受発注業務とは？仕事の流れやよくある課題、効率化の方法

受発注業務の基本

そもそも受発注業務とは、受注および発注に関する業務の総称です。
企業によっては、取引先から受注した商品・サービスを提供するために、別の取引先への発注が必要となることがあります。こうしたケースでは、社内で受注と発注の双方の業務をこなさなければなりません。受発注業務を同時進行すると、担当者には数多くの手間がかかります。
例えば、受注のために見積書の作成や納品などを行いつつ、発注のために商品・サービスの選定や検品、支払いなどを同時に行うことになります。受注側・発注側の業務が混在し、一連の対応が煩雑になりやすいのが「受発注業務」です。

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受発注業務によくある課題

受発注業務では、受注側・発注側の双方の業務が生じ、担当部署では多くのタスクをこなさなければなりません。担当者の業務負担の増加が懸念されるほか、社内の連携不足によるさまざまなトラブルが想定されます。ここでは、受発注業務でよくある課題をご紹介します。

業務が煩雑になりやすい

発注先・受注先とのやり取りが並行して進むと、業務プロセスが煩雑になりがちです。

例えば、業務で管理する情報は、商品やサービスに関する情報・顧客情報・契約情報など多岐にわたります。また、発行および管理すべき帳票書類は、見積書・発注書・請求書・領収書など多様です。

受発注管理では、これらの情報をデータ化して、常に最新のステータスを保ち、必要に応じて検索できる環境を整えなければなりません。受発注の件数が多いと業務が複雑化し、ヒューマンエラーによるミスが懸念されます。

業務が属人化しやすい

特定の従業員のみが受発注業務を担当している場合、業務の属人化が懸念されます。

担当者に煩雑な仕事が集中し、無理な働き方が続くことで人的ミスが発生しやすくなったり、担当者の不在時に現場の業務がストップしてしまったりするリスクが考えられます。業務効率化を推進したり、業務量を適切に振り分けて最適化したりと、業務改善の対策が求められるでしょう。

社内での連携がしにくい

受発注業務を円滑にこなすには複数の関係部門で連携が必要ですが、部門間のコミュニケーション不足で情報共有が十分にできていないケースがあります。

その具体的な原因として考えられるのは、情報共有しにくいオペレーションや、柔軟に連携できない基幹システムなどです。こうした不便さが受発注業務をより複雑にしている可能性も考えられるでしょう。社内体制の問題が、ミスや受注処理・発注処理の遅れを招くことがあります。

受発注業務を効率化する重要性

受発注業務は、多くの企業が日常的に取り組む業務の一つです。そのため、業務改善の効果を実感しやすいといえます。

例えば、受発注業務を効率化すると、作業工数が減ることで担当者の人件費が抑えられ、コスト削減につながります。また、入力ミスによる数量の誤りなどの人為的な間違いが減るため、無駄なコストの発生を防げるのもメリットです。さらには、効率化によってリードタイムが短縮されると、同じ時間でより多くの受発注業務をこなせるようになり、利益の最大化が期待できます。
このように、受発注業務の効率化に取り組むと、企業に多くの利益がもたらされます。

受発注業務を効率化する方法

紙の管理表やMicrosoft社のエクセル（Excel）を使って受発注に関する情報を管理している企業も多いでしょう。ただし、アナログな方法は受発注の件数が増えるにつれて課題が生じやすいのが注意点です。スムーズな管理のためには、以下の方法がおすすめです。

アウトソーシング（BPO）を利用する

受発注業務を外部の企業に委託する方法です。例えば、受注業務の電話やFAXの対応・注文内容の確認・見積書作成のほか、発注業務の注文書作成・納期確認・契約書作成などの業務を委託できます。一部または全部の業務を丸ごと依頼できるため、自社のコア業務に注力しやすくなるのがメリットです。その一方で、アウトソーシングでは一般的に費用が高額になりやすい傾向にあります。費用対効果を確認したうえで検討することが大切です。

受発注管理システムを導入する

受発注業務を効率化する機能を備えた受発注管理システムを導入する方法です。システムを活用すると紙やエクセルよりも効率的な管理を社内のリソースで実現できます。受発注に関するあらゆる情報をデジタル化して可視化し、システムで一元管理することが可能です。受発注業務に特化したシステムには、データの自動入力機能、作業の抜け漏れを防止するアラート機能など、担当者の業務負担を軽減する便利な機能が豊富に搭載されています。業務効率化を実現するために、機能面を重視してサービスを選定しましょう。

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ここまで、受発注業務でよくある課題や、業務効率化の重要性、おすすめのシステムまでご紹介しました。

受注・発注の業務を並行すると多くの手間がかかり、担当者の負担が増加したり、業務が属人化したりするおそれがあります。これらの課題の解決策として、受発注管理システムを活用する方法がおすすめです。便利な機能で業務をサポートしながら、社内のリソースで迅速に受発注業務へ対応する環境を整備できます。このように受発注業務をラクにするなら、受注側・発注側いずれの工程にも対応できる「楽楽販売」が適しています。

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