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受注管理システムで業務効率化!解決できる課題やおすすめのサービス

受注管理システムで業務効率化!解決できる課題やおすすめのサービス

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
「受注管理」とは、取引先からの注文内容を生産・出荷などの業務に引き継ぐ仕事です。販売管理の過程の一つにあたります。正確かつスムーズな取引を実現するためにも、社内で受注データを適切に管理したり、滞りなく手続きを進めたりする「受注管理」は重要です。
本記事では、そんな受注管理の業務効率化に役立つ「受注管理システム」についてご紹介します。導入メリットやおすすめのサービス、選び方のポイントや注意点まで解説するため、ぜひ参考にしてみてください。

この記事の目次

    受注管理システムとは?

    受注管理システムとは、注文の受付や伝票処理などをはじめとした社内の受注業務を管理・効率化するためのシステムです。電話・FAX・メールなどで受信した顧客からの注文を一元管理できる、その後の出荷や請求業務の工程まで自動化することができるなど、効率的な受注管理を実現する機能が搭載されています。

    受注管理システムの機能は、一般的に以下のように分類することができます。

    主な機能 概要
    受注管理機能 受注データをリアルタイムでシステムに登録する、受注後の工程の進捗をステータス表示する など
    請求・売上管理機能 データベースを利用して請求書を作成する、売上の集計を自動化する、売上データを部門間で共有する など
    出荷管理機能 データベースを利用して出荷指示書・納品書・送り状といった必要書類や帳票を作成する など
    在庫管理機能 製品の種類や保管場所ごとに在庫数を共有する、製品の入出庫を記録する など

    受注管理システムの導入で叶うこと

    企業が受注管理システムを活用すると、受注管理業務におけるさまざまな課題解決が期待できます。

    例えば、以下のような受注管理の課題を抱えている企業は少なくありません。

    • 伝票作成に多くの手間がかかっている
    • 紙媒体の伝票や書類の管理が煩雑になっている
    • 月末の決算時など繁忙期に納品書と請求書を突き合わせる負担が大きい

    こうした課題を抱えている場合は、解決へ向けてシステム導入を検討すると良いでしょう。ここでは、受注管理システムの導入メリットをご紹介します。

    管理業務の効率化

    受注管理システムによって作業を自動化すると、注文内容を伝票に転記したり、入力した内容を確認したりするプロセスが不要となります。書き起こしや手入力などの地道な作業が減ると、業務効率化を叶えられるのはもちろん、人的ミスの低減につながります。

    コスト削減

    受注管理システムの導入後は、これまで紙媒体で行っていた伝票の処理をシステム化できるため、書類の印刷や郵送に関わるコストを削減できます。さらには、アナログでの管理業務が効率化されることで工数削減を実現し、人件費を抑えられるのも大きなポイントです。

    個別対応への柔軟性アップ

    受注管理システムを活用して受注情報を詳細に管理できるようになれば、業務の柔軟性が高まります。例えば、顧客別に料金や提供プランを管理するといった形で、ニーズに合わせた顧客対応を実現できます。柔軟な個別対応によって顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

    受注トラブルの防止

    受注管理システムには正確な取引をアシストする機能が搭載されているため、受注時のトラブル防止に役立ちます。

    システム上でデータを一元管理し、紐づけを行うことで、社内や発注先との伝達ミスを防ぐ、アラートによって発送や回答の抜け漏れによるトラブルを防ぐ、といった対応が可能です。

    月次決算の簡易化

    受注管理システムには、データ集計や合算処理を自動化する機能が搭載されています。システムに登録されたデータを自動で集計・合算処理するため、資料作成や請求の締め処理の手間が少なくなります。業務効率の向上により繁忙期の負担が軽減されるのはもちろん、人的ミスを低減することも可能です。

    おすすめの受注管理システム10選

    ここでは、おすすめの受注管理システムをご紹介します。複数サービスの基本機能や料金プランを比較検討してみましょう。

    近年、受注管理システムを導入する際に「クラウド型」を選択する企業が多くなっています。クラウド型は、インターネット経由でシステムを利用する製品・サービスの形態です。社内にサーバーを設置したり、システムを構築したりする必要がないため、初期費用を抑えやすく、運用やメンテナンスの手間が少ない特徴があります。

    以下では、便利なクラウド型のシステムをメインに紹介します。

    ①楽楽販売
    • 導入コスト:月額70,000円~/初期費用150,000円~

    楽楽販売」は受注管理業務の幅広い課題解決に貢献する、クラウド型の受注管理システムです。ルーチンワークを自動化する機能により、作業効率を高め、ヒューマンエラーを削減します。

    受注に関する社内データを一元管理できるため、属人化の解消につながるのも魅力です。また、設定の柔軟性が高いため、自社の業務フローに合わせてオペレーションや項目をカスタマイズし、操作性を高められます。コストを抑えつつ、現場へのスムーズな定着が期待できるでしょう。

    さらに、連携可能な外部システムが多く、管理業務を自動化しやすいのもポイントです。具体的には、会計システムや請求システム、メール共有管理システムをはじめとした、幅広い業務システムと連携して効率化を叶えられます。このように、「楽楽販売」には販売管理にかかる時間を大幅に削減する機能が充実しています。

    >>「楽楽販売」について詳しくはこちら

    ②BtoBプラットフォーム 受発注
    • 導入コスト:月額-円~/初期費用-円

    飲食業界の受発注に特化した受発注システムです。発注側・受注側それぞれに向けたサービスが展開されています。また、受発注管理に加えて、店舗経営に役立つ機能が搭載されています。

    BtoBプラットフォーム 受発注

    ③kintone
    • 導入コスト:ライトコースの場合 1ユーザー780円~/初期費用0円

    ノーコードで業務アプリを作れる自由度の高いツールです。受注管理業務をはじめとした、社内のさまざまな業務内容に合わせてワンクリックで業務アプリを作成できます。ユーザー数が少ない場合は低コストで導入可能です。

    Kintone

    ④CO-NECT
    • 導入コスト:月額-円~/初期費用-円

    飲食業や小売業をはじめとした幅広い業種に対応した受発注システムです。取引先がシステムを導入していなくても手続きが可能な仕組みとなっています。直観的に操作しやすい画面設計が魅力です。

    CO-NECT

    ⑤NEXT ENGINE
    • 導入コスト:月額3,000円~(受注件数200件まで)/初期費用0円

    ネットショップの管理業務に特化したシステムです。受注管理機能を搭載し、複数のECサイトの受注を自動で一括管理できます。ネットショップ運営に役立つ在庫管理や商品登録の機能も充実しています。

    NEXT ENGINE

    ⑥アラジンEC
    • 導入コスト:月額-円~/初期費用-円

    BtoB ECに特化したWeb受発注システムです。BtoBのビジネスに役立つ豊富な機能が標準搭載されています。得意先ごとに商品や単価を設定し、詳細に管理することが可能です。

    アラジンEC

    ⑦Robot-in
    • 導入コスト:スタンダードプランの場合 月額5,000円+従量課金~/初期費用30,000円

    ネットショップの多店舗展開に特化した受注管理システムです。全店舗の受注を自動取込する機能が搭載され、複数ショップの受注にまとめて対応できます。ネットショップの店舗数拡大に貢献します。

    Robot-in

    ⑧COREC
    • 導入コスト:ビジネスプランの場合 月額2,980円~(受注側)、月額1,480円~(発注側)/初期費用0円

    BtoBの受注・発注に特化したクラウド型の受注・発注システムです。受注システムと発注システムがそれぞれ用意されています。また、いずれも無料プランが提供されているのも魅力です。

    COREC

    ⑨助ネコ
    • 導入コスト:ベーシック版 月額15,000円~/初期費用30,000円

    ネットショップ運営を一元管理するEC管理システムです。受注管理機能の他に、運送会社や決済会社との連携機能が搭載されています。マイページ機能によるお客様サポート窓口の提供も可能です。

    助ネコ

    ⑩GoQSystem
    • 導入コスト:受発注管理プラン 月額15,000円/初期費用30,000円

    ECサイトを一元管理して効率化するシステムです。受注業務に加えて、商品登録や在庫連携など多数の業務を効率化する機能が充実しています。各種モールやカートとの連携も可能です。

    GoQSystem

    自社に合った受注管理システムを選ぶポイント

    ここでは、受注管理システムの選び方を解説します。受注管理システムには数多くの種類があるため、導入の際は自社に適したサービスを見極めることが大切です。以下のポイントで、各社が提供するシステムをチェックしてみましょう。

    導入目的とのマッチ度

    自社の導入目的にマッチする機能を備えた受注管理システムを選びましょう。そのためにも、事前にシステム導入によって解決すべき課題を明確にしておくとともに、課題に応じて必要な機能を検討する必要があります。

    例えば、「受注前後の見積もりや請求額の計算が煩雑で手間がかかっている」といったケースなら、集計や自動計算機能が充実したシステムがおすすめです。課題解決につながる機能を備えた、適切なシステムを選びましょう。

    使いやすさ

    受注管理システムを選ぶ際は、現場の担当者が使いやすいか、事前に操作性を確認しておくことが重要です。その際は「管理画面の表示がわかりやすいか」「機能がシンプルで誰でも使えるか」などの観点でチェックすると良いでしょう。

    システムが使いづらいと、導入しても現場が十分に活用しきれないおそれがあります。こうしたミスマッチを避けるためにも、現場の声をシステム選定に反映させるほか、各社の機能詳細をきちんと把握しておくと安心です。実際の業務の流れをイメージしながら使用感を確かめてみてください。

    他の管理ソフトとの連携の可否

    受注管理システムは、既存システムと連携させることで業務効率を向上させやすくなります。データ連携によって外部システムの情報が迅速に反映されたり、転記による入力ミスがなくなったりするメリットが期待できます。

    例えば、生産管理システム・在庫管理システム・会計システムなどと連携できると便利です。これらのシステムと連動することで、受発注業務の全体がシームレスにつながり、システム化のメリットを最大限に引き出せます。大幅な効率化を実現して月次決算がさらにラクになるでしょう。

    セキュリティの強さ

    受注データには自社の取引や顧客に関する機密情報が含まれているため、システム導入ではセキュリティに配慮することが大切です。万が一、受注業務で情報漏えいの被害が発生すると、社内に限らず取引先にも損害を与えるおそれがあります。受注管理システムはセキュリティ面も重視して選びましょう。

    例えば、アクセス権限を詳細に設定する機能や、操作ログを記録する機能があると安心です。また、不審な接続を制限する認証機能の有無も確認しましょう。

    受注管理システム導入の注意点

    最後に、受注管理システムを導入するうえでの注意点をお伝えします。導入の費用対効果を高め、システムを現場に定着させるために、以下のポイントに注意しておきましょう。

    一定の導入コストがかかる

    受注管理システムを導入する際は初期投資が必要です。多くの場合は、システムによる業務効率化やコスト削減などの成果によって、投じた費用の分だけ効果を得られます。ただし、一般的な料金相場を踏まえて、費用対効果を十分に検討することが大切です。

    高度な機能が充実したシステムは初期費用や月額料金が高額な傾向にあります。そのため、「自社に必要な機能が搭載されているか」「使いこなせない不要な機能はないか」などの観点でコストパフォーマンスを見極めましょう。

    操作の教育や定着までのフォローが必要

    受注管理システムの導入後は、現場の従業員がシステムの操作に慣れるまでに一定の時間がかかります。そこで重視すべきなのが、システム提供会社のサポート体制です。サポートが手厚いサービスでは、導入前から運用開始後まで一連のフォローが用意されています。例えば、導入前は業務改善の提案から始まり、導入準備では現場担当者向けのセミナーや勉強会があると安心です。さらに、導入後は運用支援のほか、メールやFAQサイトによる問い合わせや相談ができると良いでしょう。

    受注管理システムで業務効率化を叶えるなら「楽楽販売」がおすすめ!

    ここまで受注管理システムの基礎知識から、導入メリット、選び方や注意点までお伝えしました。現状の受注管理の課題を解決へ導き、業務効率化を叶えるなら「楽楽販売」がおすすめです。

    「楽楽販売」はクラウド型のため、初期費用やメンテナンスの負担を抑えられます。データ管理に特化しており、受注管理を自動化する便利な機能が搭載されているほか、カスタマイズの柔軟性や連携のしやすさが強みです。現場の業務フローに合わせて設計したり、既存システムとデータ連携したりして、受注管理を全体的に効率化できます。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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