書類管理の課題解決！文書管理システム化のメリットとできることを解説

昔ながらの書類管理でありがちな課題

従来の書類管理では、紙の書類をファイリングしたり、個々でパソコンやUSBなどの保存媒体にストックしたりするのが一般的でした。デジタル化が進んでいる企業でも、一部の書類は昔ながらの慣習により紙やローカルファイルで管理しているというケースも多いでしょう。

こうした書類管理をしている場合「必要な書類がすぐに探し出せない」「ファイルを保管するスペースがない」「個人が持っているデータを閲覧できない」などと様々な問題が起こる傾向にあります。
まずここでは、昔ながらの書類管理にありがちな課題についてご紹介します。

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書類整理の負荷が大きい

会社で使用する書類は、見積書や請求書、契約書、稟議書といったように多種多様です。それらの書類を紙で管理するには、デジタルデータから紙への出力、バインダーへのファイリング、書類管理室にあるキャビネットへの収納といった手間がかかります。
一つひとつは簡単な作業であっても、積み重なると大きな工数がかかってしまいます。

書類管理にコストがかかる

アナログな書類管理では工数だけでなくコストもかかってしまいます。特に古くからの慣習で長期間書類を保管している場合、用紙代、プリンター・インク代、バインダー代、キャビネット代、書庫や書類管理室といったスペース等にも多額の費用がかかっていることも多いです。

保管書類の検索性が悪い

保管した一枚の紙を探すには「どのキャビネットのどのバインダーにファイルされているか」を見つけ出す必要があります。検索性を維持するには「都度ファイルやフォルダ名を明記し、決められたキャビネットに収納する」といった書類保管のルールをつくり、利用者に徹底しないと難しいでしょう。

書類が属人化してしまう

個人の持つパソコンやUSBメモリ、バインダーなどに書類を保管してしまっている場合、基本的に保管している当人以外閲覧、管理することができません。社内文書がこのような方法で管理されてしまっていては、書類が属人化してしまい、大きなトラブルやリスクにつながってしまう恐れもあります。

契約の管理が難しい

契約書はビジネスにおいて重要な書類ですが、紙で保管していると原本を無くしたり紙の劣化で読み取れなくなったりするケースがあることも認識しておかなければなりません。契約内容や有効期限などをチェックしたい時も、膨大なファイルの中から該当の書類を探すことになり、手間がかかります。「紙での管理が安全！」と考える方もいるかもしれませんが、このようなリスクがあることも知っておきましょう。

情報漏洩・紛失のリスクがある

「企業の従業員がデータ書類の入ったパソコンやUSBを紛失した」というケースは、誰にでも起こりうるリスクです。書類や記録媒体を社内外の公共スペースに置き忘れてしまうかもしれません。オフィス内に保管している場合でも関係者以外の人間が持ち出す恐れも考えられるでしょう。
人が容易に触れられる紙や保存媒体には紛失や盗難のリスクを伴うため、情報が漏洩してしまう可能性もあると認識しておく必要があります。

文書管理システムの機能性とメリット

近年は生活のあらゆるシーンでデジタル化が進み、ビジネスの業務においてもペーパーレスの流れが見られます。
ここでは、デジタル化した書類の管理に役立つ「文書管理システム」の機能性とメリットをご紹介します。

すぐに探し出せる検索性

文書管理システムを導入すれば、書類を探し出す作業工数は大幅に削減することが可能です。書類データをサーバー上に保管しておくことで、キーワードや保管日時などの条件ごとに探し出せるようになります。
キャビネット等からバインダーを探し、さらにその中から一枚の紙の書類を探し出す、という作業と比較するとその差は明らかです。

タイムリーな情報共有

文書管理システムなら、タイムリーに書類を閲覧することができます。
紙や個人のデバイスにあるデータ書類は他人がすぐにチェックできるとは限らず、保存から閲覧までのタイムラグが生じる場合があります。文書管理システムならサーバーやクラウドに書類データをアップするとすぐに他のデバイスから閲覧できるので、リモートワークや在宅勤務における遠隔地、また別の拠点にいる従業員からでもタイムリーに情報共有が可能です。

更新日の管理をすることができる

日付の記載のない紙の書類は、一目見ただけでは新しい書類か古い書類なのかが識別できません。日付が書かれていても、その書類が最新のものかを確定することができないでしょう。
文書管理システムでは更新日の管理をすることができるため、最新の書類を分かりやすく判別することが可能です。必要に応じて、保管期間が過ぎた書類は破棄するなどの対応ができるのも、大幅な業務工数削減につながるでしょう。

セキュリティの強化

アクセス権限を設定する機能があるので、書類の内容に応じて閲覧権限を設定することができます。また、「いつ、どの書類データに誰のデバイスでアクセスがあったか」「書類データをいつ誰が印刷したか」といった行動が記録することができるため、不正が起きづらい環境下だといえます。
紙の書類管理と比較すると情報漏洩のリスクを抑えることができ、セキュリティ強度が高まると考えられます。

法改正への対応

電子帳簿保存法の改正等によって、紙での書類保管が制限されるケースもあります。日本全体で書類のデジタル化、さらには企業のDX推進が急務となっているといえるでしょう。書類はシステムで管理する、というのは今後さらに一般的になると考えられます。 法改正に対応ができていない場合、ペナルティが課されてしまうケースもあるため注意してください。

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まとめ

紙や個人のデバイスで書類を管理していると、紛失や情報漏洩といったトラブルが懸念されます。検索性を考慮しながらファイリングする業務も大きな負担となるでしょう。
文書管理システムを導入すれば組織の書類の一元管理が可能になり、いつでもどこからでも保存・閲覧ができるようになります。

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