ルーチンワーク見直しで業務効率化！
改善ポイントやおすすめの方法をご紹介

ルーチンワーク（ルーチン業務）とは

毎日同じ作業を繰り返すことを「ルーチンワーク」もしくは「ルーチン業務」と呼びます。一般的にルーチンワークで業務効率がUPすると考えられていますが、一方でルーチンワークを取り入れることが悪影響につながってしまう恐れもあると指摘されています。

一度ルーチン化されてしまった業務は、なかなかそのフローについて見直すこともなく、なんとなく続けられてしまうケースも多いですが、具体的にどのようなメリット・デメリットが考えられるのかそれぞれ解説します。

ルーチンワークのメリット

ルーチンワークのメリットは、日々の業務を習慣化させることによって「業務の効率UP」「マニュアル化の推進」「クオリティーの確保」「集中力の向上」などがはかれることです。

毎日同じことを繰り返すため作業にも慣れやすく、昨日より今日、今日より明日の方がより効率的に作業が進むと考えられます。
加えて、毎日同じ流れで作業をすることから時間予測が立てやすく、スケジュール管理にも役立ちます。

ルーチンワークのメリットを活かせる職種は、毎日決まった時間に決まった業務を行う「事務職」「配送業」「製造業」などが考えられます。

ルーチンワークのデメリット

ルーチンワークのデメリットは、毎日同じ作業を繰り返すことで作業自体に飽きがきて、モチベーションが下がったりやる気をなくしてしまったりする可能性があることです。

ルーチンワークで効率化UPがはかれる職種の業務内容としては「単純作業がほとんど」といったケースも珍しくないため、仕事にやりがいを見出せないと悩む人もいるようです。毎日異なる業務に取り組みたい人や、積極的にさまざまな業務を学びたいという人にはルーチンワークは向かないかもしれません。

一方で、このようなデメリットをメリットと感じる人もいるでしょう。
例えば「単調な作業が好き」「仕事にはやりがいよりも居心地の良さを求める」などという人には、ルーチンワークが向いている可能性が高いです。

業務効率が悪い原因は「ルーチンワーク」にある

「いつも残業をしているのに業務がなかなか終わらない」「仕事が多くて担当者の人数では対応できない」「人件費だけがかかって利益が少ない」などの悩みを持つ企業も多いのではないでしょうか。
業務内容や社員数など、さまざまな原因が考えられますが、ルーチンワークの作業効率も注目すべきポイントのひとつです。上記のような悩みを抱えている企業は、以下の2つのポイントを参考に、ルーチンワークを見直してみましょう。

1．不必要な作業が習慣化していないか

ルーチンワークは習慣化しやすく、気付かないうちに不必要な作業に時間を使っている可能性があります。
本来は必要だった作業でも、新システムの導入などにより業務内容が変わったことで不必要となるケースもあります。しかし習慣化すると作業自体が目的となり、無駄に気付くことができず、結果として業務効率が悪化してしまうのです。
例えば書類作成をルーチンワークとしている方の場合、業務内容の変更後も同じ作業フローで進めることで、現在では全く活用されていない書類を作り続けてしまうケースが考えられます。

2．作業フローが整理されているか

ルーチンワークを見直す際は、作業フローが適切かどうかも意識しなくてはなりません。作業フローが整理されていないと効率良く進めることができない他、本来であれば注力すべき作業が疎かになり、品質が低下してしまう可能性もあるからです。
例えばデータの確認や集計・入力、メールの確認や連絡などをルーチンワークとしている方がいたとします。作業フローを整理せず、メールが届くたびに作業を中断していると、作業が行ったり来たりして非常に非効率的です。また、元の作業に戻った際に作業の内容や進捗状況を再確認することで、さらに時間のロスが生まれてしまいます。

ルーチンワークを効率化する6つのポイント

ルーチンワークを効率化するには、「作業の単純化・標準化」「テンプレートの作成」「ツールを使った自動化」「ToDoリスト化」「意識向上」「アウトソーシングの検討」という6つのポイントを押さえることが重要です。

1．作業を単純化・標準化する

ルーチンワークを効率化するポイントは、作業方法をシンプルにできるかどうかにあります。例えば、今まで電卓で計算していたものをソフトによる自動集計に切り替えたり、目視で確認していたものをWordの検索機能を使う方法に切り替えたりすることで作業時間の短縮が狙えます。

作業フローがシンプルになれば、次は作業の標準化です。標準化とは仕様や形式を統一させることで、作業の標準化にはマニュアル作成が有効です。マニュアルがあれば作業の無駄やムラなどを発見しやすくなるだけでなく、情報の共有や引き継ぎをスムーズにして属人化を防ぐことができます。担当者が欠勤した場合でも業務が滞るリスクが軽減します。

なお、作業フローをマニュアル化するには作業や業務に関して深く理解している必要があります。理解度が低いとマニュアル作成そのものにミスや抜け漏れが発生する可能性もあるため、作業の本質を今一度よく考え、理解度の高い従業員に作成を依頼しましょう。

2．文章やデータ入力のテンプレートを作る

レポートやメール、日報、議事録などの作業においては、あらかじめテンプレートを作成することで作業の効率化につながります。文章の内容や構成を考える時間と手間を短縮できることに加え、テンプレートに従って入力するだけなので入力漏れも防げます。またテンプレートはチェックリストとしての役割も担っており、自分で入力をした箇所のみを確認するだけで良いためミスの確認が容易です。

毎日行うルーチンワークこそ、テンプレート化できる箇所がないかどうかを見直し、作業時間や手間の短縮に努めることが大切です。

3．ITツールを駆使して自動化する

繰り返し行う作業がある場合は、ITツールを利用して自動化しましょう。例えば代表的なITツールとしてはエクセルがあり、在庫管理や受注管理、見積もり計算などのさまざまなデータ処理に活用できます。エクセルのマクロ機能を使えば、セル値が変わったときに自動で再計算するツールや、データを参照したグラフなどを簡単に作成できます。

ただし、関数の構築や管理には専門的な知識が必要となるため、作業が属人化しやすいという問題があります。対策としては専用の管理ツールの導入が有効で、導入することで作業を自動化して時間短縮やミスの削減などが期待できます。

4．ルーチンワークをToDoリスト化する

その日に自分が実施する必要のあるルーチンワークをピックアップして、ToDoリストを作成します。作業が完了するたびにToDoリストをチェックしていけば、残りの作業が減っていくのを目で見て感じることができ、完了までモチベーションを保てます。
それだけでなく、ToDoリストにするルーチンワークは項目を細分化しておくと一つひとつをこなす心理的ハードルも低くなり、業務の効率化にも一役買うと考えられます。

5．ルーチンワークへの意識を高める

ルーチンワークの多くは繰り返し業務なので、やりがいを感じられないというデメリットもあります。例えば、組織の一員として行うルーチンワークにおいて「自分にしかできない仕事ではない」というマイナスイメージを抱くなどです。

しかし、ルーチンワークが存在する理由のひとつに組織の業務を円滑にするためのルールという位置付けがあり、その多くはなくてはならない作業です。常日頃から「このルーチンワークの本来の目的は何か」「作業をより早く正確に終えることができないか」という改善意識を持って業務にあたることで、結果的に効率化につながります。

6．コア作業以外はアウトソーシングする

組織に必要なルーチンワークとはいえ、本業のコア業務に支障が出るほど時間を費やしているのであれば本末転倒です。組織のメンバーに課しているルーチンワークが重要なコア業務でなければ、アウトソーシングするのも手段のひとつです。

日本ではこの先、少子高齢化による労働人口の減少が予想されています。組織の貴重な人材をコア業務に集中させるためにも、アウトソーシングできるルーチンワークを見極めていち早く業務整理を行うことは、検討の余地があります。

ルーチンワーク化していて効率化しやすい業務

ルーチンワーク化している業務の中には、効率化しやすいものがいくつか存在します。
ここでは、その例をご紹介します。

会議・ミーティング

毎朝の会議や定例ミーティングは、情報共有や意見交換が成される場であるため、とても重要なルーチンワークといえます。しかし、遠方の支社から本社へ出向いたり、営業に費やす時間を削ったりと、通常業務に支障が出てしまう側面もあります。

会議やミーティングの効率化は、これらの開催方法を見直すことで実現できます。例えば、ビデオ制度を導入すればオンライン会議ができるようになり、遠方にいる従業員の時間を割くことなく、会議やミーティングを行うことが可能です。

書類作成関連

営業日報や帳票など、書類作成はどの形態の企業にも存在するルーチンワークです。重要な業務ではありますが、毎回一から作成するとなると大幅に時間がかかってしまいます。また手書きで進めている場合、記入漏れやミスが発生する可能性もあります。

書類作成の効率化は、あらかじめテンプレートを用意して必要事項だけを記入できるよう準備をしておくことで実現できます。帳票類においては専用のソフトを使えば、印刷や封入作業の手間を省くことができ、かつ紙代にかかっていたコストも削減できます。

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経費精算

交通費や接待費などの経費にまつわる業務には、細かい計算や書類への記入、領収書の管理などがあります。これらもルーチンワークに該当しますが、極めてヒューマンエラーが発生しやすいといえます。

経費精算の効率化は、専用のソフトを導入することで実現でき、作業負担を大幅に削減することができます。複雑な計算を行う必要がなくなり人為ミスも減らせるため、未導入の企業は検討してみてはいかがでしょうか。

業務システム構築ツール「楽楽販売」でルーチンワークを自動化

ルーチンワークの効率化をサポートする管理ツールは数多くありますが、その中でもおすすめしたいのが「楽楽販売」です。数ある機能のうち、特にルーチンワークに便利な3つの機能をご紹介します。

1．繰り返し作業の自動化

「楽楽販売」を使えば、帳票作成や見積もり金額の集計など、繰り返し行う作業をボタンひとつで処理できます。複数のエクセルのデータを集計用のエクセルに転記する作業も自動化できるため、時間短縮が可能です。また入力ミスや入力漏れ、誤って上書きすることで重要なデータが削除されるなどのトラブルも防ぐことができます。

2．定型メールの取り込み作業の自動化

「楽楽販売」では、定形メールの内容を自動でデータベースに取り込むことが可能です。
例えば、Webサイトの登録フォームに入力された情報が自社のメールアドレスへ送信されたら、そのメールの内容を「楽楽販売」に取り込むという活用ができます。登録・更新作業を手動で行う場合と比べると、人為的なミスがなく、入力する手間も削減できるというメリットがあります。
データベースは自由にカスタマイズ可能で、項目の増減にも対応できます。

⇒「楽楽販売」の定型メール取込機能の詳細はこちら

3．アラートの表示

「楽楽販売」のアラート機能を利用すれば、あらかじめ設定しておいたタイミングでアラートメールを自動で送ることが可能です。ルーチンワークのように習慣化しやすい作業の場合、気がついたら納期が迫っていたというケースも考えられます。複数の作業を並行して進めていると納期遅れなどのミスが発生しやすく、納期の確認にも手間がかかります。
そこでアラートを設定しておけば、納期の数日前に自動でアラートメールが送られます。これによりミスを防げる他、納期が迫っている作業の有無を確認する必要もないので、業務がスムーズに進みます。

⇒「楽楽販売」のアラート機能の詳細はこちら

ルーチンワークの効率化でミスなく短時間でデータ入力ができる

ルーチンワークは習慣化しやすく、無駄が発生しやすい上に無駄に気付きにくいため注意が必要です。業務効率化による利益アップを狙うなら、まずルーチンワークに目を向けてみましょう。
上記のポイントを押さえた上で作業フローなどを見直し・改善すれば、作業をスムーズに進めることができます。これにより利益アップが期待できる他、社員の負担軽減によりモチベーションや満足度がアップし、ひいては企業全体の活性化につながることもあるのです。

業務効率化について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。