予実管理とは？重要性から具体的な手法・ポイントまで解説

予実管理とは？その重要性は？

予実管理という言葉は知っていても、具体的にどうすればいいのかわからないという方も多いようです。そこで、まずは予実管理の概要や重要性について整理します。

予実管理とは

まず「予実」という言葉の持つ意味についてご紹介します。一般的には「予定と実績」のことを指します。企業においては予定だけでなく「予算と実績」のことです。

つまり、予実管理とはあらかじめ立てた予定（計画）と実績を管理することを意味します。

業種にかかわらず、すでに立てた計画や予算を達成することは重要です。そのために、その時点での実績を把握し、本当に計画に向かうことができているのかを確認する必要があります。それが予実管理です。

予実管理を適切に行うことによって、問題がある場合は解決や軌道修正を目指すことができます。

予実管理の重要性とは？

どんなに良い計画や予算を立てることができても、実現できなければ意味がありません。しかし、現状を把握できないまま業務を続けていても達成できるとは限りません。結果として、当初の計画や予算と大きく乖離してしまう可能性が高くなります。

だからこそ、定期的に計画や予算と実績を比較・管理する予実管理が重要となります。

予実管理を適切に行っていれば、目標達成できる可能性を高めることができるだけでなく、もし達成できなくても企業としての課題や検証につながります。

さらにデータを蓄積していくことで、今後の計画や予算の精度を高めることも可能です。つまり、予実管理は企業を運営していく上で非常に重要な意味を持ちます。

予実管理の具体的な手法とポイント

予実管理の重要性を押さえましたので、ここでは具体的な手法やポイントをご紹介します。予実管理の方法や効率について悩んでいる方は参考にしてみてください。

予実管理表の作り方

予実管理を行うための最初のステップは予実管理表づくりです。この管理表はあらかじめ立てた計画や予算と実績を比較するためのものです。

売上高や原価、経費や利益などの項目を作って毎月の実績と予算、差額などを入力していきます。同時に予算比や前年同月の実績と差額などを記入できるようにします。

こうして管理表を作って数値化することで、毎月の時点での予算に対する実績を一目で把握することができます。もし、計画に問題がある場合もすぐにわかりますので、早い段階での軌道修正が可能です。さらに、前年との比較を同時に行うことで組織としての成長も確認できます。

そして、予実管理表はデータとして蓄積することによって今後の計画や業務に活かせます。

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予実管理のポイント

ここでは、予実管理を行う上でのポイントをご紹介します。

適切な予算の設定

まず、予算設定が適切な計画になっているかを確認します。

売上や経費につける予算が大きすぎる場合は、社員は非現実的な数字にプレッシャーを感じて本来の力を発揮できないかもしれません。逆に予算が少なすぎると社員が現状維持に甘んじてしまう可能性もある上に、予算がないことを言い訳にやる気を出さなくなることも想定できます。最適な予算設定は、社員一人ひとりのモチベーションを高めて現場を刺激し、より良い実績を引き出す原動力になります。市場動向や前年までの実績、現場の状況といった経営にかかわる要素を把握した上で、適切な予算を立案してください。

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コンスタントなデータ確認の実施

予算と実績のギャップをリアルタイムで共有することもポイントです。
そもそも予実管理の目的は、計画や予算に対する実績を分析し、改善策を実行することです。しかしそのデータが数ヶ月も前の過去のものでは、分析や改善策の精度は落ちてしまうでしょう。さらに、ルーズな予実管理は進捗の把握とスケジュールの見通しにも影響する可能性があります。毎日管理することが理想的ですが、少なくとも週ごとにデータを集計してコンスタントに確認・分析を実施しておくと、予算と実績にギャップが発生した際にも軌道修正がはかりやすくなります。

集計する環境の整備

最適な予実管理には、複数の部署においてタイムリーかつスピーディーにデータを入力するための環境整備も欠かせません。予実管理の環境づくりには、事業や部署をまたいでデータを一元化すること、データ集計のフォーマットを揃えること、データ収集の方法を一貫することなどが考えられます。データ集計の環境整備には次にご紹介する予実管理ツールが役立ちますので、ぜひ導入を検討してみてください。

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予実管理で失敗しがちなこと

企業の経営改善につながる予実管理ですが、陥りがちな失敗には注意が必要です。ここでは、よくある失敗例を3つ解説します。

差異に気を取られる

予実管理の基本は、予算と実績の比較です。2つの数字のギャップを分析し、実績アップの要因や実績低下の原因を追及して、改善ポイントを見出すことが目的です。

しかし予実と実績の差異に気を取られすぎると、予実管理の本来の目的である経営改善がおざなりになる可能性があります。なぜ予算と実績を比較するのか、目的を忘れないように留意しましょう。

予算設定が低すぎる

予実管理での目標数値を達成したいばかりに、予算設定を低くしてしまうのも失敗につながる原因です。

予算と実績の差が大きいと「経営計画に実効性がない」と評価されると懸念するかもしれませんが、予実管理は試験問題ではありません。経営方針にもよりますが、成長へのマイルストーンとして予算設定よりも高めに設定しておくことがポイントです。
従業員に対して高めに設定した予算の合理的な説明を行うと、モチベーション喚起にもつながります。

目標達成 にこだわりすぎる

目標数値を達成することは、社外からの評価獲得や企業の成長にとって重要です。しかし、そればかりにとらわれると従業員に負荷がかかりすぎて生産性が落ちたり、離職者が頻出したりする恐れがあります。
場合によっては、売上の水増しなどの不正会計に手を染めてしまうことも起きかねません。

目標未達の要因には、取引先の経営状況の急変や競合他社の登場など、自社だけでは防げない「外部環境の変化」も挙げられます。目標達成にばかりこだわり、社内へ過度なプレッシャーをかけないように注意しましょう。

予実管理にツールを活用

予実管理はエクセルなどでも行うことは可能です。しかし、入力の手間がかかる上に、ファイルは個人で管理するケースが多いため、共有が難しく業務が属人的になってしまう可能性もあります。そこで、クラウドサービスを活用することによって、より効率的で精度の高い予実管理が行えます。

「楽楽販売」では簡単に予実管理表を作成し、あらかじめ入力した予算と、都度登録される実績値のデータを吸い上げて自動で反映することもできます。そのため、入力の手間を省けるのみでなく人的ミスのリスクも減らすことができます。

もちろん、過去のデータを蓄積した上で必要に応じて呼び出すことも可能で、適切な予算や計画を立てる上でも活かすことができます。

さらに、簡単に社内全体でのリアルタイム共有も可能ですので、予実管理のあらゆる課題を解決可能です。

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まとめ

企業の運営において契約や計画や予算を立て、達成していくことが求められます。とはいえ、計画や予算を立てただけで必ず達成できるわけではありません。

そこで、計画や予算に対して現時点の実績を比較しながら分析や改善を進めていく予実管理は、非常に重要です。

エクセルなどでも予実管理を行うことは可能ですが、効率や精度を考えるとクラウドサービスの活用がおすすめです。予実管理を効率化し、精度を高めることができれば組織としてさらなる成長を目指すことができます。一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。