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セミナー管理の課題とは?システム導入のメリットや選定のポイントも解説

セミナー管理の課題とは?システム導入のメリットや選定のポイントも解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

集客戦略の一環としてセミナーを開催する企業も増えていますが、運営や管理に関する課題も多く、十分な成果が出ないこともあるようです。今回はセミナー管理に関する課題を整理しつつ、管理システムを導入するメリットや選定のポイントを解説します。

目次

    セミナー管理における課題

    セミナー管理における課題としては、主に以下のような要素が挙げられます。

    事前準備・運営に関するコスト

    自社でのセミナー開催に際しては、企画・集客・運営に関するさまざまな事前準備が必要です。議題の設定や資料作成はもちろん、告知サイトの作成や掲載媒体の選定、Web広告やSNS・メールマガジンを利用した集客、会場の予約・設営や受付対応、オンラインで行う場合はツールの選定・設定など、準備すべき事柄は多岐にわたります。

    開催するうえで非常に多くの工数が強いられるばかりでなく、人件費や準備費、広告費や開催費といったコストも相応に発生します。有料での開催であればある程度のコストは賄えるものの、集客を目的としたセミナーの場合は無料で開催してできるだけ多くのリード(見込み顧客)を獲得することが目標のひとつです。そのため、運営者側が負担するコストは大きいと考えられます。

    セミナー参加者の管理

    セミナーの参加者の管理にも、多くのコストや工数が必要です。参加者リストの作成やメールでの継続的な情報発信、キャンセル対応や参加後のアンケート収集、アフターフォローなど、セミナーの企画から終了後まで、常に細かな体制で管理に向き合うことが求められます。

    セミナー管理システムとは?

    以上のようなセミナーに関する運営管理の課題を解決するのが、セミナー管理システムです。セミナー管理システムを利用することで、申し込みフォームの作成やサイトの設置といった事前準備や、参加者の募集、当日の受付サポートなど、さまざまなタスクを自動化して効率的に進めることが可能になります。

    セミナー管理システムといっても多種多様で、上記の作業例を一元管理できるものや登録フォーム作成、参加者管理など特定のタスクを専門的に行うものなどさまざまです。いずれにせよ、手作業では処理しきれないタスクをより円滑に進めるうえで、セミナー管理システムの利用は高い効果を発揮します。

    セミナー管理システムの詳細や導入事例について興味をお持ちの方は、以下のページをご覧ください。

    対応業務|WEBフォーム連携|クラウド型販売管理ツール - 楽楽販売
    システム導入事例:株式会社識学 様

    セミナー管理システムの主な機能

    セミナー管理システムは、どのような機能を備えているのでしょうか。業務の効率化に役立つ主な機能をご紹介します。

    セミナー参加者の管理

    セミナー管理システムの最も重要な機能のひとつが、セミナー参加者の管理です。新たな参加者の登録やキャンセル対応をシステムで行うことにより、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
    システムで管理することによって関係者間で素早く情報を共有できるため、参加者の人数や名前を細かく確認する手間の削減も可能です。

    集客業務の管理

    提供されているシステムのなかには、セミナーを宣伝するためのホームページなどの作成を補助することで集客業務を管理できる製品も存在します。
    セミナーに参加者が集まらずに悩んでいる企業の場合、集客をアシストする機能の付いた管理システムを使うこともおすすめです。

    登録フォーム・サイトの管理

    一部の管理システムでは、セミナー参加者の登録フォームや当日のプログラムや概要を掲載するWebサイトの運用も可能です。登録フォームを活用することでセミナー参加の受付を一元管理できるため、顧客へ個別で対応するシーンを減らせます。
    加えてセミナーの詳細を掲示するサイトをシステム内で管理すれば、サイトの制作や更新を外部へ発注する必要が無くなり、セミナー関連の業務にかかる時間を短縮できます。

    セミナー管理システム導入のメリット

    セミナー管理システムの導入には、さまざまなメリットが存在します。セミナー管理システムを使うことで企業が得られるメリットについて解説します。

    セミナー運営業務の効率化

    セミナー管理システムを導入することで、従来多くのコストや工数が発生していた運営業務の効率化が見込めます。人の手で行っていた告知ページ作成や参加者リストの管理、当日の受付対応などをシステム化することで、よりスムーズなセミナー運営が可能です。

    作業に手がかかることで発生していた集客面での機会損失に歯止めをかけ、当日の登壇や開催後の営業活動へと人的リソースを集中させることもできると考えられます。

    人的コストの削減

    人的コストが削減できる点も、セミナー管理システムを導入する大きなメリットです。管理システムを利用することで業務の工数を減らせるため、新たに人を雇ったり社員が残業したりする必要性を低減できます。
    浮いたコストを広告費や会場運営費用に充てることで、セミナー参加者の増加や満足度の向上も図れるでしょう。

    事前集客の効率化

    システムを利用することで、セミナー運営の大きな課題である集客面の問題も改善可能です。告知メールを指定のリストに自動送付したり、予約者の離脱を防ぐための自動リマインドを行ったりすることができるでしょう。ツールによっては、リアルタイムでの集客やリストの生成などを自動化できる場合もあります。あらかじめ来場者の人数や所属企業を把握しておけば、その後のアクションも入念に計画できるでしょう。

    案件化率の向上

    セミナー管理システムを導入する大きなメリットが、その後の営業活動における案件化率の向上です。セミナーは開催して終わりではなく、むしろ開催後のアフターフォローに成否がかかっている、といっても過言ではありません。参加者の中から自社のプロダクトに興味を持ったユーザーへ積極的かつ慎重なアプローチをかけ、案件化・商談化へと結びつける必要があるからです。

    セミナー企画の成功に苦戦する一因として、準備や運営にリソースを割かれ、その後の対応がおざなりになることが挙げられます。システム導入により代替可能な作業を自動化し、案件化率の向上に向けたアクションを取れる体制づくりを行うことが成約率を上げるポイントといえるでしょう。

    セミナー管理システムの選び方のポイント

    セミナー管理システム導入のメリットについて整理できたところで、実際にツールを選定する際のポイントについてもご紹介します。

    システム化する範囲を検討する

    一口に「セミナー管理システム」といっても、その内容はさまざまです。業務全体を一元化できるハイスペックなものや、特定のタスクのみに特化したものなどが存在するため、導入するシステムは慎重に検討する必要があります。システムを選定する際に重要なのは、「自社のセミナー管理における課題は何か」を正しく洗い出すことです。

    そのうえで、集客面が弱ければMA(マーケティングオートメーション)などの自動集客機能に強いツールを選定するなど、自社に沿ったものを導入するようにしましょう。また、もしもセミナー運営自体が難航しているようであれば、全体管理が可能なツールの導入も検討してはいかがでしょうか。

    楽楽販売では、参加者が告知ページから申し込みを行った時に自動送信される申し込み完了メールを解析し、データベースに蓄積していくことができます。これにより参加者リストをExcelで作成していた作業の自動化が可能です。

    また、見込み客を管理するリストとして活用し、架電の結果やアポの取得結果、受注に至ったかなどの対応履歴を残すことで、セミナーごとの受注率などの効果を集計できます。

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    セキュリティ体制・サポート体制の確認

    セミナーの集客時に集まる参加者の個人情報を厳重に管理するためにも、セキュリティレベルの高いツールを選定することが重要です。情報漏洩やデータの喪失といった事故は、企業経営を揺るがす事件にまで発展してしまうことも懸念されます。基礎的なセキュリティ対策が取られていることはもちろん、365日体制でのサポートや障害対応を実現しているサービスを選択することがリスクを回避するためには大切です。

    セミナー管理システムの詳細については以下をご覧ください。

    サポート|販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化 クラウド販売管理システム - 楽楽販売

    コスト面の考慮

    セミナー管理システムの導入には相応のコストが必要です。導入に関するイニシャルコストを必要としないクラウド型のサービスも急速に普及しつつありますが、月々のランニングコストがニーズに見合わないことも想定されます。

    自社で定期開催しているセミナーの本数や頻度、作業内容や現状のコストを精査したうえで、必要に応じたシステムを導入できるよう慎重に比較検討しましょう。

    まとめ

    今回はセミナー管理にまつわる課題を整理しつつ、セミナー管理システムを導入することでどのように問題点を払拭できるか、どのようなメリットがもたらされるかをご紹介しました。

    セミナーは無事成功すれば多くの商談機会につながる有力な集客戦略である反面、さまざまな点にハードルや課題を抱えています。少ない負担でセミナーを運営していくためにも、顧客管理ツールの流用なども視野に入れつつ、自社にとって最適なシステムを選定してみてはいかがでしょうか。

    顧客管理ツールの流用なども視野に入れつつ、自社にとって最適なシステムを選定してみてはいかがでしょうか。

    クラウド販売管理システム 楽楽販売

    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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