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2020/03/01

受注書の作り方マニュアル|具体的な受注書の書き方とテンプレートをご紹介

受注書の作り方マニュアル|具体的な受注書の書き方とテンプレートをご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

企業間の取引において、発注を受けた際に最初に行うのが受注書の作成です。相手の発注に対して承諾の意思を示すための書類ですので、ビジネスにおいてとても重要な意味を持ちます。そこで今回は、具体的な受注書の作り方やすぐに使えるテンプレートをご紹介します。

目次

    受注書とは

    受注書とはその名の通り、発注に対して請け負い、承諾を相手に示すための書類です。
    ビジネスの世界では当たり前に使われており、毎日のように発行しているという企業・組織も多いようです。
    ここではまず、改めて「受注書とはどんな書類なのか」をご紹介します。

    受注書を発行するタイミングは?

    受注書は通常、発注を受けた段階で発行します。発注書と対になる形で発行する形になりますが、場合によっては正式な書類の形ではなく口頭などで注文を受けることもあります。この場合、受注書が契約書のような役割を果たすケースもあります。

    受注書と請書の違いとは?

    受注書と混同されがちな言葉に「請書」があります。似た意味で使われるケースが多いため、違いがわからないという方も多いようです。
    請書という言葉には「承認した」という意味も含まれますので、広義には受注書も請書の一種であると言えます。しかし、ビジネスシーンにおいて受注書は商品を売買する場合に用いられ、請書は作業・業務などを請け負う場合に使われるのが一般的です。
    請書の場合も受注書と同様に課税文書にあたりますので、記載金額に応じた印紙税が発生します。

    企業や組織による呼び方の違い

    上記の受注書や請書以外にも、企業や組織によっては「注文請書」と呼ばれるケースもあります。組織内で使い分けられていることもあれば、いずれかの呼び名に統一されていることもあります。
    そのため、受け取る側では内容を確認した上で適切に仕分け、管理することが大切です。

    受注書の書き方

    受注書の形式には明確な決まりがあるわけではありません。そのため、企業や組織によって異なります。とはいえ、同じ組織内であればある程度統一することによってより効率的な作成・管理が行えます。
    そこで、ここでは受注書の基本的な書き方や記載すべき内容をご紹介します。

    基本的には発注書と同じ内容に

    発注書を受けて受注書を作成する場合、同じ内容に揃えるのが一般的です。ただし、複数の発注に対してまとめて受注書を発行する場合や、追加発注などが発生した場合はその明細も併せて記載します。
    発注に対する処理や受注のタイミングは企業・組織によって異なりますが、基本的には発注に対してその都度同じ内容の受注書を作成することでミスを防げます。

    受注書に記載すべき内容は?

    前述の通り、受注書の形式には明確な決まりはありません。しかし、最低でも以下の項目は記載する必要があります。

    ・発注元(会社名・担当者)
    ・受注者(会社名・担当者)
    ・受注金額
    ・受注日
    ・納期
    ・受注内容明細(品名・単価・数量)
    ・支払い方法・条件

    この他にも、必要に応じて納品場所やその他の項目を記載できる欄をあらかじめ用意しておくことで、さまざまな内容の発注業務に円滑に対応できます。

    受注書と発注書との違い

    注文を受ける側が作成する受注書に対して、「発注書」は注文を依頼する側が発行する書類です。ビジネスの現場では発注を口頭で済ますケースも見受けられますが、本来は、注文の内容(商品名、数量、価格、納期など)を記載した発注書をもって依頼し、その内容を双方が同意した上で受注書を受け取ることで受発注が成立します。

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    受注書と注文書との違い

    では、「注文書」とはどう違うのでしょうか。注文書は上記の発注書と同じ意味を持ち、呼び方が異なるだけで法的な違いはありません。つまり注文書も注文を依頼する側が発行するもので、受注書と対になる書類です。

    受注書発行の際のポイント

    受注書を発行するにあたっては、知っておきたい3つのポイントがあります。

    印鑑

    印鑑は必ずしも受注書に必要なものではありませんが、各社が決めているルールに従うようにしましょう。印鑑が必要な場合は、受注担当者の印鑑・関係部署の責任者の印鑑・社印のようにどの立場のものなのか、シャチハタでも良いのかなど、印鑑の種類についてのルールを事前に確認しておくと安心です。

    収入印紙

    受注書には「課税文書」にあたるものがあり、領収証や不動産売買契約書などと同様に収入印紙を受注書に貼付しなければなりません。原則として商品売買のみの場合は当てはまらず、業務や作業を含む受注書は課税文書となるため注意が必要です。受注書に記載された金額に応じて課税額は変わるため、下記を確認して収入印紙を用意してください。

    ・1万円未満:非課税
    ・1万円以上100万円以下:200円
    ・100万円超200万円以下:400円
    ・200万円超300万円以下:1000円
    ・300万円超500万円以下:2000円
    ・500万円超1000万円以下:10000円
    ・1000万円超5000万円以下:20000円
    ・5000万円超1億円以下:60000円
    ・1億円超5億円以下:10万円
    ・5億円超10億円以下:20万円
    ・10億円超50億円以下:40万円
    ・50億円超:60万円
    ・金額記載なし:200円

    参考:国税庁(平成31年4月1日現在)

    保存期間

    受注書は契約書としての意味を持つため、保管しておく必要があります。確定申告にも使用し、個人の場合は提出期限から7年間、会社・法人の場合は10年間の保管義務があります。また、過去の受注内容の確認にも使用するため、ファイルに綴るなどして大切に保管しておきましょう。

    関連記事はこちらいつまで請求書を保存する?保存期間や方法をご紹介|楽楽販売

    受注書を活用するメリット

    受注書を発行するという業務は、多くの企業で当たり前に行われています。ですが、多くの企業が発行するのみで終えているのではないでしょうか。せっかく受注書を発行するのであれば、有効に活用しましょう。
    ここでは、受注書を活用するメリットと、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。

    受注書は契約書類であり受注を可視化するためのデータ

    受注書は発注に対して発行される、売買契約などを示す大切な契約書類です。同時に、「誰に対して何をいくつ受注したのか」といったデータでもあります。そのため、適切に管理することで受注状況の可視化が可能です。
    単なる文書として発行するのみでなく、データとして蓄積し、管理しながら社内の共有情報とするケースも増えています。

    受注書のテンプレート

    受注書はそれほど複雑な書類ではないため、その都度ゼロから作成することも可能です。ですがテンプレートを活用することで企業や組織内で形式を統一でき、効率化にもつながります。
    テンプレートはExcelなどのソフトにも用意されていますが、さまざまな形式のものをダウンロードできるサイトを活用することで、より選択肢が広がります。

    bizocean

    こちらは、受注書をはじめとして請求書や見積書などのテンプレート、サンプルを無料ダウンロードできるサービスです。受注書ひとつをとってもバリエーション豊かに取り揃えられているため、必要な形式が見つかるでしょう。それぞれのテンプレートのダウンロード数も表示されていますので、より多くの企業や組織で使用されているテンプレートを知ることも可能です。

    無料のビジネス書式テンプレート

    こちらは、Word、Excel、PowerPointなどで使用できるテンプレートを無料でダウンロードできるサービスです。社内文書、社内資料、社外資料など数多くのテンプレートが揃っています。MicrosoftのofficeのみでなくOpen officeなどで編集可能なものも用意されているため、幅広い形で活用できます。

    まとめ

    今回は、受注書の概要や記載の方法についてご紹介しました。受注書は単なる書類として発行されているケースが多いものの、重要な契約書類であり、経営や営業に活かすことのできるデータであるという側面も持っています。
    その意味を改めて理解して受注書を作成・発行することで、よりあなたのビジネスに活かすことができます。今回ご紹介した受注書の作り方やテンプレートなどを、ぜひ活用してみてください。

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