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電子帳簿保存法の電子取引とは?範囲や実施のポイントを詳しく解説

電子帳簿保存法の電子取引とは?範囲や実施のポイントを詳しく解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

BtoBビジネスでも電子取引が積極的に活用されるようになった現代において、「電子取引とはなにか」を押さえておくことは重要です。今回は、電子帳簿保存法における電子取引の範囲や実施のポイントについて解説します。

目次

    電子帳簿保存法とは?

    電子帳簿保存法とは、国に納税する税金に関連する帳簿書類を電子データとして保存するために、各種保存ルールを定めた法律のことです。
    電子帳簿保存法においては、パソコン等の電子計算機で作成された帳簿の電子保存や電子取引で生じたデータの保存、および関連書類のスキャナ保存などが取り決められています。

    電子帳簿保存法が制定されるより以前は、帳簿を保存するためには紙書類の原本を保存するほかに方法がありませんでした。しかし電子帳簿保存法が施行されたことによって帳簿を電子データで保存することが可能になり、事業者の事務処理は非常に簡便になったといえます。

    これまでは「原則として紙で保存することが望ましいが、事前申請を行うことで電子データによる保存も可能」という姿勢でしたが、2022年1月の法改正後は電子データで帳簿を保存する場合に事前申請が不要になりました。このことから、事業者が電子データで帳簿を保存する際の利便性はさらに向上しているといえます。

    電子帳簿保存法における「電子取引」とは

    電子帳簿保存法第2条第6項によれば、電子取引について次のように定義されています。

    “「電子取引」とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項)の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。”

    引用:電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度の概要

    例えば取引先がPDFファイルで発行した領収書や請求書を、電子メールや指定のWebサイトからのダウンロードなどによって受領する場合は「電子取引」であるとみなされます。
    これまでは受領したPDFファイル等を紙に出力して保存することが認められていましたが、2022年1月の法改正により紙に出力した状態で保存することができなくなり、原則として電子データの状態で保存することが求められます。

    電子取引に含まれる範囲

    「電子取引」に含まれる範囲としては、電子帳簿保存法取扱通達2-2に「取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わず全て該当する」と規定されています。
    電磁的記録の授受によって行われる取引とは、「EDI取引」と呼ばれる取引やその他のインターネットを活用した取引のほか、電子メールの本文や添付ファイルで取引情報の受け渡しを行う取引などが該当します。加えて、インターネット上にWebサイト(ECサイト等)などを設立し、Webサイト上で取引情報を受け渡す取引についても電子取引と判断されます。

    関連記事はこちら受注手段・方法とは?受注手段ごとのメリットとデメリット

    電子取引を実施する際のポイント

    電子取引を実施する際は、電子帳簿保存法を意識して取引情報を保存することが大切です。ここでは、特に押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。

    保存要件を確認する

    電子取引を行う際は、あらかじめ保存要件をよく確認しておくことが大切です。保存要件を満たしていないデータは国税関係書類と認められず、納税関連の事務手続きに支障をきたすおそれがあるためです。
    タイムスタンプの付与や社内で定めた事務処理規定に基づく運用、検索性の確保など、必要な保存要件を満たした上で取引を行いましょう。

    ただし、災害等の特別な事情で保存要件に沿った電子データの取り扱いが難しい場合には、その事情によりデータを保存できなくなった当日以降、保存要件についての規定が一時的に停止されます。

    出力書面等の保存の廃止に注意する

    2022年1月の法改正以前には、PDFファイルやメールデータなどの電子取引の内容を印刷等によって紙に出力し、電子データの代わりに保存することが許されていました。しかし法改正後は出力書面等の保存の規定は廃止され、電子データによる取引は全て電子データで保存しなければならなくなったため注意が必要です。

    例えばこれまでの場合、PDFファイルで受領した取引先からの請求書をプリンターで印刷し、その請求書を社内に保存することによって電子データの代わりとすることが可能でした。しかし2022年1月の法改正によってこのような運用ができなくなったため(※)、紙による保存を行っていた事業者は十分に意識しておく必要があります。
    ※2021年12月に決定した2022年度税制改正大綱にて、電子取引によって受領した国税関係書類の電子保存の義務化に2年の猶予期間が設けられ、2023年12月31日までは紙による印刷保存での対応が認められました。

    虚偽の申告には重加算税が加重される

    当たり前のことではありますが、電子取引について申告する際は虚偽の申告を行わずに正確なデータを申告しましょう。もし電子取引のデータについて故意の隠蔽や粉飾などがあり、その内容について修正申告がなされたときは、課される重加算税が10%加重されます。

    まとめ

    電子帳簿保存法における電子取引は、EDI取引やその他のインターネットを利用した取引、電子メールの添付ファイルなど、さまざまな電磁的方式が対象となります。電子取引を実施する際は、電子帳簿保存法を意識して取引を行うことが大切です。

    2022年1月に行われた法改正によって、保存要件の変更や出力書面の廃止等、いくつかの大々的な変更が生じています。変更点をよく確認した上で、法律に則った手続きを進めましょう。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

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