出荷管理とは｜主な業務内容と6つの問題点について解説

受注・出荷管理とは

出荷管理とは、取引先やお客様から受けた注文について、正しく出荷・納品が行われているかを管理する業務を指します。具体的な業務内容としては、出荷指示書の作成や帳簿への記帳、受領書の管理などが挙げられ、書類の作成から在庫や日程の管理まで対応範囲は多岐にわたります。

受注・出荷管理のポイント

受注・出荷管理にはポイントがあります。
まず、顧客からの発注に対する受注の管理です。受注処理にもいくつかのフローがありますが、特に重要なのが生産や在庫管理部門とのコンタクトと、受注書の発行（発注に対する承諾）です。この段階で数量や価格、そして納期などの正確な確認が求められます。
この受注内容に応じて、出荷業務へと進みます。出荷管理において重要となるのが受注内容との照会、そしてスケジュールの確認です。
これらのポイントを総合的に管理し、受注から出荷をスムーズに行うのが受注・出荷管理の目的です。

受注・出荷管理の業務内容とは？

上記の通り、受注・出荷管理にはポイントがあります。しかし、具体的にどのように管理すればいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
ここでは、受注・出荷管理の業務内容について具体的にご紹介します。

出荷指示書と必要書類の作成

受注・出荷管理において最初に行われるのが、出荷指示書の作成です。出荷する商品の種類・個数・納期などを確認して作成します。
スムーズに業務を遂行するためのポイントは、生産や在庫の都合から発送に時間がかかるものや、納期が近いものから出荷指示を行うことです。
続いて、納品書（控えも含む）・受領書・領収書などの必要書類を作成します。複数の商品を別納期で出荷する場合は、個別に発行するのか、受注毎にまとめて発行するのかの確認もこのタイミングで行います。

出荷と納品

必要書類と商品が揃ったら、顧客への出荷と納品を行います。引き渡しの際には、納品書や受領書などの内容と実際の納品内容にズレがないかの確認が必要です。

売上伝票の作成と取引の記帳

問題なく納品を終えると、納品書の控えなどをもとにして売上伝票を作成します。一般的に、記載事項は売上日・商品名・金額などです。出荷番号や取引先コードなどもあわせて記載しておくと、管理しやすくなります。
売上が確定した後は、帳簿に取引の記帳を行います。同時に受領書を適切に管理することによって、顧客との引き渡しに関するトラブルを防止できます。

受注・出荷管理を行う際の問題点

受注・出荷管理は、顧客とのスムーズな取引を行う上でとても重要な意味を持ちます。企業や組織としての信用にも関わりますので、適切な管理が必要です。
しかし、実際に管理業務を行う上ではさまざまな問題があります。ここでは、受注・出荷管理を行う際に主に問題点となる6つのポイントをご紹介します。

1.生産能力・在庫状況の情報不足

顧客からの注文に対して素早く、そして正確に対応するためには在庫の情報を常に把握しておくことが重要です。
しかし、現実には常に変動し続ける生産や在庫状況の情報共有不足によって、適切な対応ができないケースも少なくありません。
特に管理をExcelやスプレッドシートなどで行っている場合、毎回入力の手間がかかる上に変化し続ける状況に対応できないという問題があります。

2.注文の追加や取り消しの反映が遅れる

顧客からの注文そのものが変化するケースも少なくありません。追加注文が入ったり、逆に取り消されてしまったりすることもあります。
注文の確定後にデータ変更が行われた場合の情報共有が難しく、結果として無駄な作業が増えてしまったり、納品ミスや納期の遅れ、機会損失などが発生したりする可能性もあります。

3.現場が混乱することによる効率低下

適切な出荷指示が行えなかった場合や、現場全体に指示が伝わりにくいことで現場が混乱してしまうケースも少なくありません。
受注や出荷に関する業務には営業や生産、在庫管理など多くの部門が関わっています。そのため、管理者が適切に指示をして現場をコントロールしなければ、現場が混乱し作業効率も低下してしまいます。

4.顧客からの問い合わせに答えられない

営業部門における問題としては、顧客からの問い合わせに答えられないという点が挙がります。営業部門と生産や在庫管理、出荷管理部門がうまく連携していなければ、注文された商品の現在の状況や、新たな注文に対する納期確認などに答えることができません。
この問題では機会損失が発生するのみでなく、企業としての信用を失うことに繋がる可能性がありますので早急に改善が必要です。

5.受注から売上確定までに時間がかかる

企業としてより売上をあげて利益を確保するためには、受注後の商品の出荷・引き渡し、売上の確定までの流れのスピードをあげることが重要です。
受注してから納品して売上が確定するまでのフローが定められていなかったり、無駄があったりすることで必要以上に時間がかかるケースも多いようです。これも受注管理における問題のひとつです。

6.輸送計画が立てられない

生産や在庫の管理はできていても物流システムとの連携がとれておらず、効率的な輸送計画が立てられないというケースもあります。出荷と物流は直結しています。連携がとれていないと、商品は用意できていても顧客への引き渡しが遅れてしまいます。

出荷管理システムの導入で効率化

上記の通り、受注・出荷管理には多くの問題がありますが、これらの問題をまとめて解決する手段として出荷管理システムの導入があります。
具体的には、リアルタイムで情報を一元管理することで常に最新の情報を照会できることで、問題点１と２の解決が可能です。クラウドシステムであれば、複数の部門や拠点間で情報共有ができるため、最新のデータが確認できないことによる対応ミスや作業の遅れなども防止でき、部門間の連携もスムーズとなるため、問題点4についても解決できます。さらに、出荷に関するあらゆるデータをまとめて管理でき、業務フローに合わせて整理することで適切な出荷指示を出しやすくなるため、問題点3の解決も可能です。
受注から売上確定までのフローを仕組化することで最適化ができ、そして各システムとの連携も可能となることによって問題点5、6も解決することができます。

今日ではさまざまな出荷管理システムがありますが、「楽楽販売」では、あらゆる書類の作成をワンクリックで自動化したり、情報の一元管理によってリアルタイムに情報共有ができるなど、出荷管理だけでなく販売管理に関するあらゆる業務をサポートします。出荷管理の可視化や部門同士の連携に課題を感じている担当者の方は、ぜひご検討ください。

まとめ

今回は、出荷管理の業務内容や問題点についてご紹介しました。受注・出荷管理は販売業務において重要なセクションです。そのため適切な管理が重要となりますが、現実にはさまざまな問題を抱えています。
そこで出荷管理システムを導入することで、多くの問題を解決に導くことができます。受注・出荷管理に関する悩みを抱えているのであれば、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。