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2019/09/07

もっとスムーズに仕事をこなすための
スケジュール管理のポイント

もっとスムーズに仕事をこなすためのスケジュール管理のポイント

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

ビジネスシーンにおいては、常に業務を正確に、そしてスピーディに遂行することが求められます。一旦ベストなシステムやワークフローを構築できても、時代の変化とともに見直しを行う必要がでてくるものです。つまり、常に業務改善について考え、改善を続けていかなければなりません。そこで、ここでは業務改善を成功に導くためにチェックしたいポイントを解説していきましょう。

目次

    仕事がデキない理由はスケジュール管理にある?

    「いつも期限までに仕事を終えられない」、「複数の案件やプロジェクトを抱えると、どれも中途半端になる」、「仕事が進まない焦りからミスが増える」…
    複数案件を担当すると、上記のような悩みを抱えている方も多いと思います。それはスケジュール管理がしっかりとできていないことが起因している可能性があります。その理由や原因についてみていきましょう。

    仕事が整理できず管理しきれていない

    まず、スケジュール管理が不十分なことで、起こりうる事象を考えていくと、最初に考えられるのは、進行中の仕事を整理できておらず、管理が行き届いていないという点です。
    仕事を効率的にこなすには、やるべきことを正確に把握する必要があります。これが管理できていないと、仕事の抜けやミスを引き起こすばかりでなく、無意識に許容量を超えた仕事を引き受けてしまった、といった事態にもなりかねません。
    続いて、各仕事の内容や、こなすのに要する時間の把握と整理も重要です。これがおろそかになっていると、期限までに仕事を終えられないことや、焦りによるミスの引き金になります。

    スケジュールを組んだだけで満足してしまう

    どんなに優れたスケジュールを組んだとしても、実際に仕事に活かせなければただの無駄な作業です。手帳に予定を細かく書き込んだものの、実際にはほとんど確認していないという方も少なくないようです。これでは、せっかくスケジュールを組んだ意味がなくなってしまいます。
    予定を管理し、実行ができてはじめて意味を持つのです。あくまで、その通りに実行することを前提にして無理のない現実的な予定を組み、予定の確認を行いながら仕事を進めていくようにしましょう。

    関連記事はこちら手軽なものから本格的なものまで!仕事を効率化する方法まとめ

    デキるビジネスマンのためのスケジュール管理のポイント

    前述の通り、スケジュール管理が不十分なことが、「仕事がデキない」原因となっている場合も少なくないでしょう。そこで、ここからは仕事をより効率的にこなすための管理のポイントをご紹介していきます。

    仕事を一覧にまとめて、優先順位を決める

    最初にすべきことは、抱えている仕事をわかりやすく一覧にまとめることです。具体的に、内容と期限の整理を行うことで、やるべきことが明確になります。箇条書きでいいので、抜けや漏れがないように整理します。

    続いて、優先順位を決めていきます。期限が重要であることは当然として、時間が要する仕事や、上司による確認などが必要な仕事も優先的に行う必要があるので、そういった点を考慮して順位付けを行いましょう。
    逆に納期まで猶予があり、なおかつその内容や、要する時間が把握できている仕事は優先順位を低く設定します。ただし、優先順位の低い仕事ほど、抜け漏れが発生する可能性が高くなりますので、より厳重な管理が必要となることも頭に入れておきましょう。

    スケジュールを一元管理する

    仕事の種類や、プライベートとで分けてスケジュールを管理する方も少なくないようです。分けて管理することによって、それぞれの予定をシンプルでわかりやすく整理できるメリットの反面、デメリットもあります。

    もっとも大きなデメリットは、複数のスケジュールを管理しなければならず、余計な手間がかかるという点です。予定を追加する際にも、複数のスケジュールを確認することになるため、確認の漏れや、ダブルブッキングを引き起こすリスクも高くなります。

    また、手帳とスマホアプリ、ビジネス用のスケジュール管理ソフトなど、ツールを複数に分けて使用するのも避けたほうが良いでしょう。できるだけ、ひとつのツールに絞り込むことで、入力や管理の手間を削減できます。

    何らかの事情で、複数のツールを使用する場合、可能な限り相互に連携できるものを選ぶようにすると良いでしょう。

    余裕を持ったスケジューリングをする

    空いた時間があると、そこに予定を詰め込み、極端にタイトなスケジュールにするのも避けるべきです。一見すると、びっしりと詰まったスケジュールは効率的なものに思えるでしょう。ですが、分刻みで予定を詰め込むと、ひとつが長引いただけで、全体の予定が狂ってしまいます。また、イレギュラーへの対応もできなくなるので、なるべく余裕を持たせたスケジューリングを行うことが大切です。
    もし、時間が余ったときには、予定を前倒しにして進めればいいだけなので、決して無駄にはなりません。

    システムの導入でスケジュール管理を見える化する

    「手帳やスマホでのスケジュール管理に限界を感じている」「もっと効率的に漏れなく管理できないか」と考えている方には、システムの導入をおすすめします。ここでは、「エクセル」「Googleスプレッドシート」「プロジェクト管理システム」によるスケジュール管理をご紹介します。

    Excel(エクセル)でのスケジュール管理

    ビジネスシーンで活用することの多い「エクセル」なら、ツールとして使い始めやすいと感じる方も多いのではないでしょうか。エクセルのテンプレートには、ToDoリストやスケジュール表などを作成できるものがあるので、自分でカスタマイズしながら使いやすさを高めていくことができます。

    Googleスプレッドシートのスケジュール管理

    Googleアカウントを持っていれば使える「Googleスプレッドシート」にも、スケジュール管理に使えるテンプレートがあります。エクセルよりも簡単に複数人での同時編集が行えるので、プロジェクト全体のスケジュール管理を共有する際にも役立ちます。

    プロジェクト管理システムによるスケジュール管理

    無料で提供されているエクセルやGoogleスプレッドシートは気軽に使えますが、より充実したスケジュール管理機能を求めるなら「プロジェクト管理システム」の導入をおすすめします。

    例えば楽楽販売の場合、クラウド上のシステムを使用するため、インターネット環境が整っていればいつでもどこからでもスケジュールを確認・登録できます。もちろん複数人で同じデータベースを共有できるため、リモートワーク中のメンバーの進捗管理も可能です。アクセス権制御が細かく設定できるため、必要に応じて外部業者とも一緒に進捗管理を行えるというメリットもあります。そのほかには、タスクの期日を過ぎても完了していない作業はアラートメールが届くなどの機能も揃っているので、スケジュール完遂の確度を高めることも期待できます。

    ⇒「楽楽販売」のアラートメール機能でプロジェクトのスケジュール管理をラクにする

    まとめ

    いつも仕事が納期ギリギリになってしまう、あるいは納期に間に合わないという方は、スケジュール管理が十分でないことが原因のひとつである場合が多いです。仕事がデキるか否かには、もちろん能力も関係していますが、スケジュール管理が大きく影響していることも少なくありません。これを機会にスケジュール管理の方法をぜひ見直してみましょう。

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