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営業事務のあるある5選!
解決方法まで詳しく紹介

営業事務のあるある5選!解決方法まで詳しく紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
営業事務として働く上で「素早い対応を求められる」「マルチタスクをこなすのが大変」「作業に二度手間が起こりやすい」などの悩みを抱える方は多いです。このような課題を解決するにはどうしたら良いのか、日々頭を抱える担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、営業事務の「あるある」5選と、具体的な解決方法について解説します。営業事務のあるある課題を解決したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

この記事の目次

    営業事務のあるある5つ

    営業事務は業務のスピード・正確性を求められるだけでなく、並行作業の多さや二度手間の起こりやすさなど、業務を効率的に進めていくうえで担当者はさまざまな課題を抱えていると思います。
    ここでは、営業事務の業務を進めていくなかでの「あるある」を5つご紹介します。

    スピード感のある業務を求められる

    営業事務の主な仕事は、書類を作成したり商品の見積もりを取ったりなど営業担当者のサポート役として立ち回ることです。「今すぐにデータが欲しい」などといわれることも多く、営業担当者のスピード感に合わせた業務を求められるのは、営業事務の「あるある」だといえるでしょう。

    とはいえ、速さだけではなく情報の正確さも欠かすことはできません。営業事務は営業担当者からの要望に素早く答えながら情報の正確さも確保しなければならないため、常に緊張感がある仕事です。

    並行作業が多すぎて処理漏れが発生しやすい

    営業事務は並行作業をこなさなければならない場面が多く、資料作成中に電話対応をしなければならなかったり、複数の担当者から同時に異なる依頼を受けたりと、マルチタスクな側面が強いといえます。
    このようにいくつもの並行作業が降りかかると、処理漏れが起こりやすくなってしまうというのも営業事務ならではの課題の1つといえるでしょう。

    作業に二度手間が発生しがち

    営業事務は営業部門内の複数の営業担当者から仕事を依頼されることも多いため、同じ業務を何度も繰り返して行わなければならないなど、作業に二度手間が発生しやすいです。
    例えば1時間前に製品の納期を調べたばかりなのに、ほかの営業担当者から別の製品の納期回答を依頼されてもう一度同じ手順を踏んで納期を調べることになるなどの状況がよく発生します。

    「一度に調べれば手間が省けたのに……」と感じられる場面に発生する機会が多いのは、営業事務の「あるある」のひとつです。

    ヒューマンエラーの影響が大きい

    営業事務は、見積書の作成や納期回答など重要な「数字」を扱う業務が多いです。そのため万が一ヒューマンエラーを起こしてしまうと、社内だけでなく取引先・クライアントにも大きな影響を与えてしまいます。
    例えば見積書の数字が誤っていればクライアントの稟議申請に影響が出てきますし、請求書の金額が間違っていれば入金の取り消しややり直しの手間をかけてしまうでしょう。

    このように1つのヒューマンエラーで、さまざまなところに迷惑をかけたり場合によっては損失が発生したりするため、常にプレッシャーとともに業務を遂行しなければならないというのも営業事務あるあると言えます。

    板挟みになりやすい

    営業事務はクライアントや営業部門、仕入先など、複数の組織との板挟みになり、調整役を求められる場面がよくあります。
    例えばクライアントは早急な納品を希望しているものの、物流部門はすぐに出荷が難しいという場面では、営業事務が窓口に立って納期を調整し、落としどころを探さなければならないこともあるでしょう。
    本来は営業担当者が調整を行う場面であっても、外出などで不在の場合は営業事務が代行するケースもめずらしくありません。営業事務の業務領域は企業ごとにさまざまなので、場合によっては高い折衝力を求められるケースもあるでしょう。

    営業事務のあるあるを解決する方法

    前述のような営業事務の「あるある」を解決するには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、具体的な3つの解決策を紹介します。

    タスクリストを作成する

    並行作業が多く処理漏れが発生しやすい問題を解決するためには、タスクリストの作成がおすすめです。
    タスクリストを作成することで、次にどの業務を処理しなければならないのかをひと目で把握できるようになります。未処理の業務を一覧で確認できれば、処理漏れが起こりにくくなるだけでなく、タスクに優先順位をつけて効率化をはかることもできるでしょう。

    確認作業を徹底する

    営業事務のヒューマンエラーによる悪影響の拡大を防止するためには、一つひとつの業務に対して確認作業を徹底することが大切です。例えば、納期回答をするときは本当にその日付が正しいかどうか再度確認する、請求書の金額が誤っていないか見直して確認するなど、当たり前かもしれませんが確認作業を丁寧に行うことを改めて意識すれば、ヒューマンエラーを未然に回避しやすくなります。
    加えて、ほかの営業事務とダブルチェック体制を構築するなど、書類に間違いがないか確認する体制を整えることも有効といえるでしょう。

    システムを導入する

    請求書の発行など、データを扱う業務の速度と正確性を高めるためには、システムの導入がおすすめです。システムを導入すれば素早く簡単にデータを出力できるだけでなく、登録されているデータを自動的に読み込むため、誤入力によるヒューマンエラーも削減できます。

    関連記事はこちら 請求業務を効率化するには?請求管理システム導入のメリットをご紹介

    関連記事はこちら 請求書業務を効率化!クラウドシステムのメリットと比較方法を解説

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    関連記事はこちら クラウド販売管理システム「楽楽販売」の特徴「楽楽販売」とは

    まとめ

    マルチタスクを求められる営業事務は、処理漏れや二度手間が発生しやすい仕事です。スピード感のある作業を求められたり、営業部門とクライアントの板挟みになったりすることも少なくありません。

    営業事務の「あるある」を解決するためには、タスクリストの活用や確認作業の徹底だけでなく、システムの導入も効果的です。販売管理システムを導入してエクセルによる処理からシステムによる処理に切り替えることで、作業効率の向上やヒューマンエラーの削減が期待できます。

    ぜひ自社の課題に合った解決策で、営業事務を効率化してみてください。

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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