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2019/07/03

マル秘アドオン6選!
Googleスプレッドシートの賢い使い方

マル秘アドオン6選!Googleスプレッドシートの賢い使い方

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

Googleスプレッドシートは、慣れ親しんだエクセルと同じような使用感でありながら、オンラインで複数人が同時に編集できるなど、エクセルよりも使い勝手が良い場面も多くあります。そのため多くの方がすでに利用していると思われますが、アドオンは有効に活用されているでしょうか。今回は、Googleスプレッドシートがさらに便利になるアドオンについてご紹介いたします。アドオンを上手く活用し、Googleスプレッドシートをより賢く利用していきましょう。

目次

    Googleスプレッドシートとは

    Google社が無料提供する表計算ツールを「Googleスプレッドシート」といいます。エクセルと同様、グラフや表の作成や関数などの機能が使えます。Googleスプレッドシートはクラウドを使用するため、インターネット環境が整っていればいつでもどこからでも利用できます。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど端末を問わず利用でき、同じシートを複数人で同時編集することも可能です。

    アドオンとは

    Googleスプレッドシートはそのままでも快適に利用できますが、さらに利便性を高めるには「アドオン」という機能拡張プログラムを取り入れることをおすすめします。

    アドオンの追加方法

    まずは、Googleスプレッドシートへのアドオン追加方法をご紹介します。まだ試したことがない場合は「難しい操作が必要となるのでは」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、実際には非常に簡単です。Googleスプレッドシートを開いて、上部メニューにある「アドオン」から「アドオンの取得」を選択するだけです。追加できるアドオンの一覧が表示されるので、好みのものを選択してください。たったこれだけの操作で、Googleスプレッドシートを、業務に適したより使いやすいツールに変えることができます。

    Googleスプレッドシートで役立つアドオン6選

    アドオンの追加方法を確認したところで、おすすめのアドオンをご紹介していきます。Googleスプレッドシートを利用して行いたい業務内容に合わせて、適切なアドオンを探してみてください。気になるものがあれば、まずは試してみてはいかがでしょうか。

    1.Google Analytics add-ons

    Google Analyticsを利用しているユーザーなら、ぜひとも追加しておきたいアドオンが Google Analytics add-ons です。このアドオンを追加することで、Google Analyticsで分析したサイトの訪問状況、サイト内での行動パターン、サイトへの流入経路といった顧客管理に役立つデータのレポートを簡単に作成することができるようになります。データの分析をしていても、それをレポートにして活用しなければ業務には役立ちません。
    なお楽楽販売などのツールを使えば、蓄積されたデータをあらゆる軸で集計・分析することが可能となり、業務改善のためのボトルネックの発見も期待できます。楽楽販売は項目の設定が自由にできることから、よりユーザーに適した分析軸が設計できる点も魅力です。無料のアドオンによる分析では十分なデータが得られないと感じている方は、顧客管理を見直すことで状況を打開できるでしょう。

    2.Sort by Color

    業務で毎日のように使用するツールは、なるべく使いやすいようにユーザーに合わせてカスタマイズがされていることが理想です。Sort by Colorを追加すれば、文字やセルの色に基づき並び替えが可能となります。Googleスプレッドシートをより使いやすくするために色を使ってカスタマイズしているという方は多いと思われますが、Sort by Colorを利用することによって、並び替え作業をワンクリックで完了させることができます。
    しかし、Sort by Colorを利用しても、Googleスプレッドシートのカスタマイズにはやはり限界があります。そのような場合には、業務改善ツールのなかでも非常に高いカスタマイズ性を誇る楽楽販売などを利用すると良いでしょう。必要な項目を自由に組み合わせる・任意の項目で並び替えや絞込みしたデータを表示することが可能なため、ツールを利用するために業務を合わせるのではなく、今まで通りの業務フローに合わせてツールをカスタマイズしていくことができます。さらに後からでも項目を変更したり追加したりすることもできるため、使いながらより良いツールへとカスタマイズすることが可能です。

    3.DigitalStamp4Sheet

    請求書や稟議などを、紙ではなく電子化して効率的に業務を行っているという企業が増加しています。そのような企業におすすめのアドオンが、DigitalStamp4Sheetです。このアドオンを追加すると、Googleスプレッドシートにボタンひとつで印鑑を押すことができます。Googleスプレッドシートで印鑑が必要な書類を作成する際には、とても便利な機能です。
    このような書類の電子化は非常に進んでいて、楽楽販売では承認・否認・差戻しといった処理がボタンひとつで行えるようになっています。さらに、その後に発生する発注作業・発注書発行・発注連絡・確認といった業務までもが、同じひとつのシステム内で管理できるようになっています。ペーパーレス化に加えてひとつのシステム内で業務が完了することで、業務フローを非常に高速で回すことが可能となります。

    4.ProjectSheet Planning

    Planning ProjectSheetは、プロジェクトの進捗管理に役立つガントチャートが手軽に作成できるアドオンです。ガントチャートをGoogleスプレッドシートで作成できるメリットは、同時編集機能でメンバーそれぞれがタスクや日程をタイムリーに記入できる点にあります。
    プロジェクト管理のさらなる効率化を求める方には、楽楽販売がおすすめです。プロジェクトのスケジュールだけでなく、受注・出荷・請求・仕入れ・在庫などの進捗管理や、帳票書類の発行など、販売管理業務全般の機能がオールインワンで揃っています。

    5.Translate My Sheet

    Googleスプレッドシートの内容を自動翻訳できるアドオンもあります。Translate My Sheetは、シート全体や一部分のみの翻訳を簡単に行えるため、海外のスタッフと共同作業する際に役立ちます。
    なお楽楽販売の場合は、外貨や外国語の帳票作成を自動化することも可能です。スプレッドシートは外貨・外国語ごとに帳票のテンプレート化できますが、作成やチェックに時間がかかるうえに人的ミスが課題となりがちです。楽楽販売なら見積条件から判別して自動で帳票が作成されるので、作業時間短縮と正確な帳票発行が実現します。

    ⇒「楽楽販売」で外貨対応や英語帳票対応を実現した事例を見る

    6.Advanced Find and Replace

    複数のGoogleスプレッドシートのデータをひとつのシートにまとめたい時は、Advanced Find and Replaceが役立ちます。Googleスプレッドシートにはあらかじめ置き換え機能がありますが、膨大なデータから特定情報の統計を導き出す時に便利なアドオンです。
    高度なデータ分析といえば、楽楽販売の得意分野です。さまざまな視点からの統計・分析が行えるので、業務のボトルネックを明確化して課題解決に活かすことができます。

    まとめ

    今回は、業務でGoogleスプレッドシートを利用している方に向けて、日々の業務がより便利になるアドオンから、特におすすめなものを4つご紹介してきました。アドオンは非常に手軽に追加できるうえ、非常に業務の効率化に期待できます。また、アドオンでは満足のいく結果が得られないという場合は、楽楽販売などの業務改善ツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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