リモートワーク導入！コミュニケーションの課題点とその解決策5つ

広がるリモートワークの実態とは？

新型コロナウイルス感染症拡大により、リモートワークを導入する企業が増加しました。2021年2月には東京都で緊急事態宣言が発令され、58.7％もの企業でテレワークが実施されました。
緊急事態措置期間中におけるリモートワークの実施回数では、週3回以上リモートワークを実施している企業の割合が50.7%にものぼりました。

新型コロナウイルス感染症拡大の防止や自然災害等の有事の際の事業継続、仕事と生活の両立を実現するためにもリモートワークの実施は効果的ですが、メリットばかりではありません。リモートワークの魅力を最大限に引き出すためには、課題点を知り解決することが大切です。

参照：東京都「テレワーク導入率調査結果をお知らせします！（第1801報）」

リモートワークにおけるコミュニケーションには多くの課題がある

次にリモートワークにおけるコミュニケーションのよくある課題を6つご紹介します。リモートワークはオフィス勤務と比べ、コミュニケーションの機会が減ってしまう傾向にあり、上手くコミュニケーションが取れないことで不都合が生じてしまうこともあるかもしれません。どのような課題が懸念されるのか知ったうえで、適切にコミュニケーションを取れる方法を検討していくことが大切です。

テキストベースではコミュニケーションが取りにくい

リモートワークでは社員同士が顔を合わせる機会が減ってしまいます。オフィス勤務であれば困ったときにすぐ相談ができる環境ですが、リモートワークではちょっとしたコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。

リモートワークにおける主なコミュニケーションツールはメールやビジネスチャット等になるでしょう。どちらもテキストベースでコミュニケーションを取るため、相手の雰囲気や意図を正しく読み取れないことも少なくありません。

また、コミュニケーションが業務に関する連絡だけになってしまうことで、部下の悩みに気付けないという課題点もあります。実際に従業員が突然退職してしまうケースも増えていて、育成やマネジメントにおいてもこの課題の解決は急務となっています。

勤怠管理がしにくい

リモートワークでは相手が見えないため、勤怠管理がしにくいという課題があります。オフィスなど、同じ空間で働いていれば業務の進捗状況も確認しやすいですが、リモートワークでは従業員の様子が見えづらいため、働き方に関する問題点を見落としてしまうこともあるかもしれません。

公正な評価をおこなうという観点からも、部下の勤務状況・態度をしっかり把握することは大切です。リモートワークでは特に、結果以外のプロセスの部分を把握しづらいため、部下の悩みや不安に気付けない可能性もあります。リモートワーク中に関しては、仕事に対する姿勢や悩みを適切に把握するために、さらなる円滑なコミュニケーションを心掛けることが大切です。

コミュニケーションの取り方は業務内容に合わせて工夫が必要

業務内容によってはテキストベースのコミュニケーションでは正しく意図が伝わらないこともあります。たとえばデザインに関する内容や売上管理など数字に関することをテキストベースで説明するのはなかなか難しいでしょう。

場合によっては図や写真を使って説明したり、データ共有ツールを使って進捗をオンタイムで管理したりすることも大切です。

従業員が孤独や不安を感じやすい

リモートワークをしている人の中には、孤独や不安を感じている人も少なくありません。オフィス勤務であれば業務中はもちろん、お昼休みや退勤時にも従業員同士でコミュニケーションが取れますが、リモートワークでは従業員同士顔を合せず、それぞれが1人で働いているためコミュニケーション不足に陥ることがあります。

「気軽に悩みを相談できない」「きちんと評価してもらえているかわからない」などの孤独や不安によってモチベーションの低下につながる恐れもあります。高いモチベーションを維持するためにも、日頃から適切なコミュニケーションを取っていくことは重要となります。

ITリテラシーが求められる

オフィス勤務をしている中で、クラウドツール等のITシステムを活用していなかった場合、リモートワークを実施するための環境整備から着手しなければなりません。たとえば業務に必要なパソコン等のデバイスを揃えたり、インターネット環境を整備したりとITリテラシーが求められる機会が増えていきます。スムーズなコミュニケーションを取るためにも、従業員一人ひとりがITツールを理解し、使いこなさなければいけません。

顔が見えない状態では説明では難しい場合がある

リモートワークでは口頭での説明が難しい場合があります。たとえばWEB会議では同じ空間にいないため、自分の意図が相手に正しく伝わっているのか、リアクションから汲み取ることが難しいです。なるべく丁寧に説明しようとした結果回りくどくなり、結局伝わっていなかった…なんてことも珍しくありません。

場合によってはビデオ通話ができるツールなどを使って顔を見ながら説明する方が、効率が良いかもしれません。このようにリモートワークで上手にコミュニケーションを取るためには、伝わりやすい工夫をすることも大切となるのです。

リモートワークのコミュニケーション問題の課題解決策は？

前項で解説した通り、リモートワークでは上手くコミュニケーションが取れず問題が生じることがあります。仕事を円滑におこなうためにはどうすればいいのでしょうか。リモートワークのコミュニケーション問題の課題解決策について解説します。

誰でも扱えるコミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションツールには「チャットツール」「グループウェア」「社内SNS」などさまざまな種類があります。いくら優れたシステムを導入しても、従業員が正しく扱えなければ意味がないため、従業員・現場にとって扱いやすいものであるかという点が重要です。導入する際は「誰でも扱えるツールであるか」「自社が抱える課題の解決ができるツールか」などを確認しましょう。
また、自社の従業員のリテラシーレベルを把握し、必要に応じて勉強会を実施したり、新たにマニュアルを作成したりするのも有効でしょう。

コミュニケーションツールの使用にはルールを設ける

コミュニケーションツールを導入する際は、使用ルールを設けましょう。便利なシステムを導入しても使い方がバラバラだったり、入力に誤りやミスがあったりしては上手く活用できません。入力方法や活用方法を理解するのはもちろん、正しく運用できるようにしましょう。

他にも、チャットツールでは状況に応じた活用方法を定めておくことも大切です。たとえば「緊急時は電話で連絡する」「勤務時間外に返信を求めない」などのルールを設けることで適切な利用を促すことができます。

業務状況を可視化できる環境を整える

リモートワーク中に、オフィスで顔を合わせている際と同等のコミュニケーション量を確保することは難しいかもしれません。そのため、限られたコミュニケーションの機会を有効に活用できるよう、業務の状況については可視化して従業員同士が確認できるような環境が好ましいです。

メンバー全員のスケジュールを共有できるようなカレンダーアプリを使えば、コミュニケーションのタイミングが計りやすくなりますし、グループチャットを活用して業務の進捗状況を共有することでメンバー同士の共通認識が生まれ、スムーズなコミュニケーションにつながるでしょう。
状況を細かく把握することでより本質的なコミュニケーションが取れるようになり、結果として業務の効率化も期待できるのです。

勤怠管理がしやすいツールを導入する

前項同様、勤怠管理においても便利なツールを導入することが効果的といえます。たとえば勤怠管理システムを導入すれば、誰がどのような状況で勤務しているかを一瞬で把握できます。相手の働き方がわかればコミュニケーションを取るタイミングも掴みやすくなるでしょう。

雑談を意識してランチミーティングなどを開く

リモートワークでは1人で業務をおこなうことが多く、孤独を感じやすい環境です。オン・オフをしっかり切り替えるためにも、雑談を意識したランチミーティングを開くのも効果的でしょう。同じ空間にいなくても、顔を見ながら楽しくおしゃべりするだけでも孤独感は薄まります。

定期的にリラックスした環境でコミュニケーションを取ることで、話しやすい関係性を築くこともできるため、業務の効率やパフォーマンスの向上も期待できるでしょう。

まとめ

リモートワークでは1人で業務にあたることが多く、コミュニケーション不足を感じやすい傾向にあります。きちんとコミュニケーションが取れていないと業務効率や従業員のモチベーションが下がることもあるため対策が必要です。
コミュニケーション不足を解決するためには課題に適したITツールを活用し、コミュニケーションを取りやすい環境づくりをおこないましょう。

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