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月次決算を早期化して経営戦略に活かそう!課題解決の方法とは

月次決算を早期化して経営戦略に活かそう!課題解決の方法とは

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

毎月の経営状況を把握する月次決算は、経営戦略を堅実に成功へと導く手段のひとつです。年に一度の決算作業の負担が軽くなる一方、月々の会計作業に手間取られるという課題もあります。今回は、月次決算のメリットや課題、課題解決の方法などをご紹介します。

目次

    月次決算とは

    1ヶ月ごとに経営実績と財務状況を締めて会計処理を行うことを「月次決算」といいます。月次決算は法的な縛りがなく、一般的に企業が自社の営業成績や経営状況を把握する目的で実施されます。

    決算というと年に一度のイメージがありますが、それは「年次決算」で法人税法や会社法などによって実施が義務づけられています。加えて、年次決算は株主・投資家への業績報告としての役割も持ちます。

    月次決算を行うメリット

    決算を毎月実施すると経理の作業負荷が大きくなるのではと懸念するかもしれませんが、俯瞰的に捉えると月次決算には大きなメリットがあります。ここでは主なメリット3つをご紹介します。

    1.年次決算時の負担を軽くする

    年次決算は、決算日以降1〜2ヶ月の間集中して会計処理に取り組まなければならないほど煩雑な業務です。例えば仮受金や仮払金の内容を照合したり、数字が合わない原因を突き止めたりするために、何ヶ月も遡って仕分けを確認するなどの作業が伴います。
    このような細かい確認作業を毎月実施しておけば、精度の高い月次決算資料が年度末には12ヶ月分揃うので、年間の決算資料に集計し直す作業も効率化できます。

    2.経営方針の早期見直しができる

    月次決算は、企業が経営の実態を把握するための内部資料です。
    月間の数字から計画と実績のギャップや市場や内部環境の変化がもたらす経営への影響などをいち早く読み取ることができるため、早期に予算修正を行えます。そのほかにも、利益幅が大きい場合には節税対策を図ったり、資金繰りが厳しい見込みであれば融資を受ける動きを早く始めたりするなど、年次決算のみを注視するよりも柔軟かつスピーディーな経営判断を可能にします。

    3.融資を受けやすくなる

    金融機関から融資を受ける際にも、月次決算が効果を発揮します。
    金融機関が企業融資の判断を下す際、直近の経営状況を調査します。安定的に成長している企業でも、何ヶ月も前の年次決算資料しか用意がない場合は、銀行は調査を慎重にせざるを得ません。金融機関に対して年次決算以降の直近の月次決算を提出できれば、融資を受けられる可能性も上がるといえます。

    月次決算の手順

    通常、年次決算の作業は1ヶ月以上かかります。しかし月次決算に同じくらいの時間をかけていると、ほかの業務が滞ってしまいます。
    月次決算は、あらかじめ日程と期限を決めて進めていきましょう。手順としては、大きく3つのステップがあります。

    Step1.決算整理

    月次決算の初めのステップは決算整理です。
    金庫の現金と通帳記帳の預金残高を確認し、実際残高と帳簿残高にズレがないかをチェックします。もし差異があった場合は原因究明をして修正します。そして、月末時点の在庫金額を確定し、棚卸残高として計上します。
    仮受金や仮払金は、月の経営状況を明確にするために正しい科目に振り替えておきましょう。

    加えて、月をまたいだ未払および前払費用などの経過勘定も計上します。期末確定費用である減価償却費や退職給付費用、賞与などが発生した場合は、月次費用として12分の1の額を計上しましょう。

    Step2.月次決算書の作成

    次のステップとして、月次決算書の作成を行います。
    年次決算とは異なり、月次決算書の書類作成には法的な決まり事はありません。基本の書類としては、損益計算書、貸借対照表、資金繰り表などが挙げられます。
    ほかにも、予算実績対比表や在庫一覧表など、自社の経営に役立つと判断したものは作成しておくと良いでしょう。

    前者をまとめた数値だけではなく、各事業部門や営業拠点ごとに月次決算書を作成するのもおすすめです。

    Step3.月次事業報告

    決算整理、月次決算書の作成を経て、月次事業の報告を行います。
    経営層への月次決算報告に備えて、前年同月比との実績や月々の予算計画など当月の実績と比較できる資料なども合わせて用意できるとベストです。
    経営層はこれらをもとに月次決算書を読み込み、当月以降の活動内容を考えることになります。

    月次決算の理想

    月次決算は、決算日の翌日から一週間以内に終えるのが理想です。月次決算に毎月何週間も時間をかけていると、本来の業務に支障をきたしてしまうためです。締め日が月末であれば翌月の7営業日以内に集計しましょう。

    月次決算で起きやすい課題

    月次決算を行う際に抱えやすい課題について、あらかじめ知っておきましょう。

    経費計上に時間がかかる

    部署・支店単位、プロジェクトチームごとやスタッフごとなど、月々の経費や仕入れ、売上などを管理しているのは1ヶ所ではありません。さまざまな管轄から会計データを収集し、まとめて計上するには時間がかかります。経費の出どころが多くなるほど、理想通りに月次決算を一週間でまとめあげるのは容易ではなくなります。

    確認作業に時間がかかる

    月次決算は、手元の現金や預金残高と帳簿の数字との照合、在庫数や仮勘定の整理、未払金の有無など、細かい突き合わせ作業の上に成り立ちます。数字が合わない場合、現場の管理者にまで遡って確認するケースも発生します。また、ヒューマンエラーを防ぐために複数人で確認する必要もあり、多大な時間と労力を要します。

    課題解決の方法

    「月次決算に時間を取られすぎる」という課題を解決するには、下記の2つを検討してみてください。

    1.経費の締切日を徹底する

    社内の経費資料の集まりが遅れるのは、締切日を厳守できていないことが要因かもしれません。請求書、納品書、経費の伝票など、会計に必要な資料の期限内の提出と、遅延を容認しないというルールを徹底しましょう。さらに、社外の取引先に対しても期限を遵守してもらえるよう働きかけることも重要です。

    2.クラウドシステムを導入する

    社内の会計システムをクラウド化することも、決算作業をスピーディーにするポイントです。
    クラウド型の会計システムは、インターネット環境が整っているデバイスからならどこからでもアクセスできるので、複数の管轄が担当する経費データを直接記入できます。経費計上をまとめる作業や帳票の確認作業の大幅な効率化につながり、月次決算の早期化に役立ちます。

    クラウド型の販売管理システムの楽楽販売なら、データ集計の仕様を自由にカスタマイズできるので、自社にあった月次決算のフォーマットを作成できます。データの分析機能も持つので、月次決算をタイムリーに経営戦略に反映させることも可能です。

    まとめ

    月次決算は年次決算のように法的な義務はないため、企業によって仕様はさまざまです。しかし変化の早い市場環境や自社の経営状況をタイムリーに把握するための重要な資料となるため、月次決算をスピーディーにまとめることは重要です。
    クラウドシステムを導入するなどで、月次決算の効率化・精度アップを目指してみてください。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

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