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IT資産管理とは?
必要性やおすすめのツールを徹底解説

IT資産管理とは?必要性やおすすめのツールを徹底解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

ITとビジネスは、今や切っても切れない関係です。アナログの業務が中心だった昭和の働き方はもうほとんど残っていないといっても過言ではありません。そのため現代のオフィスには多くのIT機器が溢れており、その管理方法に課題を感じている企業や組織も多いようです。そこで、今回はIT資産の管理におけるポイントや、重要性、そしておすすめのツールなどを解説します。

目次

    企業の資産とは?IT資産はどう分類される?

    組織の運営において、IT資産管理はとても重要です。そこでまずは、企業の資産にはどういったものがあるのか、そしてIT資産に対する考え方について解説します。

    流動資産と固定資産

    企業の資産はいくつかの種類に分類されます。中でも、資産管理の理解において大切なポイントが、流動資産と固定資産の2つの概念です。

    流動資産とは、1年以内に現金化が予定されているものを指します。有価証券など、1年以内に入金するものはもちろん、棚卸在庫など、正常営業循環基準にある資産も流動資産に分類されます。

    それに対して、固定資産は、1年を超える長期にわたって企業が保有し続ける財産を指します。備品や設備、土地や建物など、企業がもっているさまざまなものが固定資産にあたります。
    ただし、使用する期間が1年に満たない備品などは消耗品にあたり、固定資産には該当しません。

    企業が所有する固定資産は、さらに2種類に分類されます。土地や建物や設備機械、備品などは有形固定資産と呼ばれ、特許権や営業権など法律上の権利などは無形固定資産として扱われます。

    IT資産とは?

    前述の通り、企業の資産はいくつかの方法で分類できます。今回は特にIT資産について解説をしていきましょう。

    IT資産には、その言葉の通り社内にあるIT関連機器などが分類されます。具体例を挙げると、サーバやクライアントPC、ネットワーク機器やスマートフォン、タブレットなどの各種端末に加えて、プリンタやスキャナなどの周辺機器、そして端末にインストールされているソフトウェアなどがIT資産に分類されます。

    冒頭でも説明した通り、現代において、ビジネスとITは切り離せない関係です。そのため、組織が所有するIT資産の数は増加傾向にあり、資産の管理が大きな課題となっています。

    IT資産管理の分類

    IT資産管理は一般的にハードウェアと、ソフトウェア・ライセンスに分けて行われます。

    サーバやPC、ネットワーク機器などはハードウェアとして管理します。誰がどこで、どの端末を使っているのかを適切に把握・管理していくことが必要です。

    IT機器は進化のスピードも早く、入れ替え導入などが行われる機会も多いので、現状を正確に把握したうえで、継続的に管理を行っていくことが求められます。

    続いて、端末にインストールされたOSやアプリケーションなどはソフトウェアとして管理します。通常、1台の端末だけでも複数のアプリケーションが使用されていて、都度バージョンアップや、削除などが行われるため、管理が非常に難しい部分です。人の手による継続的な管理は現実的に難しいため、IT資産管理ツールによって管理を行う企業が増加しています。

    同時に、ライセンスの管理も重要です。ライセンス期間が切れてしまい、そのソフトウェアが使用できなくなってしまう、といった可能性もあるため、ソフトウェアと紐付けた徹底した管理が必要です。

    IT資産管理の必要性

    では、なぜ現在IT資産管理の重要性が高まっているのでしょうか。これにはいくつかのポイントがあります。まず考えられるのは、現代の会社組織ではIT資産だけが組織内で増加傾向にあることです。適切に管理できていなければ、無駄が発生し余計なコストが生じる可能性が高まります。

    さらに、適切な管理はセキュリティ上でも重要です。PCなどの端末には重要情報も多く保存されているため、組織として把握されていない、管理できていない端末があれば、そこから情報流出のリスクが高まります。

    また、ライセンス管理はコンプライアンス上でも重要です。管理不足などによって、意図せずライセンスの違反が引き起こされるケースもリスクとして想定されるでしょう。

    ソフトウェアライセンスは、権利者との契約ですので、コンプライアンス上、遵守しなければなりません。また、メーカーの調査などによって違反が発覚した場合、追加のライセンス費用のみでなく、多額の違約金の支払いが発生するケースもあります。

    このように、コスト面のみでなく、リスク管理の面でもIT資産管理は重要といえます。

    IT資産管理ツールとは?

    上記の通り、IT資産管理は重要ですが、管理には非常に多くの工数が必要で、目視や手動では継続的な管理は困難です。そこで、IT資産管理ツールを導入する企業や組織が増えています。

    IT資産管理ツールとは?

    IT資産管理ツールとはその名の通り、総合的に組織内のIT資産の管理を行うためのシステムです。
    サーバやクライアントPCなどのハードウェアのほか、ソフトウェアやライセンスの管理もできます。

    管理に必要なさまざまな情報を一括で管理可能なため工数を大幅に削減し、精度の向上も期待できます。
    さらに、ソフトウェアの自動アップデートなどが可能なものもあるので、作業が必要な端末を探すといった作業も必要なく、IT関連業務を効率化することも可能です。

    IT資産管理ツールを使うメリット

    IT資産管理ツールを使う大きなメリットは、ソフトウェアのアップデート情報や更新時期を簡単に把握できることです。適切にシステムを管理することで、旧バージョンのOSを使い続けることによるセキュリティ面でのリスクや業務効率の悪化を回避できます。

    さらに、人的コストの削減につながる点もIT管理ツールのメリットのひとつです。人の手で行っていた管理作業をツールが代行することで、別のコア業務に時間を割くこともできるでしょう。

    IT資産管理ツールの主な機能

    IT資産管理ツールには、どのような機能が備えられているのでしょうか。業務の効率化につながる主な機能をご紹介します。

    データ操作記録の管理

    IT資産管理ツールの主要な機能のひとつが、データ操作履歴の記録です。
    データの更新や消去、閲覧などの履歴をシステム上に残しておくことで、発生したトラブルの原因や解決策の究明をスムーズに行えます。

    ソフトアップデートの管理

    IT資産管理ツールの中には、ソフトウェアのアップデートに関する情報を収集し、システムを最新の状態に保つサポートを行う製品も存在します。最新のソフトウェアを使用することは、業務効率の面だけでなく、セキュリティ面においても非常に大切な要素です。
    アップデート情報を管理できるツールは、強固なセキュリティを構築するうえで非常に役立つ製品だといえるでしょう。

    ライセンス更新時期の管理

    ソフトウェアのアップデートだけでなく、ライセンスの更新を忘れないこともIT資産の管理においては重要です。ライセンスの更新を忘れた場合、企業が所有する顧客情報や、財政データにアクセスできなくなる恐れがあります。
    甚大な被害を防ぐためには、IT資産管理ツールでリマインダーを設定し、更新忘れを防ぐシステムを構築すると良いでしょう。

    社内外におけるデータ共有

    IT資産管理ツールの便利な機能のひとつに、社内外におけるデータ共有の自動化が挙げられます。IT資産管理ツールは、受信したメールの文章の自動取り込みや、お問い合わせフォームに入力された情報の反映など、さまざまなタスクを代行可能です。

    IT資産管理ツールが搭載する機能はシステムによって異なるため、自社のニーズを抽出したうえで、目的に合ったツールを選定しましょう。

    おすすめのIT資産管理ツール

    最後に、おすすめのIT資産管理ツールをご紹介します。それぞれの特徴を把握したうえで、管理ツールを選定する際の参考にしてください。

    SKYSEA Client View

    基本的な資産管理のみでなく、サイバー攻撃へのリスク対策など、充実したセキュリティ機能が特徴のツールです。

    PCに限らず、スマートフォンなどのデバイスなどの一元管理も可能です。

    SKYSEA Client View

    SS1

    組織内のIT資産の一元管理だけでなく、あらゆる情報を自動で収集できるツールです。さらに、PCの使用時間制限による長時間労働の抑制など、企業の働き方改革を支援する機能も充実しています。

    SS1

    楽楽販売

    最後にご紹介するのは、総合的に業務効率の改善が可能なツールである楽楽販売です。IT資産管理の情報の一括管理はもちろん、ライセンス期間の更新時期にアラート通知を行い、更新漏れを防止するといったことも可能です。

    また、ルーチンワークの自動化や、リアルタイムでの情報共有など、あらゆる機能が備わっています。資産管理に止まらず総合的に業務全体を改善したい組織や企業に特におすすめのツールです。

    楽楽販売

    まとめ

    ビジネスのIT化が進められる中で、IT資産管理の重要性はさらに高まっています。IT資産管理ツールの導入によって、継続的な管理を効率化するだけでなく、精度の向上も図れます。目的や組織の規模などに合わせて、適切な管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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