クラウド型販売管理ツール

2021/03/01

セミナー管理の課題とは?システム導入のメリットや選定のポイントも解説

セミナー管理の課題とは?システム導入のメリットや選定のポイントも解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

集客戦略の一環としてセミナーを開催する企業も増えていますが、運営や管理に関する課題も多く、十分な成果が出ないこともあるようです。今回はセミナー管理に関する課題を整理しつつ、管理システムを導入するメリットや選定のポイントを解説します。

目次

    セミナー管理における課題

    セミナー管理における課題としては、主に以下のような要素が挙げられます。

    事前準備・運営に関するコスト

    自社でのセミナー開催に際しては、企画・集客・運営に関するさまざまな事前準備が必要です。議題の設定や資料作成はもちろん、告知サイトの作成や掲載媒体の選定、Web広告やSNS・メールマガジンなどを利用した集客、会場の予約・設営や受付対応など、準備すべき事柄は多岐にわたります。開催するうえで非常に多くの工数が強いられるばかりでなく、人件費や準備費、広告費や開催費といったコストも相応に発生します。有償での開催であればある程度のコストは賄えるものの、集客を目的としたセミナーの場合は無償で開催してできるだけ多くのリード(見込み顧客)を獲得することが目標のひとつとなるため、負担は大きいでしょう。

    セミナー参加者の管理

    セミナーの参加者の管理にも多くのコスト・工数がかかります。参加者リストの作成やメールでの継続的な情報発信、キャンセル対応や参加後のアンケート収集、アフターフォローなど、企画から終了後まで常に細かな体制で管理に向き合うことが求められます。

    セミナー管理システムとは?

    以上のようなセミナーに関する運営管理の課題を解決するのが、セミナー管理システムです。セミナー管理システムを利用することで、申し込みフォームの作成やサイトの設置といった準備や、集客サポート・当日の受付サポートなど、さまざまなタスクを自動化して効率的に進めることが可能になります。セミナー管理システムといっても多種多様で、上記の作業例を一元管理できるものや登録フォーム作成、参加者管理など特定のタスクを専門的に行うものなどさまざまです。いずれにせよ、手作業では処理しきれないタスクをより円滑に進めるうえで非常に効果的なツールであるといえるでしょう。

    セミナー管理システムの詳細や導入事例については以下をご覧ください。

    対応業務|WEBフォーム連携|クラウド型販売管理ツール - 楽楽販売
    システム導入事例:株式会社識学 様

    セミナー管理システム導入のメリット

    セミナー管理システムの導入には、さまざまなメリットが存在します。

    セミナー運営業務の効率化

    セミナー管理システムを導入することで、従来多くのコストや工数が発生していた運営業務の効率化が見込めます。人の手で行っていた告知ページ作成や参加者リストの管理、当日の受付対応などをシステム化することで、よりスムーズなセミナー運営が可能になります。作業に手がかかることで発生していた集客面での機会損失に歯止めをかけ、当日の登壇や開催後の営業活動へと人的リソースを集中させることも可能になるでしょう。

    事前集客の効率化

    セミナーの運営管理上大きな課題とされる集客面の問題も改善可能です。告知メールを指定のリストに自動送付したり、予約者の離脱を防ぐための自動リマインドを行ったりすることができるでしょう。ツールによっては、リアルタイムでの集客やリストの生成などを自動化できる場合もあります。あらかじめ来場者の人数や所属企業を把握しておけば、その後のアクションも入念に計画できるでしょう。

    案件化率の向上

    セミナー管理システム導入の大きなメリットが、その後の営業活動における案件化率向上です。セミナーは開催して終わりではなく、むしろ開催後のアフターフォローに成否がかかっている、といっても過言ではありません。来場者の中から自社のプロダクトに興味を持ったユーザーへ積極的かつ慎重なアプローチをかけ、案件化・商談化へと結びつける必要があるからです。

    セミナーでの集客に苦戦する一因として、準備や運営にリソースを割かれ、その後の対応がおざなりになることがあります。システム導入により代替可能な作業を半自動化し、案件化率の向上に向けたアクションを取れる体制づくりを行うことが成功のポイントといえるでしょう。

    セミナー管理システムの選び方のポイント

    セミナー管理システム導入のメリットについて整理できたところで、実際にツールを選定する際のポイントについてもご紹介します。

    システム化する範囲を検討する

    一口に「セミナー管理システム」といっても、その内容はさまざまです。業務全体を一元化できるハイスペックなものや、特定のタスクのみに特化したものなどが存在するため、用途や目標によって導入すべきシステムは大きく異なります。重要なのは、「自社のセミナー管理における課題は何か」を正しく洗い出すことです。そのうえで、たとえば集客面が弱ければMA(マーケティングオートメーション)などの自動集客機能に強いツールを選定するなど、自社に沿ったものを導入するようにしましょう。もしセミナー運営自体が難航しているようであれば、全体管理が可能なツールの導入も検討してはいかがでしょうか。

    楽楽販売では、参加者が告知ページから申し込みを行った時に自動送信される申込み完了メールを解析し、データベースに蓄積していくことができます。これにより参加者リストをExcelで作成していた作業を自動化することができます。また、セミナー後の追いかけリストとしても使用でき、架電の結果やアポの取得結果、受注に至ったかなどの対応履歴を残すことで、セミナーごとの受注率などの効果を集計することができます。
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    セキュリティ体制・サポート体制の確認

    セミナーの集客時に集まる参加者の個人情報を厳重に管理するためにも、セキュリティレベルの高いツールを選定することが重要です。情報漏洩やデータの喪失といった事故は、企業経営を揺るがす事件にまで発展してしまうことも懸念されます。基礎的なセキュリティ対策が取られていることはもちろん、365日体制でのサポートや障害対応を実現しているサービスを選択することがリスク面からも安心です。

    セミナー管理システムの詳細については以下をご覧ください。
    サポート|販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化 クラウド販売管理システム - 楽楽販売

    コスト面の考慮

    セミナー管理システムの導入には相応のコストが必要となります。導入に関するイニシャルコストを必要としないクラウド型のサービスも急速に普及しつつありますが、月々のランニングコストがニーズに見合わないことも想定されます。自社で定期開催しているセミナーの本数や頻度、作業内容や現状のコストを精査したうえで、必要に応じたシステムを導入できるよう慎重に比較検討しましょう。

    まとめ

    今回はセミナー管理にまつわる課題を整理しつつ、セミナー管理システム導入でどのように問題点を払拭できるか、どのようなメリットがもたらされるかをご紹介しました。セミナーは無事成功すれば多くの商談機会につながる有力な集客戦略のひとつですが、その分さまざまな点でハードルや課題も目立ってしまいます。負担なくセミナーを運営していくためにも、顧客管理ツールの流用なども視野に入れつつ自社にとって最適なシステムを選定してください。

    セミナー管理システムの詳細については以下をご覧ください。
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