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2021/02/26

入金管理をExcel(エクセル)で処理する際のポイントは?

入金管理をExcel(エクセル)で処理する際のポイントは?

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

入金管理は、受注した案件に対する支払いの入金が正しく行われているかを管理する重要な作業です。この記事では入金管理をエクセルで行うポイントやメリット・デメリットなどを整理し、効率的に管理業務を行う方法を解説します。

目次

    入金管理の基本的な流れ

    入金管理とは、債権管理業務のうち、とくに売掛金の入金状況に関するデータ管理や処理を行う業務です。入金管理業務の主な流れは、「入金データの確認」「売掛金との照合」「売掛金の消込」の3種の作業で構成されます。

    入金データの確認

    案件に対する入金の有無を確認しつつ請求額と取引先による入金額の照合を行い、取引先名や金額、案件名などをデータとして記録していきます。この際、請求内容に沿って入金されていることが確認できれば入金日を記録し、できなければ案件の入金情報を再確認し、ミスや取引先の入金遅延が発生していないかをチェックします。

    売掛金との照合

    入金データの確認が取れたら、実際の入金額と売掛金の残高を照合していきます。金額が合致しなかった場合には、取引先へ入金額や入金内容が妥当なものかを確認する必要があります。この際、照合内容が正確なものかを確認するために入金データを注意深くチェックし、見落としや他案件とのズレといったミスを事前に防ぐことが、取引先との信頼関係を保つためにも重要です。

    売掛金の消込

    消込とは、実際の入出金情報を売掛金と照合し、債権に関する残高のデータを記録から消していく作業を指します。売掛金の残高データのなかから正しく入金されたことを確認できたものから削除していくことで、残っているデータが未回収案件のものであることを把握できます。消込でよくあるミスが「支払や振込に関する手数料を考慮せずにデータを組み上げてしまうこと」で、必ず手数料分のマイナス金額も合わせて記録できるようにしておきましょう。

    入金管理をExcel(エクセル)で行う時のポイント

    データの確認や照合、消込といった複雑な作業から構成される入金管理というタスクですが、エクセルで処理している企業も多く存在することでしょう。エクセルは手軽に利用できるうえにフィルタや関数などで複雑な処理も可能なツールですが、「確認に手間がかかる」「チェックミスなどが多発する」といった難点も存在します。これらの難点を払拭しながら入金管理作業をエクセルで行う際のポイントは、「明細をシート内で一元管理する」ことです。
    例えば、請求明細を月ごとにシートで区分けして管理している場合、月末・月初をまたいでいる案件や前月分の未回収案件などが同一シート上で確認できず、各月のシートを別々にチェックしていく必要があります。大きな手間となるばかりか、確認すべき対象が多くなることでミスやトラブルへとつながる可能性も大きくなるでしょう。
    そこで請求や売掛金に関する管理表は日付や期間で区分けせず、ひとつのシート上で一元管理することがおすすめです。月別の数値を確認したい場合はフィルタ機能でソートを行い、エラーチェックやデータの突合には関数を利用するなどして、ミスを防ぎつつ作業に応じて確認したいデータを手軽に抽出できるようになります。

    Excel(エクセル)で入金消込作業を効率的に処理する方法

    入金管理作業のなかでも、とくに工数がかかるのが消込作業です。取引先の数や案件の総数に応じて作業も膨大なものとなり、抜け漏れやチェックミスなどのエラーも自ずと発生しやすくなってしまいます。エクセルでの消込作業を効率化するには、以下の方法がおすすめです。

    関数やマクロ機能で作業工数を削減する

    すでに実践している方も多いかもしれませんが、エクセル関数やマクロ機能を最大限に活用することが消込作業を効率化するポイントです。SUM・SUMIFなどの選択範囲内の数値合計を自動算出する関数はもちろん、検索条件に合わせて選択範囲の値が真か偽かを判別するCOUNTIF関数や、指定した条件を満たすセルをピックアップするVLOOKUP関数なども効果的です。さらに未入金案件を区別するための色分けや特定列へのフィルタ設定など、フォーマットに則って複雑な作業を行う必要に迫られる場合もあります。そういった際には操作を記録したりプログラムで自動化したりできるマクロ機能を活用し、手作業の割合をできる限り減らすことが工数削減につながります。

    入金管理作業に適した無料テンプレートを利用する

    関数やマクロは、使いこなせればエクセルをひとつの管理ツールのように活用できる便利な機能ですが、実行したい内容が複雑になればなるほどファイルが複雑化し、かえって効率が落ちてしまうこともあります。そこで利用したいのが、各所で無料公開されているエクセルテンプレートです。経理関連のさまざまな作業に適したものが存在し、入金管理に関しても「エクセル 入金管理 テンプレート」などのキーワードで検索すれば複数のWebサイトで管理ファイルのテンプレートを入手できます。
    しかし処理内容や管理項目の差異によって、各テンプレートと作業との相性は大きく左右されます。そのためテンプレートの利用開始前に複数のファイルを比較し、自社に合ったものを導入することが重要です。場合によってはテンプレートをカスタムし、自社の業務に沿った仕様へと変更しても良いでしょう。

    入金管理をExcel(エクセル)で行うメリット

    エクセルで入金管理を行うメリットは、導入・運用の簡単さや使い勝手の良さ、拡張性の高さなどにあります。エクセルは多くの企業で利用されている標準的なソフトのため、ほとんどの人材が最低限のスキルを備えています。そのため導入にかかる金銭的なコストや教育コストをほとんど要さず、簡単に運用していくことができます。多くの方が慣れ親しんだツールですから、使い勝手も良好でしょう。加えて関数やマクロといった機能を利用すれば、用意したテンプレートを自在にカスタマイズすることも可能なため、拡張性にもすぐれています。

    入金管理をExcel(エクセル)で行うデメリット

    一方で入金管理をエクセルで行うにあたっては、さまざまなデメリットも懸念されます。そもそもエクセルへの入力で入金管理の作業が完全に完結するとは限らず、多くの場合は経理手続を処理するための会計ソフトへ得られたデータを入力する必要があります。取引で発生するデータ量は膨大になるため処理に時間がかかるばかりか、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。加えてマクロや関数の活用には一定以上のエクセルスキルが必要です。そのため、高度な処理を行うあまりに入金管理にまつわる作業が属人化してしまうおそれもあります。作業の属人化は、それを行う従業員の急な欠勤や退職が発生した際に他のメンバーで同じ作業を引き継ぐことが困難になるなど、企業運営上望ましくない問題です。

    まとめ

    今回は定期的に発生する入金管理業務について、その内容やエクセルで処理するためのポイント、エクセル上で入金管理を行うメリットやデメリットなどを整理しました。エクセルは汎用性と拡張性が高く便利な反面、仕様上複雑な処理を行うことが難しい場合もあります。入金漏れやデータの管理ミスといったデメリットを払拭するためにも、入金管理専用のツールの導入もぜひご検討ください。

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