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営業事務を効率化するメリットや具体的な方法を徹底解説

営業事務を効率化するメリットや具体的な方法を徹底解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

営業事務にはマルチタスクがつきものですが、日頃の事務処理をスムーズにするためにどのような方法が考えられるのでしょうか。営業事務を効率化できれば担当者の負担を軽減できたり、売上アップが期待できたりするため、具体的な方法を知りたいと考えている方も多いでしょう。

本記事では、営業事務を効率化するメリットや具体的な方法について解説します。これから営業事務の効率化に取り組みたいとお考えの方はぜひ参考にしてください。

目次

    営業事務を効率化するメリット

    営業事務を効率化すると、さまざまなメリットが期待できます。ここでは、営業事務効率化の3つの主なメリットについて解説します。

    担当者の負担軽減をはかれる

    営業事務はマルチタスクが当たり前になりがちで、見積の取得や納期回答の資料を作りながら電話対応を行うなど、常に多くの業務に追われています。
    営業事務を効率化できれば、マルチタスクをスムーズに処理しやすくなり、担当者の負担軽減をはかれます。

    担当者の負担が軽減されるとケアレスミスも起こりにくくなると考えられるため、ヒューマンエラーの削減にもつながるでしょう。加えて、負担軽減によって労働時間を削減したり、休暇を取りやすくなったりするなど労働環境改善の効果も期待できます。

    売上アップや企業の成長につながる

    営業事務を効率化できれば、営業担当者から求められた資料を素早く渡せるようになり、クライアントとのより緊密な連携につながります。案件対応や商談のスピードが上がるため受注までの期間が短くなり、結果的に多くの商談の機会を設けられるなどのメリットが考えられます。結果として、売上アップに貢献できる可能性もあります。

    加えて、売上アップを達成できれば企業全体の売上も伸長し、事業規模の拡大などまでに発展するかもしれません。営業事務は直接的に売上を上げる仕事ではありませんが、企業の成長にとって重要な役割を担っています。

    営業品質が向上する

    営業事務の効率化は、営業品質の向上にも直結します。営業事務の納期回答や見積提示などは、返答が早いほど顧客満足度の向上につながりやすくなるでしょう。
    加えて営業担当者から依頼された資料を素早く正確に渡すことができれば、営業担当者が提案のためにかけられる時間も増加し、より質の高い商談につなげられます。

    営業事務を効率化する方法8選

    営業事務の効率化が多くのメリットをもたらすことをお伝えしましたが、具体的にはどのように効率化を推し進めていけば良いのでしょうか。
    ここでは、今すぐ始められる手軽なものから時間をかけて組織的に導入する必要があるものまで、営業事務を効率化する方法8選をご紹介します。

    社内FAQを作成する

    社内FAQの作成は、営業事務の効率化にも有効です。社内FAQとは、従業員から頻繁に寄せられる質問を取りまとめて、社内ポータルなどにあらかじめ掲載しておく回答集のことを指しています。

    営業事務がマルチタスクになりやすいのは、書類作成のほかに電話対応が重なる環境も大きいため、社内FAQを活用して電話対応の負担を軽減することで業務の負担軽減をはかれます。
    日頃からよく寄せられる質問があるようならメモを取っておき、ある程度出揃ったところで社内FAQにまとめて掲載するサイクルを習慣づけると良いでしょう。

    SFAやMAツールを導入する

    業務効率化をはかるために、SFAやMAツールを導入するのも効果的な方法のひとつです。
    SFAは営業部門の業務を効率化するためのツールであり、営業案件の進捗状況や部門全体の売上をひと目で把握できます。MAツールはマーケティングの自動化を実現するためのツールで、メール配信管理やリード管理、広告管理などを行えます。

    営業事務の業務範囲は幅広く、時には案件管理やリード管理にまで担当業務が及ぶケースもあるため、業務の内容によって適切なツールを導入することで業務効率化につながります。

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    顧客リストを整備する

    営業事務は顧客別の請求書を作成・発行したり、営業担当者に代わって見積や納期回答を行ったりするため、顧客リストを常に管理・確認しやすい状態に整備しておかなければなりません。顧客リストが整備されていない状態だと、営業担当者からの依頼に迅速に対応できなかったり、顧客への連絡に時間がかかってしまい顧客満足度を低下させたりする原因になります。

    顧客の情報は常に変化するため、正確性を保つために定期的にリストを見直して最新の状態に更新することも大切です。

    インサイドセールス部門を設ける

    案件を受注するまでの流れは「リードの獲得」→「リードの育成」→「商談・成約」が一般的です。インサイドセールス部門が置かれていない企業においては、リードの獲得をマーケティング部門が担い、営業部門がリードの育成から成約までの工程を受け持つケースが多いでしょう。
    しかし、フォローしなければならないリードが多い企業では、営業部門の負担が大きくなり、営業事務の業務も増加しやすくなります。

    インサイドセールス部門を設けて「リードの育成」の工程を任せることで、営業事務を含めた営業部門全体の業務を効率化できます。

    営業マニュアルを用意する

    通常、顧客からの問い合わせや要望には営業担当者が対応しますが、外出や休暇などの理由で不在の場合は営業事務が代わりに用件を伺うことも少なくありません。しかし営業事務だけでは対応しきれない場面も多く、営業に折り返しの連絡を依頼するだけになってしまうことも多いでしょう。

    このような場面で営業マニュアルが用意されていれば、営業事務であっても対応できる用件が増えて、営業部門全体の営業品質向上と業務効率化が期待できます。

    アウトソーシングを活用する

    営業事務をアウトソーシングして、営業に集中するのも業務効率化のアイディアのひとつです。
    特に従業員が少なく営業に割り当てられるリソースが限られている場合には、貴重なリソースを営業事務に割り当てるよりも、営業として外回りができる従業員を確保したいと考えるでしょう。そこでアウトソーシングを利用すれば、高いスキルをもった営業事務が自社の従業員の代わりに素早く営業事務をこなしてくれるため、業務効率化とリソースの確保を同時に実現できます。
    営業事務のアウトソーシングは一連の業務をまとめて任せる以外にも、請求書の発行やDMの送付など、一部の業務だけを委託することも可能です。

    見込み客の確度によって対応方法を変える

    自社が抱えている全ての見込み客に同じ水準のアプローチを行っていると、優先度の高い顧客の対応が遅れて受注を逃したり、顧客満足度の低下を招いてしまったりするおそれがあります。
    確度の高さによって優先度を設定し、確度の高い顧客を優先的に対応するよう意識することで、効率的な事務処理を行えます。

    例えば営業担当者から3社分の納期回答を依頼されたときに、最も優先しなければならない顧客はどこなのかを事前に確認するなどの意識づけを行うだけでも、業務効率化につながるでしょう。

    1つの案件を追いかけすぎない

    1つの案件を追いかけすぎると、引き際を見誤っていつまでも同じ案件にかかりきりになってしまい、ほかの案件の受注機会を逃す可能性があります。営業部門全体で顧客情報を共有し、営業担当者と営業事務が一体となってアプローチの期限や優先度などを認識しておきましょう。

    なお、営業担当者が優先度を認識していても営業事務がその情報を認識していなければ、部門全体の営業効率が低下する可能性があります。必ず関係者全員で情報共有を行うようにしましょう。

    さらに事務作業の効率化を極めたいときに見直したいポイント

    前述のように営業事務の効率化にはさまざまな方法があります。組織として効率化の方法をひと通り達成したうえでさらなる効率化を目指す場合、個々のスキルを極める必要があるでしょう。次のようにひとつひとつの細かい作業ごとにポイントを見直すのがおすすめです。

    ショートカットキーを活用する

    日頃からよく使う操作に関しては、ショートカットキーを活用するとマウスでクリックするよりも効率的に業務を処理できます。頻発する操作については、あらかじめ操作方法を覚えておくと良いでしょう。

    例えば「Ctrl + C」で文章をコピーして、「Ctrl + V」で貼り付けるだけでも、「マウスで該当の部分をドラッグして右クリックし、文章をコピーするメニューを選んだ後、貼り付け先を選択して右クリックのメニューからコピーした文章を貼り付ける」という一連の捜査を大幅に短縮可能です。

    特に経験の浅い社員や新入社員がいる場合は、研修を実施したり参考資料を配布したりして、スキルの平準化を目指すのも良いかもしれません。

    頻出する単語はユーザー辞書に登録しておく

    業務のなかで頻出する単語はユーザー辞書に登録しておくと、スムーズに文書を作成できます。1回ごとの短縮時間は短いかもしれませんが、積み重なると大きな差となります。

    特に業界用語などは独特の表現が使われるため、パソコンの漢字変換では出てこない場合もよくあります。「この単語はすぐに変換されないな」と感じる言葉は積極的にユーザー辞書に登録しておくと便利です。

    メールテンプレートを作成する

    営業事務が送信するメールは、見積送付や請求書発行、納期回答など、ある程度形式的なものも数多くあります。そのため、あらかじめメールテンプレートを作成して宛先や数字の部分だけを変更できるようにしておくと、メール対応の時間を大幅に短縮できます。

    テンプレートを利用するときは、変更が必要な個所を記入し忘れていないかよく確認してからメールを送信することも重要です。

    Excel(エクセル)のマクロやVBAを使う

    エクセルには定型的な動作を記録しておき、自動的に動作させる「マクロ」や「VBA」などの機能が備わっています。ある程度専門的な知識は必要になりますが、マクロやVBAを作成しておくと、決まった動作を繰り返す場面で業務効率化に大きく貢献してくれます。

    営業事務を効率化するならシステムの導入が効果的!

    営業事務を効率化するためには、「手順が決まっている作業を自動化する」「入力にかかる時間をできるだけ短縮する」といった対策が効果的です。これらの対策を同時に実行するためには、システムの導入が効果的です。

    請求管理の手間を削減するなら、クラウド型販売管理システムの楽楽販売がおすすめです。ルーチンワークの自動化による作業スピードアップやヒューマンエラー削減のほか、リアルタイム性の高い情報共有による属人化の解消や伝達もれの削減にも貢献し、営業事務の業務を効率化します。

    まとめ

    営業事務の効率化は、営業部門全体の売上向上や企業の成長にも関わります。業務効率化の方法には、すぐに始められるものからシステムの導入のような事前準備が必要なものまでさまざまなものがあるため、自社に合った方法を組み合わせて取り入れると良いでしょう。

    すぐにできる取り組みは、簡単にできて費用がかからない点がメリットですが、効果も小さい傾向にあります。より高い効果を期待するなら、システムの導入をおすすめします。特に効率化したい部分はどこなのかを洗い出した上で、自社に合ったシステムを選定しましょう。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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