クラウド型販売管理ツール

2019/03/04

工程管理を実践して業務を効率化!
メリットや考え方をご紹介

工程管理を実践して業務を効率化!メリットや考え方をご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

業務の効率化を図れる「工程管理」を行えば、生産期間を短縮できたり、顧客満足度を高めたりすることができます。この記事では、工程管理のメリットや考え方、方法についてご紹介します。「作業工程を見直して業務を改善したい」と考えている方、必見です。

目次

    工程管理とは

    工程管理とは一般的に「所定の納期内で一定以上の品質・数の製品を生産するための管理活動」をさします。

    品質を保ちつつ効率的な生産を促すために、どのような計画・運営をすべきかを見出すための指針ともいえます。工場をはじめとする製造業のみならず、営業や開発部門が成果を出すための工程作りにも用いられます。

    工程における3つの要素

    生産業における工程は、「作業員」「機械」「方法」の3つの要素で成り立っています。
    「誰が(作業員)」「何を使って(機械)」「どうするのか(方法)」を明確にし、効率的な配置を促すのが目的です。営業やプロジェクトなどのシーンでも同じく「誰が・何を使って・どうするのか」という3つの要素を組み合わせることで、目標達成に近づけるようになります。

    工程管理の機能

    工程を管理するにあたり、まずは作業プロセスを日・週単位で明確にし、作業フローや使用する道具・資料などを決めます。その次に、立てられた計画に沿って作業の手配を行い、決められた日までの完了を目指します。なお、完了までの進捗管理も工程管理に含まれます。

    工程管理を通して作業の過程や進捗具合を明確にすることで、無駄を省いた適切な生産を目指すことができます。

    工程管理を行うメリット

    企業が工程管理を行うことで得られるメリットは多数あります。以下では、「生産性」「コスト」「品質」の3つにスポットをあてて、工程管理のメリットをご紹介します。

    生産期間を短縮できる

    業務に取り掛かる前に工程管理を行えば、ひとつの作業に対し必要な人員数がどれほどなのかを予測できます。業務の量や内容に対し、従業員の数が多すぎたり少なすぎたりすることがなくなるので、効率よく業務を進めることが可能です。こうした点から、工程管理を行うことは生産期間の短縮につながり、ひいては収益の増加や業績の向上にも発展する可能性があるといえます。

    無駄なコストを削減できる

    工程管理は、注力すべき作業が何なのかを把握する上でも役立ちます。これは言い換えれば、業務における無駄を明確にできるということです。無駄を省くことは原価の削減につながるため、利益率の向上も期待できます。
    また、工程管理を行うことは人件費の削減にもつながります。上記でご紹介したように、どの作業にどれほどの従業員が必要なのかを明確にできるため、業務量に対し多くの従業員を雇ってしまったということがなくなります。

    品質を一定に保てる

    工程管理を行い、製品の生産方法や作業手順を常にチェックできる環境を作れば、品質を一定に保つことができます。なぜなら、何の作業をどのように行えば良いかを明確にできるためです。全従業員が正しい工程・方法で作業に着手できる他、作業漏れやミスの削減にもつながるので、製品の品質に大きな差が生じることは少なくなります。顧客に満足してもらえる品質を保てるようになれば、結果的に企業の信頼度の向上、そして顧客満足度の向上につながります。

    工程管理の考え方

    工程管理を行う際は、「PDCAサイクル」の考え方を取り入れましょう。なおPDCAは「Plan(計画)」「Do(実践)」「Check(評価)」「Action(改善)」の4つの頭文字で成り立っています。

    1.Plan(計画)

    作業期間や工数、人員数などを明確にしたのち、どの工程にどれほどの日数をかけるか、各工程にどれほどの従業員を割り振るか、どのように業務を進めるかといった計画を立てます。ひとりの従業員に作業が集中したり、手すきの従業員が出たりしないよう、全体的なバランスを考えながら細かく調整することが大切です。

    2.Do(実施)

    1で立てた計画を実施します。ここで重視すべきポイントは、実際に計画した日数や人員数で業務を進めることです。その上でトラブルが発生した場合は計画を練り直す必要があるため、どのようなトラブルだったのかを必ず残しておきましょう。

    3.Check(評価)

    評価では、計画に沿って実施できたかどうかをチェックします。計画どおりに実施できていないと判断した場合は、問題の原因を突き止めることが大切です。また、発見した問題を改善する必要があるものとないものに分けてリストアップすることも忘れずに行いましょう。

    4.Action(改善)

    3で発見した問題を改善していきます。改善後は、再度計画を実施し、問題を解消できたか確認しましょう。問題を解消できなかった場合は、再度計画から練り直すのもひとつの方法です。なお、工程全体の精度を高めるためにはPDCAサイクルを何度も繰り返すことが大切です。

    工程管理の方法

    工程管理の方法には、例えば以下の3つがあります。

    紙面やホワイトボードで管理する

    紙面やホワイトボードを使用する方法なら紙やホワイトボード、ペンがあれば手軽に加筆・修正できるので、業務を行う中で発生した問題点や改善案をすぐに記録できます。従業員が常に近くにいる環境で、進捗状況の報告や相談を口頭で行える場合に有効です。

    Excel(エクセル)やスプレッドシートで管理する

    エクセルは豊富な関数を備えているため、工程管理を行う上で役立ちます。また、マクロ機能を使えば入力の自動化ができるため、紙面で管理するよりも作業時間を短縮できます。
    エクセルと同様の機能を持つGoogleのスプレッドシートは、ファイルがクラウド上にあるためバックアップを行う必要がなく、ひとつのファイルを大人数で共有できます。
    しかし、どちらも入力ミスや関数ミスなどの人的ミスが起こる可能性があるので注意が必要です。

    工程管理ツールを利用する

    工程管理ツールでは、スケジュールやタスク、進捗状況を的確に把握・管理できます。「いつまでに」「誰が」「何を行うか」を一目で確認できたり、アラート機能により作業漏れや納品遅れを防いだりできるので、正確に業務を行え、顧客満足度の向上につながります。
    中には、社内の他、クライアントや外注先など、同じ業務に携わる人たちと作業工程・進捗を共有できる機能を搭載したツールもあります。メールやFAX、電話で進捗を確認していると、後から情報を探す手間がかかりますが、工程管理ツールを導入することで、必要な情報をすぐに引き出すことができ、作業コストの削減につながります。権限を設定して情報を確認できる人を限定することもできますので、セキュリティの観点からもおすすめです。
    紙面やエクセル、スプレッドシートでの工程管理に限界を感じる場合は、工程管理ツールを利用してみてはいかがでしょうか。

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    工程管理ツールを使うメリットとは

    工程管理ツールには、商品販売に関する工程を一元化できる販売管理システム楽楽販売などさまざまなシステムがあります。ここでは、一般的な工程管理ツールの導入により得られるメリットを4つご紹介します。

    1.工程の進捗を把握しやすい

    工程管理ツールを導入することで、現場の複数のタスクのスケジュールや担当者、現在の状況、直近の予定など多くの情報を可視化し、把握することができます。一つひとつのタスクは他のタスクと相関関係を持っていることが多いので、タスクやメンバーの数が多いほど、ツールでまとめて管理するメリットは大きくなります。

    2.工程管理のルールを徹底しやすい

    クラウド型の工程管理ツールを使用すれば、離れた拠点にいる社員も同じ管理データにアクセスできます。組織内で共有できれば複数のプロジェクトメンバーに同一ルールでの工程管理を徹底させることができ、精度向上が期待できます。

    3.生産性アップへの意欲が上がる

    工程管理ツールを構築する際に細かいタスクまで洗い出せば、古くからある慣行作業を再認識し、無駄な作業をカットすることができます。チーム全体でタスクの優先順位を明確することは、プロジェクト全体の日程を短縮できる可能性にもつながります。
    メンバーの個々の進捗状況も共有できるので、切磋琢磨してチームのパフォーマンスが上がることも期待できるでしょう。結果として、組織全体の生産性アップを目指せます。

    4.人的ミスの回避につながる

    小さな人的ミスが、大幅な進捗の遅れや取り返しのつかない失敗につながってしまう可能性もあります。社員一人ひとりが自分の担当業務だけの工程管理表を作って自己完結する方法では管理表がブラックボックス化してしまい、他のメンバーがミスに気づくことができません。
    複数のメンバーが同時編集できる工程管理ツールを使って全工程の管理表を作成すれば、情報の入力漏れや誤入力などを他のメンバーが指摘でき、人的ミスの回避につながります。

    工程管理のメリットや考え方を正しく理解しよう

    業務の効率化を図るためには、作業効率が落ちている原因やコストがかかっている工程を明確にした上で、品質をキープできる作業フローを確立する必要があります。「生産性や顧客満足度を高めたいが、何を改善したらいいか分からない」という場合は、まず工程管理を行ってみましょう。

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