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バックオフィス業務の抱える課題とそれを解消する方法3選

バックオフィス業務の抱える課題とそれを解消する方法3選

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

バックオフィス業務は「マニュアルが整備されていない」「繁忙期と閑散期の差が激しい」「作業環境がアナログ」などの課題を抱えている企業が多くあります。バックオフィス業務の効率化は、企業の業績を最大化させるために重要な役割を担っており、得られる恩恵もとても大きいです。本記事では、バックオフィス業務を効率化する3つの方法をご紹介します。

目次

    バックオフィス業務は「マニュアルが整備されていない」「繁忙期と閑散期の差が激しい」「作業環境がアナログ」などの課題を抱えている企業が多くあります。バックオフィス業務の効率化は、企業の業績を最大化させるために重要な役割を担っており、得られる恩恵もとても大きいです。本記事では、バックオフィス業務を効率化する3つの方法をご紹介します。

    バックオフィス業務とは

    バックオフィス業務とは「顧客と直接的に関わりを持たず、社内で完結する業務」のことをいいます。直接的に利益を生まない業務と言われるものの、企業において決して軽視できない重要な機能を担っています。

    バックオフィスと呼ばれる職種と業務内容

    バックオフィスに該当する代表的な職種には以下のようなものがあります。

    • 経理(業務内容:支払い・請求などの出納業務・記帳・集計など)
    • 財務(業務内容:予算管理・資産運用など)
    • 人事(業務内容:採用・退職・部署異動・転勤の手続きなど)
    • 総務(業務内容:備品管理・社内規定の整備など)
    • 一般事務(業務内容:データ入力・ファイリング・来客対応・電話対応など)

    フロントオフィスとの違い

    フロントオフィスは、「顧客と直接接触する業務」の総称として使われるビジネス用語です。バックオフィスとは違い、オフィスの前線(フロント)に立って顧客と関わります。

    たとえば営業活動やお問い合わせ対応、クレーム対応などが該当するでしょう。

    バックオフィスが重要視される理由

    バックオフィスは、企業にとって重要な役割を果たしています。なぜなら、バックオフィスは「利益を生み出す業務をサポートする役割」を担っているためです。

    企業活動は「生産機能」「販売機能」「事務・会計機能」の3つに分かれており、そのなかでもバックオフィスは「事務・会計機能」の大部分を占めています。

    お金の管理が雑だと資産は増えませんし、事務手続きが雑だと将来トラブルが発生する可能性があるため、非常に重要なポジションです。「生産機能」「販売機能」が攻めだとすると「事務・会計機能」は守りの役割といえるでしょう。

    バックオフィス業務の抱える課題

    バックオフィス業務の抱える課題には、以下のようなものがあります。

    マニュアルが整備されていない

    バックオフィス業務では、専門的な業務が多くあります。そのため、一部の担当者に業務が集中する状況がよく発生します。

    このような問題はマニュアルを整備すればある程度改善できますが、業務に追われてなかなか整備できていないというケースも多いようです。その結果、属人化した業務がマニュアル整備されずに放置されると、いった状況に陥りやすくなっているようです。

    繁忙期と閑散期の差が激しい

    繁忙期と閑散期の差が激しいことも、バックオフィス業務の難しいところです。閑散期には人材が足りていても、繁忙期には人材が足りない、という企業も少なくないでしょう。
    日頃から人材を多く雇って余らせてしまうと人件費の無駄になりますし、最小限の人材しかいないと、いざという時に業務が回らない状況になってしまいます。

    このように業務量と人材とのバランスが取りづらく、適切な人員配置が難しいというものバックオフィス業務でよくある課題の1つです。

    作業環境がアナログ

    バックオフィス業務はなかなかデジタル化が進まず、いまだにアナログな手法が多く用いられている傾向があります。例えば、「紙のマニュアルが使用されている」「稟議承認に印鑑が必要」「勤怠管理がタイムカード」などが挙げられます。

    テレワークが推奨されている現代では、在宅勤務の社員も増えているため、バックオフィスのデジタル化は必須事項といえるでしょう。またバックオフィスを効率化しないと、会社の売上に直結するような優先順位の高い「コア業務」に時間や人材を使えません。バックオフィス業務のデジタル化が進まず、アナログな環境下で業務を続けることは企業にとって大きな痛手となり得るため、このような環境はしっかり課題として認識しておく必要があります。

    見直すべき3つのポイント

    このような課題を解決するために、見直すべき3つのポイントは以下の通りです。

    紙の無駄遣い

    全てのバックオフィス業務に紙を使うと、膨大な経費がかかってしまいます。それに加え、ITが発達している現代において、紙だけの非効率な書類管理で時間を浪費するのは非常にもったいないことです。

    データ化できる書類は早めにデータ化し、紙を管理するための経費や時間を削減することが、賢い経営につながるといえるでしょう。

    加えて、書類をデータ化していると、検索機能によって必要な時に必要な情報をすぐ取り出すことが可能です。紙の無駄遣いを避けることで、業務効率化に繋がり、社員や企業の生産性も向上させることができるでしょう。

    属人化した定型業務

    属人化した定型業務があると、担当者が病気で休んだ場合などにフォローできる人がおらず、業務がストップしてしまいます。一人の職員が稼働できないことで仕事が回らなくなる状態は、企業として健全な状態とは言えません。

    バックオフィスの課題である「属人化」と対局にあるのが「標準化」です。標準化とは、業務を誰でも行えるように労働環境を整備する取り組みのことを指します。企業は、この「標準化」に力を入れることが求められます。

    優先度の低い業務

    定例化されている業務の中に、優先度の低いものがないか定期的に見直すことも重要です。優先度の低い業務は必ずしも自社で行う必要はありません。重要な業務を自社で行い、優先度の低い業務はカットしたりアウトソーシングしたりするという選択肢もあります。

    そのためにも、まずは業務の優先順位を可視化することから始めると良いでしょう。

    優先順位は、「緊急度」と「重要度」をもとに算出します。まずは自社の業務内容を次の4つに分類してみましょう。

    • 緊急度高め・重要度高め
    • 緊急度高め・重要度低め
    • 緊急度低め・重要度高め
    • 緊急度低め・重要度低め

    この中で、「緊急度低め・重要度低め」に該当する業務があれば、作業自体のカットやアウトソーシングを検討してみるのがおすすめです。

    バックオフィス業務を効率化する3つの方法

    バックオフィス業務を効率化する方法は企業の課題や規模などに応じてさまざまですが、ここでは効率化を図る際に、まず着手を検討したい3つの方法をご紹介します。

    マニュアルの整備

    マニュアルの整備は、コミュニケーションコストを下げるために有効な手段です。マニュアルがないと教育面でも実務面でも人によって解釈が異なり、ミスが生まれやすい状況が発生してしまいます。

    一方、マニュアルを整備し「全員の共通認識」を作り上げれば、意図のすれ違いがなくミスの予防が可能です。結果として余計な手戻りが発生せず、作業時間の短縮はもちろん、個々のスキル向上にもつなげることができるでしょう。

    ITの活用

    ITを活用すると、バックオフィスを大幅に効率化することができます。具体的には会計システムや各種管理システムなどのITシステムの導入がこれにあたります。

    バックオフィス業務には多くの「ルーチンワーク」が存在します。毎月の請求、発注、支払い業務、毎日メールで送られてくるデータの転記作業など、内容はさまざまですが、このようなルーチンワークはITシステムによって自動化することが可能です。人手を割く必要のない単純作業をシステムに任せてしまうことで、貴重な人材を適切な業務にあてられるだけでなく、その精度も向上させることができるため、大幅な業務効率改善につながるでしょう。

    楽楽販売は、紙書類やExcel、メールで管理しているあらゆるバックオフィス業務をまとめて効率化することができるクラウド型のシステムです。カスタマイズも簡単にできるので、企業によって業務フローが異なるバックオフィス業務の効率化にもピッタリです。

    >>あらゆるバックオフィス業務効率化が実現!「楽楽販売」とは?

    アウトソーシングの導入

    前述の通り、緊急度が低く、重要度も低い業務はアウトソーシングするのもおすすめです。

    アウトソーシングでは「バックオフィス業務に多くの人件費がかかっている」「業務が属人化して業務の停滞が発生している」などの課題も解決できます。

    アウトソーシング会社はバックオフィス業務に関する豊富なノウハウを持っている、いわば「バックオフィス業務のプロ」です。自社でバックオフィス業務を行うよりも、プロに業務を任せたほうがコスト削減や業務の効率化が期待できるケースもあるでしょう。自社の人材が優先順位の高い業務に集中できるため、業績向上にも貢献できると考えられます。

    バックオフィス業務を効率化する5つのメリット

    バックオフィス業務のよくある課題や見直しポイント、改善の手法などを解説してきましたが「具体的なメリットが可視化できないとなかなか改善に踏み切れない」という方も多いと思います。

    ここではバックオフィス業務を効率化することで生まれるメリットの中でも代表的なものを5つご紹介します。

    余計なコストの削減

    やはり1番のメリットは、効率化することで無駄にかかってしまっていたコストを削減できる点です。

    コストとは「人件費」「経費」「人材」など多岐にわたりますが、バックオフィス業務の効率化によって削減できたコストは、企業が収益を得るうえで特に重要なコア業務にあてることができます。その結果効率的な経営が実現可能になり、企業としての競争力も上げることができるでしょう。

    加えて余計なコストをカットして資金に余力が生まれれば新規事業の開発にも着手できますし、時代の変化にもついていけるようになるでしょう。

    ヒューマンエラーの防止

    IT技術を導入して効率化を行った場合のメリットとして、人的ミスや不正の減少が挙げられます。それにより社員の負担が減るだけではなく、トラブル対応やクレーム対応の削減も期待できるでしょう。

    現代では、VBAやRPAなどにより定型業務を自動化できるシステムも増えてきました。プログラムによる業務自動化のメリットは、「一定のスピードでミスなく稼働できること」です。正確性や速さが求められる業務はシステム化をすることで効率化を図るのもおすすめです。

    業務の標準化の実現

    属人化した業務から脱却し、標準化ができるというのも業務効率化の大きなメリットです。特定の一人ではなく、複数人が業務内容を把握できるようになることで、偏っていた負担を分散でき、業務が停滞する状況も防げるでしょう。また担当者一人では気付けなかった課題を発見しやすくなり、業務改善にも繋がります。

    加えて、標準化された業務をマニュアル化しておけば、ノウハウが社内に「資産」として蓄積されるようになります。新入社員・中途社員・異動してきた社員への教育や退職者が出た場合の引継ぎもスムーズに行えるため、トラブルの防止にもつながるでしょう。

    残業時間の削減

    バックオフィス業務を効率化することにより、残業時間の削減も期待できます。

    働き方改革によって、残業時間の上限は月45時間以内、年360時間以内、月45時間の上限を超えても良いとされるのは年に6ヶ月までとなりました。そのため、残業時間の削減は企業にとって重要な課題といえます。

    社員にとっても負担軽減になるのはもちろん、残業代を削減できれば新規事業への投資や社内の設備投資、従業員の福利厚生にもあてることができます。結果として従業員満足度が高まり、業績改善にも繋がるでしょう。

    BCP対策に繋がる

    バックオフィスを効率化することで、結果的にBCP対策にも繋がります。

    BCPとは、事業継続計画(Business Continuity Plan)の頭文字を取ったものです。具体的には、「企業において災害やシステム障害といった緊急事態が発生した場合でも、重要な業務が継続できる体制を整えておくこと」をいいます。

    具体的には、以下のような効率化がBCP対策に有効とされています。

    • 紙書類のデータ化
    • 電子押印の活用
    • 業務のクラウド化
    • 勤怠管理のIT化
    • 定型業務の外部委託

    ITを活用してバックオフィスを効率化すれば、どこにいても業務可能な状態になります。一つの拠点でアクシデントがあった場合にも、柔軟に対応できる企業体制が構築可能です。
    このように、バックオフィス業務の効率化はBCP対策も観点からもメリットが大きいと考えられます。

    まとめ

    バックオフィス業務の抱える課題には、「マニュアルが整備されていない」「繁忙期と閑散期の差が激しい」「作業環境がアナログ」などがありました。今回ご紹介したように、「マニュアルの整備」「ITの活用」「アウトソーシングの導入」などを検討しつつ、バックオフィス業務の効率化に努めてみましょう。

    バックオフィス業務改善のスタートは、現状把握からです。まずは業務の優先順位を可視化し、自社に合った解決方法を探してみるのがおすすめです。バックオフィス業務には課題が多く、大変な面もありますが、一つひとつ確実に改善することで業績向上も期待できます。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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