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2019/4/24

業務改善の方法をご紹介!正しく実施して業務の効率化を図ろう

業務改善の方法をご紹介!正しく実施して業務の効率化を図ろう

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

日々の業務を効率よく進めるためには、定期的に業務改善を行うことが大切です。もちろん、その場しのぎの方法では満足できる効果は得られないので、事前に正しい方法を理解する必要があります。そこで今回は、業務改善の進め方と方法についてご紹介します。

事前準備が大切!業務改善を実施する前にすべきこと

業務改善とは、業務における「無理」「無駄」「ムラ」を排除することを指します。これらが無くなれば業務を今まで以上に円滑に回すことができ、ひいてはコストの削減にもつながります。

そんな業務改善を実施するにあたり、まず行うべきことは「目的・目標を明確にすること」です。業務改善は、その業務に関わる全ての従業員で行います。ひとりで自由に試行錯誤するわけではないので、あらかじめ全従業員の認識を統一させ、協力体制を作る必要があるのです。「業務内のどの作業を」「どのような方法で」「誰が」「いつまでに」「どうするのか」と細かく目的・目標を決めることで、全従業員で一丸となって業務改善を進めることができます。

経費削減と業務改善の違い

混同して考えられがちな経費削減と業務改善ですが、この2つは別ものです。

経費削減は「コストダウン」を目的としています。
経費や人件費、通信費などにおいて現状より価格を抑える手段を検討できれば、そこから実行まではスピーディーです。さらに、すぐに数字となって結果があらわれます。

一方で業務改善はコストのみではなく、ヒト・モノ・カネの全てが効率よく循環するために問題点の洗い出しから実行までを時間をかけて行います。ただし、業務改善を実行しても思った通りの結果が出ない場合もあります。

とは言え、「業務改善の結果コストダウンが生まれた」「コストを削減した結果、業務改善につながった」という例もあります。2つはイコールではないものの密接した関係であり、どちらかを実行すればどちらかに変化があらわれることは珍しくありません。

業務改善によって得られる効果

業務改善によって得られる効果は多くあります。そのうちのひとつが、生産性の向上です。

多くの企業には、「昔から何となくの習慣」で行われているルーティーンが少なからずあります。ルーティーンが結果に結びつくなら良いですが、そうでない場合は時間の無駄になってしまいます。

不必要なルーティーンをなくせば、従業員はその時間を営業や別業務にあてることができます。わずか5分程度のルーティーンであっても、毎日行えば1週間で25分、1年間で18時間です。18時間も営業に費やす時間が増えれば、企業利益にも大きな差が生まれます。

また業務改善で無駄な仕事が減れば、コストの削減や従業員のストレス軽減にもつながり、ロイヤリティ向上も実現可能です。

その場しのぎはNG!業務改善の進め方と方法

業務改善は、以下でご紹介する方法を参考に実施しましょう。

1.現状を把握する

まずは、対象の業務がどのように行われているかを把握します。その方法は主に2つあり、ひとつは「ビジネスプロセスモデル図の作成」です。業務の内容や流れを図にして可視化することで、全従業員が現状を把握しやすくなります。このとき、世界標準として規定されているBPMN(ビジネスプロセスモデリング表記)を活用すれば、海外の拠点ともスムーズに連携を取れます。
もうひとつの方法は「対象の業務を担当している従業員にヒヤリングする」というものです。何か問題は起きていないか、困っていることはないかなどを直接尋ねることで、現場の生の声を把握できます。

2.問題点と改善点の原因を洗い出す

業務の現状を把握したら、次は問題点と課題点の原因を洗い出します。このとき役に立つのが、1でヒヤリングした従業員の声です。「なぜそのような問題が起きているのか」「従業員を悩ます原因は何なのか」を追求することで、業務改善をより効率的に進めることができます。
併せて、対象の業務に関連している別業務や作業に、問題点または改善点がないかを確認することも大切です。なぜなら、問題点や課題点の原因は対象の業務だけでなく、関連している別業務や作業に潜んでいる可能性があるためです。見逃すことがないよう、隅々まで確認しましょう。

3.改善案を考える

問題点や課題点の原因を明確にしたら、次は改善案を考えます。このとき軸となるのは、「排除」「標準化」「変更」の3つです。対象の業務において、原因は明らかに無駄な存在なのか、それとも何かに変更することで改善できるのかといった点を考えることで、適切な改善案を導き出せます。
なお、3つの軸のうち最初に検討すべきなのは「排除」であり、「標準化」「変更」の順に続きます。徐々に改善における難易度は高くなるので、「標準化」または「変更」を選択する場合は改善案を細かく詰めることが大切です。

改善案が決まったら、業務改善のKPIを設定しましょう。KPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)とは、最終的な目標を達成するために設定する中間指標のことを指します。例えば、業務改善の目標が「1カ月で対象の業務にかかる工数を3時間削減する」だった場合、KPIは「一週間で対象の業務にかかる工数を1時間削減する」などになります。効率よく目標を達成するためにも、KPIはなるべく設定することをおすすめします。

4.改善案を試してみる

最後に3で確定した改善案を試します。このとき重要になるのは、「必ずしもうまくいくとは限らない」ということを念頭に置くことです。いくら入念に改善案を計画しても、実践する中で何らかのトラブルが発生したり、新たな問題点が浮き彫りになったりする可能性は十分に考えられます。不測の事態に適切に対応するためにも、「絶対に成功する」などと過信するのは止めましょう。

併せて、KPIを達成できているかどうかを確認することも大切です。KPIを達成できていない、またはKPIから大幅にズレていると、業務改善の目標を達成することも困難になります。この場合、改善案そのものに問題がある可能性が高いので、もう一度3から見直してみましょう。

改善案のコツと注意点

業務改善の方法は企業によってさまざまですが、基本は業務の一元化・可視化によって問題点を洗い出し、不必要な業務はカットまたは外注を検討します。

注意しなくてはならないのは、不必要な業務をカットまたは外注することで、一部の従業員の不満増加につながる可能性があるという点です。
業務効率化によって業務を減らせば、その仕事をしていた従業員は社内であぶれてしまいます。さらに外注で頼んだ仕事が想像以下の仕上がりだった、という場合には内部での手直しが必要となり、かえって仕事が増えることも考えられます。
このように、業務効率化のための策が一部の従業員には負担となる可能性もあるのです。

改善案を掲げる前に、従業員一人ひとりにヒアリングを行うことが重要です。仕事がなくなった従業員のアフターフォローはどうするのか、外注先の仕事は信用ができるのかなど、事前に改善後のシミュレーションを入念に行いましょう。

業務改善は正しい方法で実施しよう!

業務を今まで以上に円滑に進めるためには、業務改善を行うことが大切です。目的・目標を明確にしたのち、現状を把握、そして問題点と改善案の原因を洗い出すことで、適切な改善案を導き出せます。
「工数を削減したいけど、どうすれば良いのか分からない」「コストがかかりすぎていて、なかなか黒字にならない」などの悩みを抱えている方は、ぜひ今回ご紹介した進め方と方法を参考に、業務改善を行ってみてください。

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