思わぬトラブルに発展する可能性があります。

    発注書の発行を適切かつスムーズに行うには、発注管理システム「楽楽販売」の導入がおすすめです。「楽楽販売」であれば、登録されたデータからボタン一つで発注書を作成できるため、入力や転記にともなうミスを軽減できます。

    また、「楽楽販売」は発注履歴を案件ごとに紐づけ、収支をリアルタイムで見える化することができます。取引先ごとの発注金額をまとめやすくなり、売上と原価・間接費を紐づけた管理が可能になることも魅力です。

    さらに、「楽楽販売」はカスタマイズ性に優れているのも魅力です。難しいプログラミングの知識は不要であり、マウス操作だけで自社仕様にカスタマイズできるため、システム開発費用の削減や現場定着率のアップが期待できます。これまで使用していたエクセルを取り込めば、より迅速に初期構築を済ませることも可能です。

    そのほかにも導入前後のサポート体制が充実しているため、過去に発注管理システムの導入がうまくいかなかった企業様でも安心してご利用いただけます。「楽楽販売」を活用したインボイス制度や電子帳簿保存法への対応に関するセミナーや、電話・メールによるサポートなどを実施しています。まずは無料トライアルで使い勝手をお試しいただけますので、下記のページよりお気軽にお問い合わせください。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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