DB連携はなぜ必要？
リレーショナルデータベースで業務効率をアップしよう

業務におけるデータベース(DB)の活躍

昨今ではどの企業・官公庁でも当たり前のように活用されているデータベース（以下、DB）ですが、一昔前と比べると、その利便性は際立っています。
まず、さまざまな書類をパソコンでデータベース化し、管理しておくことでペーパーレスの効果をもたらしました。ペーパーレス化により、情報の共有や検索が容易になったことで、コストの削減などといった改善効果が期待できるようになりました。具体的には、紙やインクなどといったもののコストや、印刷にかかる工数の人的コストの削減などです。
さらに、DBの一番の恩恵として挙げられるのは、「情報の共有」と「情報の保管」が飛躍的に効率化したことではないでしょうか。同じDBをつかう部内のメンバーであれば、いつでも簡単に情報を参照することができます。場合によっては場所すら関係がなくなります。また、従来のように書類を探す必要がないため、探していた情報をすぐに見つけられるようになります。

DB活用のメリット

DBによる業務効率のなかでも「情報の共有」と「情報の保管」における効率性向上は突出しているといえます。では、DBの活用によって具体的に、どのような効果が得られるようになったのかをご説明します。

同時にアクセスしてデータを共有可能

複数人が同じデータを同時に編集することが可能なため、場所を問わず、情報の共有や管理も容易にできるようになりました。仮に社内からのみアクセスできるデータベースを利用している場合も、利便性は変わりません。なぜなら、USBなどを利用して必要書類を持ち出すことで、あとはファイルをメールすればいいからです。ただし、USBの紛失や、盗難による情報の漏えいなどセキュリティ面には十分に配慮することが必要です。

データを集約し、可視化できる

「今月の売上はいくらだったか」「来客者数はどうだったか」などのデータを各DBから得ることが可能になりました。数値の分析・統計化などの際も、手間なく瞬時に該当するデータをDBから引き出すことができます。これらのデータを用いて、今後の経営戦略や顧客管理の材料としても活用できます。

DBの種類

一般的なDBの種類には、下記の3つが挙げられます。

1.階層型データベース

ひとつ目の「階層型データベース」は、ある項目に関連する項目をツリーのように保存していくタイプです。社長などのトップ役員を頂点とする会社の組織図をイメージすればわかりやすいでしょう。
上層の項目から枝葉を分けて下層へと降りていく構造なので、特定データに辿り着くまでのルートはシンプルです。そのため、データ検索は短時間で済みます。しかし、「Aは、Bの下層にもCの下層にも当てはまる」といったように、複数の箇所に同じデータを重複して登録するケースもあるので注意が必要です。

2.ネットワーク型データベース

「ネットワーク型データベース」は、ネットワーク＝網目の形状になり、関連するデータを相互に結びつけて保存していきます。そのため、上記の階層型のように検索ルートが上から下への一方通行にはならず、柔軟に起点を設定して縦にも横にもルートを追うことになります。これによりデータの重複登録も避けることができます。

3.リレーショナルデータベース

「リレーショナルデータベース」は、表形式でデータを保存する方法です。「RDB」と略されることもあり、現在最も活用されているDBの種類といえます。
表計算ソフトのエクセルで作るシート（テーブル）のような表を思い浮かべると良いでしょう。表の縦の欄（列／フィールド）に項目を入力し、表の横の欄（行／レコード）に該当データを入力してDBを構築していきます。
テーブル単独だけでなく、複数のテーブルを組み合わせることもできます。さらに、2つ以上のテーブルからデータを抽出して新たなテーブルを作るなど、上記の2種類のDBよりも複雑な情報整理が可能になります。

リレーショナルデータベースの方法とメリット

DB連結とは、各々のDBの情報同士を紐づけることを意味します。基礎となるDBを登録しておき、関連する情報を一括で取得できるようになり、さらに効率性をアップすることが可能です。ここでは、具体的なメリットを3点ご紹介します。

入力の手間が減る

ひとつ目に、1案件の見積書、請求書、納品書、など同じような内容を繰り返し記入する、といった業務を効率化できます。この解決策が、「DBの連携」であり「リレーショナルデータベース」です。「リレーショナルデータベース」とはDBを連携させたシステムのことです。
各DBを連携させるリレーショナルデータベースを活用し、同項目はDBをまたいで自動的に反映されます。修正や変更の際にも一か所を直すだけなので、入力の手間が格段に減ります。具体的には、ある案件で見積書を作成し受注すると、請求書や納品書には同じ顧客名・商品・金額が入力されているはずです。例えば見積書に記載した顧客名にミスがあれば、見積書の顧客名を修正するだけで、請求書・納品書の顧客名も修正されます。リレーショナルデータベースでは、ある請求書や納品書がどの案件・見積書に紐づいているのか、リレーションを張ることができるため、このようなことが実現できます。

分散によるリスクヘッジ

DBは、ひとつの大きなDBでまとまっているのではなく、「受注管理DB」や「請求管理DB」といった項目に分かれています。混線のリスクを避けるため、というのがその主な理由です。もしもひとつのDBにアクセスが殺到したら、回線はパンクしてしまって、最悪の場合あらゆる機能が停止してしまうでしょう。そこで、DBを分散させることでリスクを回避できます。各DBの連携が取れていれば、高いパフォーマンスで安心して業務に当たることができるでしょう。

高い引き継ぎ力

リレーショナルデータベース内の情報は連携しているため、確実な引き継ぎができます。
例えば、納品が完了していないのに請求書を送ってしまう、というミスが発生することを考えた場合、これは部門間の連携がうまく取れていないために起こり得るミスで、顧客に対して不信感を与え会社の信用を落としかねません。リレーショナルデータベースであれば部門をまたいで進捗を共有できるので、ささいなミスを未然に防げると共に確実な引き継ぎが可能になります。

業務効率化のメリット

DBの活用は、業務効率化につながります。業務効率化は手間を減らすだけでなく従業員満足度上昇にもつながり、長い目で見れば企業利益にも大きな影響を与えます。ここでは、業務効率化で得られる数々のメリットについてご紹介します。

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経費削減

業務効率化がかなえば、経費の削減を行うことが可能です。例えば従業員が業務に時間をかけてしまい残業をすれば、電気代やエアコン代などの設備費が多くかかります。業務効率化ができれば時間内に業務を終わらせることができ、これらの経費がかかりません。
同時に、コンピューターによる業務効率化はペーパーレス化の促進も実現します。これまでかかっていた紙代やインク代が削減できるだけでなく、書類を保管するスペースも不要となります。そのためこれまで書類保管のために倉庫やコンテナを借りていた企業は、月々の経費を大幅に削減できます。

従業員の満足度アップ

経費削減によって得られた利益を従業員に還元すれば、従業員満足度が向上します。
業務効率化を実施するにあたり従業員は新しいシステムの使い方を学ばなくてはならず、通常業務に加えて新たな業務に取り掛かる必要があります。福利厚生の充実化、ボーナスの支給などわかりやすい形で業務効率化に協力した報酬を提供すると、従業員の自社愛を育みやすくなります。
その結果従業員が長く企業にとどまり離職率低下につながれば、人員育成にかかるコストも削減できます。

生産性向上

業務効率化が実現すれば、これまで手間取っていた業務への時間を営業や顧客対応、運営戦略に割くことができるため生産性が向上します。
さらに業務効率化によって従業員のスケジュール管理を適正に行えるようになれば、これまでのような無理な仕事環境から解放されます。時間的余裕と精神的余裕が生まれることで柔軟性をもったアイデアを育むことができ、企業全体が新しいジャンルに挑戦できる可能性も高まります。

おすすめのリレーショナルデータベースは「楽楽販売」

「楽楽販売」は、リアルタイムに各種案件の進捗状況を共有できるクラウド型のツールです。 使い方はとても簡単で、データがわかりやすく整理されており、仮に担当者が変わっても引き継ぎやすくなっていることから、導入しやすいでしょう。
さらに高いカスタマイズ性には定評があり、業務プロセスやルールなどを会社単位だけでなく、案件単位でも自由にカスタマイズできるようになっています。また、サポート体制も充実しているので、安心してご利用していただけます。
「楽楽販売」を利用すれば、「情報の共有」と「情報の管理」の効率が飛躍的に上昇します。業務効率を向上させる施策として検討してみることをおすすめします。