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受注書の作り方マニュアル|具体的な受注書の書き方とテンプレートをご紹介

受注書の作り方マニュアル|具体的な受注書の書き方とテンプレートをご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

企業間の取引において、発注を受けた際に最初に行うのが受注書の作成です。相手の発注に対して承諾の意思を示すための書類ですので、ビジネスにおいてとても重要な意味を持ちます。そこで今回は、具体的な受注書の作り方やすぐに使えるテンプレートをご紹介します。

目次

    受注書とは

    受注書とはその名の通り、発注に対して請け負い、承諾を相手に示すための書類です。
    ビジネスの世界では当たり前に使われており、毎日のように発行しているという企業・組織も多いようです。
    ここではまず、改めて「受注書とはどんな書類なのか」をご紹介します。

    受注書を発行するタイミングは?

    受注書は通常、発注を受けた段階で発行します。発注書と対になる形で発行する形になりますが、場合によっては正式な書類の形ではなく口頭などで注文を受けることもあります。この場合、受注書が契約書のような役割を果たすケースもあります。

    受注書と請書の違いとは?

    受注書と混同されがちな言葉に「請書」があります。似た意味で使われるケースが多いため、違いがわからないという方も多いようです。
    請書という言葉には「承認した」という意味も含まれますので、広義には受注書も請書の一種であると言えます。しかし、ビジネスシーンにおいて受注書は商品を売買する場合に用いられ、請書は作業・業務などを請け負う場合に使われるのが一般的です。
    請書の場合も受注書と同様に課税文書にあたりますので、記載金額に応じた印紙税が発生します。

    企業や組織による呼び方の違い

    上記の受注書や請書以外にも、企業や組織によっては「注文請書」と呼ばれるケースもあります。組織内で使い分けられていることもあれば、いずれかの呼び名に統一されていることもあります。
    そのため、受け取る側では内容を確認した上で適切に仕分け、管理することが大切です。

    受注書の書き方

    受注書の形式には明確な決まりがあるわけではありません。そのため、企業や組織によって異なります。とはいえ、同じ組織内であればある程度統一することによってより効率的な作成・管理が行えます。
    そこで、ここでは受注書の基本的な書き方や記載すべき内容をご紹介します。

    基本的には発注書と同じ内容に

    発注書を受けて受注書を作成する場合、同じ内容に揃えるのが一般的です。ただし、複数の発注に対してまとめて受注書を発行する場合や、追加発注などが発生した場合はその明細も併せて記載します。
    発注に対する処理や受注のタイミングは企業・組織によって異なりますが、基本的には発注に対してその都度同じ内容の受注書を作成することでミスを防げます。

    受注書に記載すべき内容は?

    前述の通り、受注書の形式には明確な決まりはありません。しかし、最低でも以下の項目は記載する必要があります。

    ・発注元(会社名・担当者)
    ・受注者(会社名・担当者)
    ・受注金額
    ・受注日
    ・納期
    ・受注内容明細(品名・単価・数量)
    ・支払い方法・条件

    この他にも、必要に応じて納品場所やその他の項目を記載できる欄をあらかじめ用意しておくことで、さまざまな内容の発注業務に円滑に対応できます。

    受注書と発注書との違い

    注文を受ける側が作成する受注書に対して、「発注書」は注文を依頼する側が発行する書類です。ビジネスの現場では発注を口頭で済ますケースも見受けられますが、本来は、注文の内容(商品名、数量、価格、納期など)を記載した発注書をもって依頼し、その内容を双方が同意した上で受注書を受け取ることで受発注が成立します。

    関連記事はこちら受注管理の業務とは|受注の流れを3ステップでご紹介|楽楽販売

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    受注書と注文書との違い

    では、「注文書」とはどう違うのでしょうか。注文書は上記の発注書と同じ意味を持ち、呼び方が異なるだけで法的な違いはありません。つまり注文書も注文を依頼する側が発行するもので、受注書と対になる書類です。

    受注書発行の際のポイント

    受注書を発行するにあたっては、知っておきたい3つのポイントがあります。

    印鑑

    印鑑は必ずしも受注書に必要なものではありませんが、各社が決めているルールに従うようにしましょう。印鑑が必要な場合は、受注担当者の印鑑・関係部署の責任者の印鑑・社印のようにどの立場のものなのか、シャチハタでも良いのかなど、印鑑の種類についてのルールを事前に確認しておくと安心です。

    収入印紙

    受注書には「課税文書」にあたるものがあり、領収証や不動産売買契約書などと同様に収入印紙を受注書に貼付しなければなりません。原則として商品売買のみの場合は当てはまらず、業務や作業を含む受注書は課税文書となるため注意が必要です。受注書に記載された金額に応じて課税額は変わるため、下記を確認して収入印紙を用意してください。

    ・1万円未満:非課税
    ・1万円以上100万円以下:200円
    ・100万円超200万円以下:400円
    ・200万円超300万円以下:1000円
    ・300万円超500万円以下:2000円
    ・500万円超1000万円以下:10000円
    ・1000万円超5000万円以下:20000円
    ・5000万円超1億円以下:60000円
    ・1億円超5億円以下:10万円
    ・5億円超10億円以下:20万円
    ・10億円超50億円以下:40万円
    ・50億円超:60万円
    ・金額記載なし:200円

    参考:国税庁(平成31年4月1日現在)

    保存期間

    受注書は契約書としての意味を持つため、保管しておく必要があります。確定申告にも使用し、個人の場合は提出期限から7年間、会社・法人の場合は10年間の保管義務があります。また、過去の受注内容の確認にも使用するため、ファイルに綴るなどして大切に保管しておきましょう。

    関連記事はこちらいつまで請求書を保存する?保存期間や方法をご紹介|楽楽販売

    受注書を活用するメリット

    受注書を発行するという業務は、多くの企業で当たり前に行われています。ですが、多くの企業が発行するのみで終えているのではないでしょうか。せっかく受注書を発行するのであれば、有効に活用しましょう。
    ここでは、受注書を活用するメリットと、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。

    受注書は契約書類であり受注を可視化するためのデータ

    受注書は発注に対して発行される、売買契約などを示す大切な契約書類です。同時に、「誰に対して何をいくつ受注したのか」といったデータでもあります。そのため、適切に管理することで受注状況の可視化が可能です。
    単なる文書として発行するのみでなく、データとして蓄積し、管理しながら社内の共有情報とするケースも増えています。

    受注書のテンプレート

    受注書はそれほど複雑な書類ではないため、その都度ゼロから作成することも可能です。ですがテンプレートを活用することで企業や組織内で形式を統一でき、効率化にもつながります。
    テンプレートはExcelなどのソフトにも用意されていますが、さまざまな形式のものをダウンロードできるサイトを活用することで、より選択肢が広がります。

    bizocean

    こちらは、受注書をはじめとして請求書や見積書などのテンプレート、サンプルを無料ダウンロードできるサービスです。受注書ひとつをとってもバリエーション豊かに取り揃えられているため、必要な形式が見つかるでしょう。それぞれのテンプレートのダウンロード数も表示されていますので、より多くの企業や組織で使用されているテンプレートを知ることも可能です。

    無料のビジネス書式テンプレート

    こちらは、Word、Excel、PowerPointなどで使用できるテンプレートを無料でダウンロードできるサービスです。社内文書、社内資料、社外資料など数多くのテンプレートが揃っています。MicrosoftのofficeのみでなくOpen officeなどで編集可能なものも用意されているため、幅広い形で活用できます。

    まとめ

    今回は、受注書の概要や記載の方法についてご紹介しました。受注書は単なる書類として発行されているケースが多いものの、重要な契約書類であり、経営や営業に活かすことのできるデータであるという側面も持っています。
    その意味を改めて理解して受注書を作成・発行することで、よりあなたのビジネスに活かすことができます。今回ご紹介した受注書の作り方やテンプレートなどを、ぜひ活用してみてください。

    販売管理は「物の流れを管理すること」「お金の流れを管理すること」の2つに大別されます。

    「物の流れを管理すること」とは、お客さまに提供する商品やサービスを管理する業務全般です。具体的には受注・発注、仕入れ、出荷、在庫の管理などがあります。一般的に、「プロセス管理」と呼ばれます。

    「お金の流れを管理すること」とは、仕入商品への支払いや、売上の管理、納品先への請求と入金の管理などを指します。「債権」「債務管理」とも呼ばれ、企業が活動していく上で、最も重要な業務です。

    業種によっては上記のうち不要な管理業務もありますが、重要なのは、「いつ、どこで、誰に、なぜ、何を、どのように、いくつ、いくらで」といった販売活動全体の流れを管理し、コストと利益のバランスを把握しながら自社の利益を確保していくことです。

    関連記事はこちら販売管理とは|販売管理を行う目的と業務の流れもご紹介

    販売管理業務における課題

    販売管理業務のよくある課題をご紹介します。

    共有漏れによるミス

    多くの企業では、営業や受注までの活動は営業部が、請求書の作成や入金の確認などの業務は経理部が、というように、業務ごとに担当者がいて、分担して業務を進めていきます。このことから、部門間で情報を共有することが必須となります。

    部門ごとの担当者に情報が伝達されなければ、納期が遅れてしまったり、発注でミスがあったりという可能性があります。中には重大なトラブルへと発展することもあるため、情報共有には漏れがないことを意識しておくことが大切です。

    また、情報共有を意識するだけでなく、伝達する情報の精度にも気を配りましょう。Excelや紙で情報を共有している場合、「必要な情報の保管場所はどこ?」「この情報は最新なのか?」といった問題が起きる場合もあるでしょう。作業の進捗や情報の更新が属人化してしまうと、担当者が不在の時に状況の確認が行えず、業務が滞る・トラブルが発生することに繋がりかねません。

    情報共有や引き継ぎに問題がある場合、業務フローを見直したり、ツールを導入することで正しい情報を共有できる体制を整えましょう。

    情報の入力や確認の負担

    販売活動における見積書や請求書などの帳票を発行する業務は、必ず発生する作業です。重要な帳票を手動で作成する時は、入力ミスや誤送信に注意する必要があり、入力後はミスがないかの確認も行うでしょう。しかも顧客ごとに帳票の形式が異なる場合、ミスの確認や管理に多くのコストがかかります。

    見積書や請求書だけではなく、メール・FAXを使って受注をうけている企業では、受注内容の登録にも手間がかかります。

    情報の入力や確認にかかる負担を軽減するためには、販売管理システムを導入し、顧客ごとの書類フォーマットをシステム上で紐づけて管理したり、受注登録や請求書発行の作業をシステムで自動化することなどが重要です。

    業務が滞る

    販売情報をExcelなどで管理していると、データの一元管理ができず、業務が滞ることがあるかもしれません。各担当者が個人のPC内だけで情報管理をしていると、情報を一か所に集約するまで進捗の状況が把握できなくなり、利益やリソースの予想が立てづらくなります。

    また、見積書や発注などの承認フローを紙で行っている場合は、上司が出張などで不在の際に迅速な対応ができず、業務が滞ってしまうことが考えられます。

    進捗や販売情報の可視化、承認フローのシステム化を行うことで、販売業務全体を通して効率化することができます。

    販売管理システムを導入するメリット

    販売管理業務をスムーズに進めるため、販売管理システムを導入することをおすすめします。販売管理システムを導入することで情報が一元化されます。

    他にも色々なメリットが期待できますので、以下ご紹介します。

    関連記事はこちら販売管理をエクセルでスムーズに!3つの課題とシステム導入のメリットとは

    スムーズな情報共有によるミスの軽減

    販売管理システムに入力した情報は、リアルタイムに共有できます。案件を登録した時や更新した時に、指定の宛先へ自動で通知メールを送ることができるシステムもあり、情報共有の手間を軽減できます。システムのデータベース内で情報を一元的に管理できるため、共有漏れといったことも発生しにくい状態となります。

    販売管理システムを導入していれば、担当者が退職する時など案件を引き継ぐ際や、新しい担当者と業務を分担する際にも、情報の共有漏れを防ぎ業務にスムーズに取り組むことができるようになります。

    書類作成や承認フローの簡略化

    販売管理システム内の複数のデータベースに登録された情報を関連付けることが出来るシステムもあります。このようなシステムを利用することで、業務を簡素化できます。例えば、継続して受注している案件では、顧客情報に前回受注した時の情報が登録されており、その受注情報を参照することで、前回受注した個数や金額を確認することができます。前回の受注情報を流用して処理を行えば、受注登録業務の手間を一部省くこともできます。

    また、案件の情報を入力した後に、ボタン一つであらかじめ登録しておいた指定フォーマットの帳票に情報を自動で流し込んで、書類を作成するといった機能がある販売管理システムもあります。メールや紙を見ながら自分で転記するといった作業が不要になり、書類の作成を迅速に行うことができます。書類を作成した後は、承認フローもボタン一つで行えるものもあり、稟議承認もスムーズに進めることができます。クラウドのシステムであれば、上司が出張中でも外からアクセスして承認・否認を行えるので、承認待ちの時間を大幅に短縮して、業務のスピード向上に役立ちます。

    関連記事はこちら販売管理をモバイル化!2つのメリットと4つの課題

    販売戦略に活かせる

    売上の見込みや案件の進捗がリアルタイムに把握できないといったお悩みにも、販売管理システムの導入は有効です。「成約の見込みが高い案件はどれか」「逆にリスクがありそうな案件はどれか」といったことに素早く気づけることで、各案件に適切な対策を打てるようになります。

    商品やサービスの種類によっては、営業担当が受注していない案件(見込み案件)を多く抱えている企業もあります。営業担当が個人のPCで進捗を管理できるExcelを作っていた場合、本人以外には進捗が把握できず、業務が滞ったり、営業機会の損失に繋がる場合もあります。全体で進捗の情報を共有するために、メールで報告したり、共通のサーバー上にExcelを保管したりする必要があり、非常に非効率的です。販売管理システムを導入することで、この問題を解決できるでしょう。

    関連記事はこちら販売管理とは|販売管理を行う目的と業務の流れもご紹介

    販売管理システム選定ポイント

    実際に販売管理システムを自社に取り入れる場合、「ネットでの評判が良かったから」や「有名だから」という理由で選択するのは、やや心もとないものです。

    販売管理システムは自社に大きな改善と変化をもたらす存在です。導入に失敗しないよう、選定の際は下記のポイントに重点を置いて選ぶようにしましょう。

    自社の業種・業態との適合性

    販売管理システムの多くは、幅広い業種・業態に対応できます。しかし会社の細かいシステムには、それぞれの特色ややり方があるはずです。販売管理システムを導入しても、自社システムとの適合性が取れないのであれば、かえって手間が増えるだけとなります。
    既存システムとの連携の可否や、外部システムとの適合性など、自社の業種・業態に対応できる販売管理システムを選ぶようにしましょう。対応範囲の広い製品を選ぶと、既存システムとのズレが生じにくくなります。

    関連記事はこちらカスタマイズは必須!販売管理システムを選ぶ3つのポイントと導入事例

    サポートの充実度

    管理システムは、受注から請求までがひとつなぎのシステムです。そのため、システムに支障が生じてしまえば、企業にとって命取りとなります。何かあった場合にすぐ手厚いサポートを受けられるのかは、販売管理システム選びの重要なポイントです。

    「電話での問い合わせの可否」「サポート時間の範囲」「休日・祝日の対応有無」など自社でトラブルがあった場合を想定したうえで、サポート体制が自社にとって万全なのかを判断しましょう。

    リスク管理は万全か

    サポートとは別に自社内で発生するリスクを防げるかどうかも、重要な選定ポイントとなります。

    管理システムはすべての販売業務が紐づいていますが、中には編集をされたら困るものや、他部署の閲覧が禁止されているものがある場合も考えられます。
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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

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    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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