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受注手段・方法とは?受注手段ごとのメリットとデメリット

受注手段・方法とは?受注手段ごとのメリットとデメリット

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
企業の利益に直結する「受注」ですが、手作業が多く手間のかかる業務のため人手不足・トラブル・人為的なミスなどを引き起こしてしまうことがあります。取引先によって意向が異なるため、複数の受注手段を併用している企業が多いというのもトラブルが起きやすい要因です。今回は、主な受注手段である「電話」「FAX」「メール」「WEB」「EDI」にはそれぞれどのようなメリットとデメリットがあるのか、どこに気を付ければいいのかをご説明します。

この記事の目次

    電話による受注

    電話を介して口頭で受注する手段です。営業担当者が御用聞きのように取引先を訪問して発注書を受け取るといった対面での受注が少なくなった現在では、取引先と会話ができる数少ない受注手段です。

    電話による受注のメリット

    取引先と密にコミュニケーションが取れることは大きなメリットです。会話をすることで取引先が抱える潜在的なニーズなども拾いやすく、追加の提案を行ったり、提案のためのアポイントを取ったりすることが比較的容易です。客先を訪問するのに比べて時間がかからない点も利点といえます。

    電話による受注のデメリット

    口頭による受注であるため、確かに受注したという記録が残りません。「言った言わない」といったトラブルになることもありますし、聞き間違いやメモの取り違いが起きやすい点がデメリットです。他の手段のように都合のよい時間にまとめて対応するということができず、電話をしている間には業務の中断を余儀なくされます。

    FAXによる受注

    FAXで発注書を受け取る受注方法です。近年、電話での受注は減ってきていますが、FAXによる受注は今でも中小企業を中心に多くの企業が利用しています。

    FAXによる受注のメリット

    担当者が会社にいない時間も24時間いつでも受注できる点、注文内容が紙で残る点がメリットです。また日本ではFAXによる発注・受注を行っている企業が多いため、FAXでの発注を打診しやすいという利点もあります。

    FAXによる受注のデメリット

    FAXで届いた注文書は文字が潰れたりかすれたりして文字が読み取りにくい場合があります。業務時間外や受注のピーク時に受信したFAXが他のものと紛れてしまう恐れや、回線の混雑などで受信できない恐れもあります。注文内容をデータ入力する手間やミスの起きるリスク、FAXの受信確認のために結局電話がかかってきて対応に追われることが多い点などもデメリットです。また、FAXの出力用紙自体のコストや発注書の保管コストもかかります。

    メールによる受注

    電話などによる受注に代わって近年増えてきている受注方法がメールによる受注です。メール本文に発注内容が記されている場合と、エクセルなどで作成された発注書がメールに添付されている場合があります。

    メールによる受注のメリット

    FAXと同じく24時間いつでも受注ができ、受注履歴が残せます。文字潰れやかすれがなく読み間違いが起きにくい点、受注履歴がPCで管理できる点においてFAXより優れています。また消耗品コストや紙の発注書の保管コストがかかりません。

    メールによる受注のデメリット

    取引先企業によってフォーマットがバラバラであるため、履歴管理が行いにくく一覧性が低いことがデメリットです。結局、自社のフォーマットに情報を入力しなおす手間がかかり、ウイルス感染などセキュリティ面にも不安があります。

    WEBによる受注

    クラウドによる受発注システムを利用した受注手段です。インターネット上で情報共有ができ、外部システムとの連携にも強いため、近年導入を検討する企業が増えています。

    WEBによる受注のメリット

    24時間受注ができ、受注履歴が残せます。PCでの履歴管理がしやすいので入力のしなおしなどの手間が省け、入力時に起きがちなミスも予防できます。スマートフォンでも利用ができる、クラウドなので初期費用が安いという点もメリットです。

    WEBによる受注のデメリット

    便利なシステムですが取引先の同意が必要です。また、WEBによる受注ができることを、取引先や新規取引先になる可能性のある見込み客に周知しなくてはなりません。

    EDIによる受注

    EDIはElectronic Data Interchange(電子データ交換)の略で、企業間の取引を専用回線を使うことで自動化するという手段です。現在は多くのEDIが加入電話網を使用していますが、2024年を目安にIP網に移行していく予定です。

    EDIによる受注のメリット

    EDIを利用している企業間では入力した情報が相手のPCに自動的に反映されるため、受注に関わる事務処理や決済までの業務を高速化・効率化することができます。また、情報を共有して密にやり取りをすることで顧客との関係性強化も図れます。

    EDIによる受注のデメリット

    EDIを利用するには取引先と同じ通信回線を使用しなくてはならないため、コスト負担が必要です。また、NTTが提供する加入電話網(PSTN)の維持限界が近づいているためIP網への移行に伴って2024年問題が起こるとされています。

    まとめ

    電話やFAXなどを利用した受注手段はいまだに多くの企業で利用されています。受注に関わる煩雑な業務は、手間もかかる上に人為的なミスを誘発しがちです。受発注システムなどを導入して利用することで、業務効率化を図ることを検討してみてください。

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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