【受注書の作り方マニュアル】具体的な書き方とテンプレート紹介

受注書とは

受注書とはその名の通り、発注に対して請け負い、承諾を相手に示すための書類です。
ビジネスの世界では当たり前に使われており、毎日のように発行しているという企業・組織も多いようです。
ここではまず、改めて「受注書とはどんな書類なのか」をご紹介します。

受注書を発行するタイミングは？

受注書は通常、発注を受けた段階で発行します。発注書と対になる形で発行する形になりますが、場合によっては正式な書類の形ではなく口頭などで注文を受けることもあります。この場合、受注書が契約書のような役割を果たすケースもあります。

受注書と各種書類の違い

受注書と「請書」の違い

受注書と混同されがちな言葉に「請書」があります。似た意味で使われるケースが多いため、違いがわからないという方も多いようです。
請書という言葉には「承認した」という意味も含まれますので、広義には受注書も請書の一種であると言えます。しかし、ビジネスシーンにおいて受注書は商品を売買する場合に用いられ、請書は作業・業務などを請け負う場合に使われるのが一般的です。
請書の場合も受注書と同様に課税文書にあたりますので、記載金額に応じた印紙税が発生します。

受注書と「発注書」の違い

注文を受ける側が作成する受注書に対して、「発注書」は注文を依頼する側が発行する書類です。ビジネスの現場では発注を口頭で済ますケースも見受けられますが、本来は、注文の内容（商品名、数量、価格、納期など）を記載した発注書をもって依頼し、その内容を双方が同意した上で受注書を受け取ることで受発注が成立します。

受注書と「注文書」の違い

「受注書」と「注文書」とはどう違うのでしょうか。注文書は上記の発注書と同じ意味を持ち、呼び方が異なるだけで法的な違いはありません。つまり注文書も注文を依頼する側が発行するもので、受注書と対になる書類です。

企業や組織によって呼び方が異なる場合もある

上記の受注書や請書以外にも、企業や組織によっては「注文請書」と呼ばれるケースもあります。組織内で使い分けられていることもあれば、いずれかの呼び名に統一されていることもあります。
そのため、受け取る側では内容を確認した上で適切に仕分け、管理することが大切です。

受注書の書き方とは？

前述の通り、受注書の形式には明確な決まりはありません。しかし、最低でも以下の項目は記載する必要があります。

・発注元（会社名・担当者）
・受注者（会社名・担当者）
・受注金額
・受注日
・納期
・受注内容明細（品名・単価・数量）
・支払い方法・条件

この他にも、必要に応じて納品場所やその他の項目を記載できる欄をあらかじめ用意しておくことで、さまざまな内容の発注業務に円滑に対応できます。

基本的には発注書の内容にそろえる

発注書を受けて受注書を作成する場合、同じ内容に揃えるのが一般的です。ただし、複数の発注に対してまとめて受注書を発行する場合や、追加発注などが発生した場合はその明細も併せて記載します。

発注に対する処理や受注のタイミングは企業・組織によって異なりますが、基本的には発注に対してその都度同じ内容の受注書を作成することでミスを防げます。

受注書作成時のポイント

前述の通り受注書の形式には明確な決まりがあるわけではありません。最低限記載する必要がある項目について前述しましたが、そのほか記載しておくことで便利な項目や、注意が必要なポイントについてご紹介します。

発注No.と発注日も記載しておく

発注書と情報が紐づけられるように受注書にも発注No.を記載しておくと便利です。発注No.に限らず、見積書等の関連する帳票類と番号を紐付けておくとさらに管理がしやすいでしょう。

また、いつの取引かわかるように発注日は、正確に年表記から記入しておきましょう。

送付先の誤字脱字などヒューマンエラーに注意

会社名、屋号を正確に記載することも受注書作成時の必須事項です。誤字脱字や御中・様など、送付先の記載を間違えないように注意しましょう。

このようなヒューマンエラーは手作業で作成しているとどうしても100％防ぐことが難しいです。受注管理システムを導入することで見積もりデータからワンクリックで受注書を作成できるため、効率化・ミスの削減の方法の1つです。

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小計や備考もきちんと書く

税込みの合計金額だけではなく、税抜きの合計金額（小計）も記載します。

備考については、納品方法等の商品やサービスを受け渡す方法についても記載し、不明な場合は「弊社指定の方法」など記載するのも良いでしょう。

支払条件については細かく記載する

支払い条件とは、商品やサービスについて、納品後の報酬として支払われる代金の受け取りに関する取り決めを指します。

請求後に、いつ・どのような形で支払うか明確にしておかないと、代金が支払われない

・現金ではなく手形で支払われたなど、トラブルになりかねませんので、支払い条件については細かく記載しましょう。

受注数・単価といった数字のミスに注意

受注商品の単価、や数量といった数字の部分は入力ミスが発生しやすい項目です。フォーマットや入力ルールを整備する、専用のシステムを活用するなどの工夫をしましょう。

受注書発行の際には知っておきたい知識

受注書を発行する担当者や関係者であれば、知っておきたい3つの知識をご紹介します。

印鑑の取り扱いについて

印鑑は必ずしも受注書に必要なものではありませんが、各社が決めているルールに従うようにしましょう。印鑑が必要な場合は、受注担当者の印鑑・関係部署の責任者の印鑑・社印のようにどの立場のものなのか、シャチハタでも良いのかなど、印鑑の種類についてのルールを事前に確認しておくと安心です。

収入印紙について

受注書には「課税文書」にあたるものがあり、領収証や不動産売買契約書などと同様に収入印紙を受注書に貼付しなければなりません。原則として商品売買のみの場合は当てはまらず、業務や作業を含む受注書は課税文書となるため注意が必要です。受注書に記載された金額に応じて課税額は変わるため、下記を確認して収入印紙を用意してください。

・1万円未満：非課税
・1万円以上100万円以下：200円
・100万円超200万円以下：400円
・200万円超300万円以下：1000円
・300万円超500万円以下：2000円
・500万円超1000万円以下：10000円
・1000万円超5000万円以下：20000円
・5000万円超1億円以下：60000円
・1億円超5億円以下：10万円
・5億円超10億円以下：20万円
・10億円超50億円以下：40万円
・50億円超：60万円
・金額記載なし：200円

参考：国税庁（平成31年4月1日現在）

保存期間について

受注書は契約書としての意味を持つため、保管しておく必要があります。確定申告にも使用し、個人の場合は提出期限から7年間、会社・法人の場合は10年間の保管義務があります。また、過去の受注内容の確認にも使用するため、ファイルに綴るなどして大切に保管しておきましょう。

関連記事はこちらいつまで請求書を保存する？保存期間や方法をご紹介|「楽楽販売」

受注書を活用するメリット

受注書を発行するという業務は、多くの企業で当たり前に行われています。ですが、多くの企業が発行するのみで終えているのではないでしょうか。せっかく受注書を発行するのであれば、有効に活用しましょう。

受注状況を可視化することができる

受注書は発注に対して発行される、売買契約などを示す大切な契約書類です。同時に、「誰に対して何をいくつ受注したのか」といったデータでもあります。そのため、適切に管理することで受注状況の可視化が可能です。
単なる文書として発行するのみでなく、データとして蓄積し、管理しながら社内の共有情報とするケースも増えています。

受注書の作成を効率化する方法

受注書の作成を効率化する2つの方法をご紹介します。
月に何十件、何百件と発行が必要になると他の業務を圧迫してしまうこともあるため、自社にあった方法で効率化を目指しましょう。

受注書のテンプレートを活用する

受注書はそれほど複雑な書類ではないため、その都度ゼロから作成することも可能です。ですがテンプレートを活用することで企業や組織内で形式を統一でき、効率化にもつながります。
テンプレートはExcelなどのソフトにも用意されていますが、さまざまな形式のものをダウンロードできるサイトを活用することで、より選択肢が広がります。

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こちらは、受注書をはじめとして請求書や見積書などのテンプレート、サンプルを無料ダウンロードできるサービスです。受注書ひとつをとってもバリエーション豊かに取り揃えられているため、必要な形式が見つかるでしょう。それぞれのテンプレートのダウンロード数も表示されていますので、より多くの企業や組織で使用されているテンプレートを知ることも可能です。

無料のビジネス書式テンプレート

こちらは、Word、Excel、PowerPointなどで使用できるテンプレートを無料でダウンロードできるサービスです。社内文書、社内資料、社外資料など数多くのテンプレートが揃っています。MicrosoftのofficeのみでなくOpen officeなどで編集可能なものも用意されているため、幅広い形で活用できます。

受注管理システムを活用する

受注書作成の件数が多い場合などは特に、受注管理システムの活用が有効です。

「楽楽販売」は、見積もりデータからワンクリックで受注書の作成ができるクラウドシステムです。受注書以外にも発注書や請求書など、さまざまな帳票を一元管理できるため、作業効率・工数の大幅な改善が実現できます。また、クラウド型のシステムなので納品部門や経理部門にもリアルタイムで情報共有が可能です。

手作業による入力ミスや作業時間の増大、情報共有などに課題を感じている場合はぜひ詳細をご覧ください。

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まとめ

今回は、受注書の概要や記載の方法についてご紹介しました。受注書は単なる書類として発行されているケースが多いものの、重要な契約書類であり、経営や営業に活かすことのできるデータであるという側面も持っています。
今回ご紹介した受注書の作り方やテンプレートや便利なシステムなどを、ぜひ活用して自社にあった効率的な受注書の作成方法を探してみてください。