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リモートワークのデメリットはどう解決?問題点をツールで解決しよう

リモートワークのデメリットはどう解決?問題点をツールで解決しよう

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
近頃は社員の通勤時間や負担の軽減、感染症予防のためにリモートワークを取り入れる企業も多くなりました。一方でリモートワークによるデメリットを感じることも増えたのではないでしょうか。以前とは違う課題を感じている人も多いと思います。
本記事ではリモートワークにおける課題の解決策を紹介します。

この記事の目次

    リモートワークの普及率と実態

    企業におけるリモートワークの普及率は2014年で11.5%、2018年は19.1%と元々増加傾向にありましたが、2020年には新型コロナウイルス感染症拡大によりリモートワークの導入が推奨され、27.3%にまで伸びました。特に首都圏においては42.1%と高い数値となっています。

    テレワークを導入している企業規模に関してみてみると、規模が大きいほど導入率が高い傾向にあるようです。
    業種別では情報通信業が最も多く、次に学術研究や専門・技術サービス業、金融業・保険業と続きます。

    参考:総務省「テレワークの導入やその効果に関する調査結果」

    参考:総務省「テレワークの実施状況」

    魅力的なリモートワークで見失いがちなデメリット

    リモートワークを導入することで仕事とプライベートが両立しやすくなったり、新型コロナウイルス感染症拡大を防いだりするメリットがある一方、リモートワークならではのデメリットもあります。

    情報漏洩のリスクが高まる

    リモートワークのデメリットの1つ目としては、情報漏洩のリスクが高まることが挙げられます。

    リモートワークでは、自宅やコワーキングスペース以外にもカフェや図書館など公共のスペースで仕事をすることもあるでしょう。PCやスマートフォンなどのタブレットを持ち出すことで大切な情報が入ったパソコンやUSBを紛失してしまったり、なりすましアクセスポイントに接続して情報を盗まれたりするリスクはゼロではありません。

    業務効率が落ちてしまう

    すべての人に当てはまることではありませんが、場合によってはオフィスで仕事をするよりも業務効率が落ちてしまう可能性も否定できません。

    同じ空間で皆が仕事しているオフィスワークと異なり、リモートワークだと1人で仕事をするためつい気持ちが緩んでしまうこともあるかもしれません。また、人によっては自宅にモニターやデスクなどの設備が整っていなかったり、通信速度が遅かったりなど設備的な要因によって効率が落ちていないかも確認しておく必要があるでしょう。

    部下のマネジメントがしにくくなる

    部下のマネジメントにおいても、デメリットが生まれないように配慮が必要です。

    リモートワークではお互いの声色や雰囲気を感じづらいため、微妙なニュアンスの違いによって上手く意思の疎通が取れないことがあります。マネジメントにおいては仕事の成果だけで部下を評価するだけでなく、部下の状況を正しく判断して指導やフォローをおこなわなければなりません。スムーズなコミュニケーションが取れず、マネジメントのしづらさを感じている管理職の方も少なくないでしょう。

    コミュニケーションが取りづらい

    コミュニケーションが取りづらいこともデメリットのひとつと言えるでしょう。

    オフィス勤務であれば昼休みや退勤後など仕事以外の場でもコミュニケーションが取れますが、リモートワークではコミュニケーションの場が業務に関するやり取りに限られてしまうことが多いです。コミュニケーションが希薄になり、孤独感からストレスを感じる人も少なくありません。

    従業員間・部門間で不公平感が出る

    リモートワークのデメリット5つ目として、従業員間・部門間で不公平感が出てしまう可能性もある点が挙げられます。

    オフィス勤務をしている人の中には、「通勤の必要がない」「好きな場所で働ける」ことに対して「柔軟な働き方ができていいな…」と不公平感を抱く人も少なくありません。

    他にもオフィスでしか対応できない電話対応や来客対応をおこなっている人には、テレワークにはない負担があります。

    リモートワークのデメリット解決策!ツールを賢く運用しよう

    続いてリモートワークのデメリットを解決するための方法について紹介します。便利なツールを賢く運用することでほとんどのリモートワークのデメリットを解決することが可能です。ぜひツールの導入を検討する際の参考にしてみてください。

    各種書類の電子化を進める

    リモートワークをおこなうためには、各種書類を電子化し、インターネット上でやり取りできるよう環境整備することも大切です。

    かつては契約書や申込書、請求書などの書類は紙ベースでのやり取りが主流でした。しかしリモートワークを導入した場合、従業員はそれぞれ別の場所で仕事をしているため、紙ベースの書類では共有や確認をすることができません。捺印や書類確認のためだけに出社しなければならず、リモートワークをおこなう上で大きな障害となってしまいます。

    電子帳簿保存法の改正など、日本全体で帳票類の電子化を進めようとする動きもあるため、リモートワークのためだけでなく各種書類に関しては電子化を進めておくのが賢明といえるでしょう。

    関連記事はこちら ポイントは情報の一元化!紙書類・Excel管理に疲れたら、まず試してほしいこと5つのこと

    関連記事はこちら 電子帳簿保存法改正って何?経理処理において変わることをアップデートしよう

    ビジネスチャットツールを使う

    ビジネスチャットツールとは、業務利用に特化したコミュニケーションツールのことです。社内だけでなく、社外との連絡手段にも使えます。

    これまでビジネス上のやりとりはメールでおこなわれることが多かったですが、「リアルタイムでやりとりができない」「相手が確認したかがわからない」など不便な点がさまざまありました。しかしビジネスチャットを活用すればリアルタイムでやりとりがおこなえるようになり、業務効率アップにつながります。

    セキュリティレベルが高い製品もあるため、社内のメインツールとして活用している企業も多いです。

    クラウドサービスを活用する

    円滑に業務を進めるためにはリアルタイムに情報を共有できる環境が必須となります。オフィス勤務であれば社内PCでデータを共有ができていると思いますが、リモートワークでは従来のシステム・ツールを使えないケースも出てくるかもしれません。

    クラウドサービスであれば、インターネットにアクセスできる環境とPC等のデバイスがあればどこからでもアクセスすることが可能です。もちろんセキュリティ対策もしっかりされているサービスも多いため、情報漏洩等のリスクも軽減することができます。

    楽楽販売」は受注・発注管理や売上管理、契約管理など販売に関するさまざまな業務の効率化を実現できるクラウド型のシステムです。リアルタイムに情報を共有できるため、属人化解消や伝達漏れの削減にも繋がります。セキュリティ対策はもちろん、データごとにアクセスの権限を管理することができるため、Excelや紙書類よりも安全な管理が可能です。

    販売管理やプロジェクト管理、作業進捗管理など用途によって簡単に自社仕様のカスタマイズができるため導入後も活用しやすいでしょう。

    まずは小規模にリモートワークを導入してみる

    セキュリティの強化やコミュニケーションツールを含むさまざまなシステムを導入するにはコストがかかるため、いきなり完全なリモートワークを導入するのは難しいでしょう。課題を洗い出すためにも、まずは限られた日にちや部署などで部分的なリモートワークを実施するのがいいでしょう。

    実施していく中で課題や問題点を発見し、ブラッシュアップしながら徐々に規模を拡大し、最終的に完全なリモートワークに対応できる環境を整備するのも方法のひとつです。

    社内のリモートワークに関するルールを定める

    リモートワークを実施する際は、社内のリモートワークに関するルールを定めることが大切です。共通のルールが定まっていないと、情報漏洩や伝達ミスなどの問題を引き起こしてしまう可能性があります。安全に最大限の効率化を図るためにも、最初にきちんとルールを整備したうえでリモートワークを進めていくことが大切です。

    セキュリティ対策を強化する

    リモートワークで大きなリスクとなり得るのが情報漏洩やウィルスによる攻撃です。外部に情報を持ち出す機会が増えるため、これまで以上にセキュリティ対策を強化し、リスクを回避する必要があります。

    ウィルス対策はもちろんですが、パスワードやデバイス、PCのバージョン管理の徹底なども大切です。必要に応じて情報セキュリティやトラブル時の対処方法に関する研修などをおこなうのも効果的でしょう。

    まとめ

    リモートワークは通勤の時間や負担を軽減できるほか、感染症や自然災害など有事の際にも滞りなく事業を推進するうえでも非常に有効です。一方、リモートワークだからこそのデメリットもいくつかあります。リモートワークを適切に実施するためには、リモートワークの問題点を知り、きちんと対策をおこなうようにしましょう。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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